Дослідження комп'ютерних технологій на прикладі обліку основних коштів

 

Облік основних коштів залишається одним з найбільш складних і трудомістких ділянок бухгалтерського обліку й при комплексній автоматизації роботи бухгалтерії. Далеко не в усі популярні пакети програми для автоматизації проведення входить відповідна підсистема. І навіть якщо програм обліку основних коштів у пакеті є, потенційному користувачеві має бути переконатися, що з її допомогою можна буде реалізувати всі специфічні процедури його підприємства.

Варто звернути увагу на особливості проведення «операції модернізації». Справа в тому, що можливі різні алгоритми її обліку, скажемо, балансова вартість міняється в тому ж місяці, коли здійснювалася модернізація, а зношування тільки в наступному; обоє показника змінюються в поточному або тільки наступному періоді. Непогано, якщо програм дозволяє реалізувати всі зазначені варіанти.

Важливо відзначити, що ведення обліку основних коштів вручну стає менш привабливим, оскільки сполучене зі значною трудомісткістю. Частина, через недолік часу, бухгалтер робить проведення, що відображають без належного оформлення первинними документами. Подібних порушень можна уникнути, якщо вести облік у комп'ютерній програмі «1С:Бухгалтерія».

Етапами ведення обліку в даній програмі є:

- виявлення й зміна облікової інформації;

- реєстрація господарських операцій;

- нагромадження облікової інформації;

- узагальнення інформації й формування регламентованих звітів (баланс, звіт про фінансові результати й ін.)

У плані рахунків для обліку витрат, що збільшують первинну вартість основних коштів (модернізація, капітальний ремонт), передбачений балансовий рахунок №15 «капітальні інвестиції». По дебету рахунку збираються витрати, із кредиту рахунку описуються первісна вартість об'єкта при передачі його в експлуатацію, а також сума витрат, що покриваються за рахунок джерел інвестицій. Для порівняння витрат по конкретних видах капітальних вкладень в основні кошти на рахунку 15 відкриваються субрахунку другого порядку. Аналітичний облік ведеться в розрізі об'єктів і видів робіт.

На кожний об'єкт або групу об'єктів основних коштів у бухгалтерії ведеться інвентарна картка за формою ОС-6. Для того, щоб одержати інвентарну картку в «1С:Бухгалтерії», потрібно в довіднику «Основні кошти» знайти, що цікавить об'єкт і нажати на кнопку «інвентарна картка». Тут повинна бути інформація з документів на заповнення об'єкта, його переміщення, дообладнування, модернізації, а також документів по капітальному ремонту (ОС-2).

Витрати, здійснення яких було проведено для підтримки об'єктів основних коштів у робочому стані (ремонт), ураховуються по дебету рахунку 91, 92, 93. В «журналі операцій» вони корреспондируются з рахунками 20 «Виробничі запаси», «Розрахунки по заробітній платі» і ін. Програма «1С:Бухгалтерія» дозволяє автоматично створювати оборотно-сальдові відомості по цих рахунках.

Використання системи «1С:Бухгалтерія» дозволяє в повному обсязі автоматизувати всі операції, пов'язані з обліком основних коштів, включаючи формування проведень і складання первинних документів.

Прийняття необоротних активів до бухгалтерського обліку означає введення їх в експлуатацію й оформляється в типовій конфігурації за допомогою документа "Уведення в експлуатацію". Заповнення діалогової форми документа "Уведення в експлуатацію" слід почати з вибору опції "Уведення в експлуатацію необоротних активів", виду необоротних активів у реквізиті "Вид необоротних активів" і того місце зберігання (матеріально-відповідальної особи), за яким вони будуть значитися.

У табличній частині документа вказується наступна інформація: аналітика рахунку капітальних інвестицій, по якій була врахована первісна вартість об'єкта, що вводиться в експлуатацію; найменування об'єкта, переданого в експлуатацію, елемент довідника "Необоротні активи"; кількість об'єктів, що вводяться в експлуатацію; одиниця виміру; ціна без ПДВ обраного активу; підсумкова сума без ПДВ по рядкові. Друковану форму акту введення в експлуатацію активів можна одержати за допомогою кнопки "Печатка". Кнопка "ОК" служить для збереження й проведення документа.

При проведенні документа буде сформований необхідний набір проведень по прийняттю об'єктів на баланс організації, а також збільшенню балансової (первічної) вартості відповідних груп виробничих основних фондів (нематеріальних активів) по податковому облікові.

У процесі своєї господарської діяльності кожне підприємство може проводити ремонт, модернізацію, інші види робіт з основними коштами з метою підтримки їх эксплутаційних якостей, підвищення ефективності використання, а також продовження терміну служби.

Бухгалтерський облік ремонту й модернізації основних коштів повинен виявити обсяг і собівартість виконуваних ремонтних робіт, правильно відбити зміна балансової вартості об'єктів основних фондів. Для цієї мети в типовій конфігурації передбачений документ "Модернізація необоротних активів". Заповнення електронної форми документа слід почати з вибору в реквізиті "Необоротний актив" об'єкта, ремонт (модернізація) якого була зроблена й тієї матеріально-відповідальної особи, за яким закріплений зазначений об'єкт. Далі необхідно вказати спосіб проведення (власними чинностями підприємства або підрядним способом) робіт над обраним об'єктом. При оформленні справжнім документом ремонту або модернізації необоротного активу, що належить виробничим фондам підприємства по податковому облікові, стають доступними група реквізитів "Зміна бал. вартості (податковий облік)". Після включення прапорця "Указати вручну" можливий перегляд і редагування межі тієї суми, у рамках якого підприємство має право віднести свої витрати на ремонт (модернізацію) до валових видатків і який у даний момент становить 5% сукупної балансової вартості груп основних виробничих фондів. При проведенні документа витрати, що перевищують зазначений межу, будуть віднесені на збільшення балансової вартості відповідної групи основних фондів по податковому облікові. Стаття валових видатків у проведенні по віднесенню суми витрат, що не перевищує встановлений законодавством рівень віднесення витрат до складу валових видатків підприємства, вказується в реквізиті "Валові видатки".

Якщо ремонт (модернізація) основних коштів здійснюється через організацію-підрядника, у діалоговій формі документа з'являється закладка "Додатково". Включений прапорець "ПДВ на витрати" є ознакою того, що підприємство не має право включити суму ПДВ, сплачену організації-підрядникові за проведені роботи (зроблені послуги) до складу податкового кредиту. Якщо прапорець відключений, при проведенні документа буде використаний стандартний механізм визначення сум і формування проведень " по першій події". Заповнення табличної частини документа слід почати з вибору в графові "Рахунок" бухгалтерського рахунку, що листується по кредиту з рахунком, на який будуть списані витрати на ремонт (модернізацію) основного кошту. Для відбиття щомісячного нарахування амортизації по всіх матеріальних і нематеріальних активах у бухгалтерському обліку й щоквартального - у податковому обліку в типовій конфігурації передбачений документ "Нарахування зношування". Варіант виконання документа - нарахування амортизації по податковому облікові або по бухгалтерському задається за допомогою вибору відповідної опції його діалоговій формі. Нарахування амортизації по бухгалтерському облікові проводиться одночасно по всіх матеріальних і нематеріальних необоротних активах по методу, зазначеному для кожного об'єкта в реквізиті "Метод розрахунків зношування" у довіднику "Необоротні активи".

При обраному методі прямолінійного списання для розрахунків сум зношування використовуються такі параметри як ліквідаційна вартість, тобто сума, яку підприємство очікує одержати за актив після завершення строку його корисного використання, і властиво очікуваний строк корисного використання активу. Якщо для об'єкта обраний метод "зменшення залишку", то для розрахунків сум амортизації використовується так звана ежемесячна норма амортизації. Сума амортотчислений визначається при такому методі як добуток балансової (залишкової) вартості об'єкта і його норми амортизації. Нарешті, при обраному методі "сума одиниць" для розрахунків суми зношування використовуються такі параметри як ліквідаційна вартість об'єкта, розрахунковий обсяг виробництва, а також обсяг виробництва поточного місяця. Усі параметри, необхідні для застосування того або іншого методу нарахування зношування повинні бути задані для кожного об'єкта у формі елемента довідника "Нематеріальні активи". Там же повинен бути визначений рахунок і аналітика витрат, на який буде віднесена сума нарахованого зношування в кореспонденції з відповідним субрахунком рахунку 13 "Зношування необоротних активів".

Таким чином, програма 1С: відрізняється від інших програм зручністю в роботі, швидкістю проведення операцій, використанням наочних можливостей WindowsтІнтерфейсу (меню, вікна і т.д.) і легкістю освоєння. Є можливості ведення обліку для однієї організації на декількох комп'ютерах і на одному комп'ютері для декількох організацій. Програма дозволяє використовувати численні оформлювальні можливості Windows для створення гарних і наочних вихідних документів

 

ВИСНОВКИ

 

 

Одним з основних вимог, пропонованих до бухгалтерського обліку, є вірогідність його показників. Однак у процесі зберігання й відпустки товарно-матеріальних цінностей між фактичною наявністю й даними бухгалтерського обліку можуть виникнути розбіжності, що не піддаються обліку (внаслідок природних втрат при зберіганні, пересортиці, несправності весоизмерительных приладів, зловживань матеріально відповідальних осіб і ін.). Усунення цих розбіжностей забезпечується за допомогою інвентаризації.

Під інвентаризацією розуміють спосіб виявлення (з наступним обліком) господарських коштів і їх джерел, не оформлених поточної документацією, для забезпечення вірогідності показників обліку й контролю над схоронністю цінностей.

Здійснюється інвентаризація шляхом перевірки в натурі наявності господарських засобів (шляхом зважування, перерахування, обмірювання й т.п.) і зіставлення отриманих результатів з даними бухгалтерського обліку. Це дозволяє встановити розбіжність між даними обліку й фактичною наявністю засобів, тобто їхні надлишки або недостачу (якщо вони мали місце), яке оформляють відповідними документами й ухвалюють на облік.

Залежно від повноти охоплення перевіркою майна підприємства інвентаризацію розрізняють повну й часткову. Повна інвентаризація передбачає суцільну перевірку всього майна підприємства й стан розрахункових відносин. Часткова інвентаризація охоплює окремі види засобів (кошти в касі, матеріальні цінності на складі й т.п.).

По характеру інвентаризації підрозділяються на планові й позапланові. Планова інвентаризація проводиться по попередньо складеному плану згідно з розробленим графіком її проведення (наприклад, перед складанням річного звіту). Позапланові інвентаризації проводяться за розпорядженням керівника підприємства, на вимогу ревізійного органа, у випадках стихійного лиха, пожежі й т.п.

Порядок і строки проведення інвентаризації на підприємствах і в організаціях усіх форм власності регламентуються Інструкцією з інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, коштів і розрахунків. 4  Інвентаризація матеріальних цінностей проводиться по місцях їх зберігання. Дані кожного виду цінностей заносяться в інвентаризаційні описи, які складаються у двох екземплярах. Після закінчення інвентаризації описи підписуються членами комісії. Один екземпляр опису передається в бухгалтерію, де фактично залишки матеріальних цінностей, зафіксовані в описах, порівнюють у даними бухгалтерського обліку. Матеріальні цінності, по яких установлені розбіжності (надлишки, недостачі), записуються в зіставний опис, а матеріально відповідальні особи повинні дати комісії письмові пояснення про причини їх виникнення.

При інвентаризації коштів у касі підприємства в увагу береться тільки їх фактична наявність. Ніякі документи або розписки в залишок готівки в касі не включаються. Виявлені кошти, не виправдані прибутковими касовими ордерами, уважаються надлишком і підлягають зарахуванню в дохід підприємства. Недостача коштів, виявлена при інвентаризації, підлягає відшкодуванню касиром.

Інвентаризація розрахункових відносин з іншими підприємствами й організаціями здійснюється за даними документів. Підприємства обмінюються контокоррентными виписками, тобто виписками з особових рахунків дебіторів і кредиторів. При цьому виписки посилають підприємствами-кредиторами підприємствам-дебіторам, які повинні в 10нденний строк підтвердити заборгованість або повідомити свої заперечення. У бухгалтерському балансі суми заборгованості повинні відображатися тільки в погоджених сумах.

В окремих випадках, коли до кінця звітного періоду розбіжності не врегульовані, розрахунки з дебіторами й кредиторами відображаються кожною стороною у своєму балансі в сумах, які значаться в записах поточного обліку й уважаються нею правильними.

Свої висновки й пропозиції відносно врегулювання інвентаризаційних разниц комісія оформляє протоколом і подає на затвердження керівникові. Керівник повинен прийняти розв'язок про оприбуткування надлишків і списанні недостачі й затвердити протокол в 5-денний строк. Результати інвентаризації відображаються в бухгалтерському обліку в 10-денний строк, після чого його показники приводяться в повну відповідність із фактичною наявністю господарських коштів.

ПЕРЕЛІК ЛІТЕРАТУРИ

 

1. Про бухгалтерський облік і фінансової звітності в Україні: Закон України від 16.07.99 г. № 996-XIV // Усе про бухгалтерський облік.– 2000 р. - №7. – Ст.22.

2. Інструкція про організацію роботи з готівкового обігу установами банку України: Постанова Правління НБУ від 19.02.2001г №69 зі змінами від 01.08.2001г №312

3. Інструкція про застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов'язань і господарських операцій: Наказ МФ України від 30.11.99 № 291 // Усе про бухгалтерський облік. – 2005 р. - №12. – Ст.31.

4. Інструкція з інвентаризації основних коштів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, коштів і розрахунків: Наказ МФ України від 11.08.94 № 69 // Усе про бухгалтерський облік. – 2006 р. - №2. – Ст.3.

5. План рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов'язань і господарських операцій підприємств і організацій: Наказ МФ України від 30.11.99 г. № 291 // Усе про бухгалтерський облік. – 2005 р. - №12. – Ст.43

6. Положення про бухгалтерський облік операцій в іноземній валюті: Наказ МФ України від 14.02.96 г. № 29, зі змінами й доповненнями // Усе про бухгалтерський облік. – 2005 р. - №2. – Ст.14.

7. Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 1 «Загальні вимоги до фінансової звітності»: Наказ МФ України від 31.03.99 г. № 87 // Усе про бухгалтерський облік. – 2006 р. - №3. – Ст.23

8. Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 2 «Баланс»: Наказ МФ України від 31.03.99 г. № 87 // Усе про бухгалтерський облік. – 2006 р.- №3. – Ст. 25

9. Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 3 «Звіт про фінансові результати»: Наказ МФ Міністерства фінансів України від 31.03.99 г. № 87, зі змінами // Усе про бухгалтерський облік. – 2006 р. - №3. – Ст.27.

10. Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 4 «Звіт про рух грошових коштів»: Наказ МФ України від 31.03.99 г. № 87, зі змінами // Усе про бухгалтерський облік. – 2006 р. - №3. – Ст.29.

11. Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 5 «Звіт про власний капітал»: Наказ МФ України від 31.03.99 г. № 87 // Усе про бухгалтерський облік. – 2006 р. - №2. – Ст.32.

12. Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 10 «Дебіторська заборгованість»: Наказ МФ України від 08.10.99 г. № 237, зі змінами // Усе про бухгалтерський облік. – 2006 р. - №3. – Ст.27.

13. Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 21 «Вплив зміни валютних курсів»: Наказ МФ України від 10.08.2000 г. № 193 // Усе про бухгалтерський облік. – 2006 р. - №12. – Ст.23.

14. Баришників Н.П. Організація й методика проведення інвентаризації - М.: Видавничий будинок «Філін», 2005. – 320 с.

15. Буфатина І. Загальні вимоги до фінансової звітності: характеристика й принципи підготовки // ВБУ - 2008 р. - № 8 – С.52-57.

16. Бухгалтерський облік в Україні: учеб. Допомога для студентів вузів. – 5-е изд., доп. і перераб. по ред. Завгороднего В.П.– К.: А.С.К.,2003. – 848с.

17. Бухгалтерський облік: Чебанова Н.В., Котенко Л.В.- К.: Студцентр, 2007.-163с.

18. Велш Глен А. Основи фінансового обліку - К.: Основи, 2001. – 210 с.

19. Велш Глен А. Основи фінансового обліку - К.: Основи, 2007. – 210 с.

20. Грабова Н.Н., Добровский В.Н. Бухгалтерський облік у виробничих і торговельних підприємствах, 2002: Учеб. допомога для студентів вузів / Під. ред. Н.В.Кружельного – К.: А.С.К., 2002

21. Губачева О. Комп'ютерний аналіз основних коштів і нематеріальних активів // Бухгалтерський облік і аудит. – 2007 р. - № 9,10 – С.12-17.

22. Завгородний В.П. Автоматизація бухгалтерського обліку, контролю, аналізу й аудита - К.: А.С.К. 2001.-754с.

23. Завгородний В.П. Бухгалтерський облік, контроль і аудит у системі керування підприємством. - К.:                               ВАКЛЕР, 2003 р.

24. Зубилевич С. Положення (стандарти) бухгалтерського обліку: наскільки далеко від положень і близько до стандартів? // Бухгалтерський облік і аудит. - 2008 р.- № 7-8 – С.11-15.

25. Зубилевич С. Вимоги до контролю в умовах реформування обліку й звітності в Україні // Бухгалтерський облік і аудит. - 2008 р. - № 10. – С.21-27.

26. Зубилевич С. Облік і інвентаризація дебіторської заборгованості // Бухгалтерський облік і аудит. - 2008 р. - №11,12 - С. 17-25.

27. Ткаченко Н. Бухгалтерський облік на підприємствах України з різними формами власності– К.: А.С.К., 2002

 

 

ДОДАТКИ

[1] Соколов Я.В. Основы теории бухгалтерского учета. – М.: Финансы и статистика, 2005