Сутність, цілі, порядок і строки проведення інвентаризації

ВСТУП

 

Для методу бухгалтерського обліку характерним є використання цілого ряду приймань і способів, кожний з яких дає можливість одержати інформацію про окремі сторони досліджуваного предмета, а в сукупності забезпечують його суцільне й безперервне відбиття. Метод бухгалтерського обліку містить у собі окремі елементи, з яких головними є: документація, інвентаризація, рахунки, подвійний запис, баланс, звітність, оцінка й калькуляція. Усі перераховані елементи являють собою єдину систему. Бухгалтерський облік може виконати призначені йому функції в системі керування проведенням тільки в тому випадку, якщо буде застосовувати всі ці елементи, по-перше, у сукупності, а по-друге, у послідовності.

У даній роботі розглядається один з найважливіших методів бухгалтерського обліку – інвентаризація. Поняття інвентаризація походить від латинського слова «inventarium», що означає «знаходити».

Роль інвентаризації мінялася в часі. В епоху Прадавнього Рима інвентаризація застосовувалася при оцінці наслідуваного майна (за ціною можливого продажу) для закріплення його за новим власником (спадкоємцем) і визначення розміру податків (на спадщину, а згодом — на майно). Майже (а може бути, і більш ніж) п'ятсотлітня практика статичного бухгалтерського обліку виділяла на перший план фізичну інвентаризацію майна й боргових зобов'язань як основний етап виявлення майнового положення власників, тобто побудови балансу фіктивної або реальної ліквідації.

Сьогодні інвентаризація на підприємствах проводиться з метою зіставлення даних фактичної наявності цінностей з даними бухгалтерського обліку. Об'єктами проведення інвентаризації визначені все майно економічного суб'єкта незалежно від його місцезнаходження (основні кошти, нематеріальні активи, фінансові вкладення, виробничі запаси, кошти) і всі види фінансових зобов'язань (дебіторська й кредиторська заборгованість, кредити банків, позики й резерви).  Тому я рахую тему даної роботи актуальною.

Метою даної курсової роботи є вивчення методики інвентаризації матеріальних цінностей підприємства як засіб контролю над його збереженням, ефективністю використання.

Для досягнення основної мети в роботі треба вирішити наступні завдання:

- розглянути значення інвентаризаційної роботи в умовах ринку й ринкових відносин;

- охарактеризувати види, строки й загальний порядок проведення інвентаризацій;

- розглянути порядок проведення інвентаризації матеріалів і тари й облік її результатів;

- розглянути інвентаризацію основних коштів і нематеріальних активів і її облік;

- розглянути інвентаризацію валютних коштів підприємств, облік її результатів;

- розглянути інвентаризацію дебіторської заборгованості, видатків майбутніх періодів і резервів майбутніх платежів.

При написанні даної роботи були використані матеріали українських і закордонних авторів, періодичні видання, законодавчі й нормативні документи, а також документація підприємства ВАТ «Стальмонтаж». 

Предмет дослідження – інвентаризація матеріальних цінностей. Об'єкт дослідження – підприємство ВАТ «Стальмонтаж».

 

ЕКОНОМІЧНА ХАРАКТЕРИСТИКА ІНВЕНТАРИЗАЦІЇ МАТЕРІАЛЬНИХ ЦІННОСТЕЙ

 

Сутність, цілі, порядок і строки проведення інвентаризації

 

 

Одним з основних вимог, що пред'являються  до бухгалтерського обліку, є вірогідність його показників. Однак у процесі зберігання й відпустки товарно-матеріальних цінностей між фактичною наявністю й даними бухгалтерського обліку можуть виникнути розбіжності, що не піддаються обліку (внаслідок природних втрат при зберіганні, пересортици, несправності весоизмерительных приладів, зловживань матеріально відповідальних осіб і ін.). Усунення цих розбіжностей забезпечується за допомогою інвентаризації.

Під інвентаризацією розуміють спосіб виявлення (з наступним обліком) господарських коштів і їх джерел, не оформлених поточної документацією, для забезпечення вірогідності показників обліку й контролю над збереженням цінностей.

Тобто інвентаризація – це перевірка майна й зобов'язань організації шляхом підрахунку, обмірювання й зважування. Інвентаризація є засобом  уточнення показників обліку і наступного контролю над збереженням майна організації. Інвентаризація дозволяє перевірити, чи всі господарські операції оформлені, підтверджені документально й відбиті в системному бухгалтерському обліку, а також внести необхідні уточнення й виправлення. Можна сказати, що інвентаризація являє собою контрольну функцію обліку, яка дозволяє виявити випадки необґрунтованого зменшення капіталу господарюючого суб'єкта, вкладеного в різні види майна.

Інвентаризація є основним засобом внутрішнього контролю над майном підприємства.

Порядок і строки проведення інвентаризації на підприємствах і в організаціях усіх форм власності регламентуються Інструкцією з інвентаризації основних коштів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, коштів і розрахунків. 4

Інвентаризацію проводить інвентаризаційна комісія, очолювана керівником підприємства або його заступником з обов'язковою участю головного бухгалтера в присутності матеріально відповідальних осіб. Матеріально відповідальні особи до початку інвентаризації дають розписку в тому, що всі прибуткові й видаткові документи ними здані в бухгалтерію й що ніяких неоприбуткованих або не списаних у видаток цінностей у них не є. Після цього ніякі документи комісією в увагу не ухвалюються.

Кількість інвентаризацій у звітному році, дата їх проведення, перелік майна й фінансових зобов'язань, що перевіряються при кожній з них, установлюються керівником організації, крім випадків, коли проведення інвентаризації обов'язково.

Обов'язкові інвентаризації проводяться:

- при передачі майна організації в оренду, викупі, продажі, а також у

випадках, передбачених законодавством при перетворенні державного або муніципального унітарного підприємства;

- перед складанням річної бухгалтерської звітності, крім майна, інвентаризація якого проводилася не раніше 1 жовтня звітного року. Інвентаризація основних коштів може проводитися раз в 3 року, а бібліотечних фондів — раз в 5 років. У районах, розташованих на Крайній Півночі й прирівняних до них місцевостях, інвентаризація товарів, сировини й матеріалів може проводитися в період їх найменших залишків;

- при зміні матеріально відповідальних осіб (на день приймання-передачі справ);

- при встановленні фактів розкрадань або зловживань, а також псування цінностей;

- у випадку стихійних лих, пожежі, аварій або інших надзвичайних ситуацій, викликаних екстремальними умовами;

- при ліквідації (реорганізації) організації перед складанням ліквідаційного балансу й в інших випадках, що передбачаються законодавством України;

- при колективній (бригадної) матеріальної відповідальності інвентаризації проводяться при зміні керівника колективу (бригадира), при вибутті з колективу (бригади) більш 50% його членів, а також на вимогу одного або декількох членів колективу (бригади).

Основними цілями інвентаризації є:

- перевірка правильності даних поточного обліку й виявлення допущених помилок;

- відбиття неврахованих господарських і фінансових операцій;

- контроль збереження майна;

- контроль над повнотою й своєчасністю розрахунків по господарських договорах і зобов'язанням, по сплаті податків і зборів;

- перевірка умов і порядку зберігання товарів;

- виявлення залежаних, неходові товарів, що застаріли;

- перевірка дотримання принципу матеріальної відповідальності;

- перевірка стану обліку й організація руху товарних запасів;

- перевірка відбиття всіх господарських операцій у документах і в бухгалтерському обліку і т.д.

Необхідність інвентаризації обумовлена поряд причин, основними з яких є:

- виявлення можливих помилок в обліку, які можуть привести до серйозних матеріальних втрат — штрафам за приховання прибутка;

- зміна фізичних властивостей товарно-матеріальних цінностей. Деякі матеріальні цінності (наприклад, продукти харчування) у результаті природних втрат міняють свої фізичні властивості (маса, обсяг і т.д.) або просто робляться непридатним. За допомогою інвентаризації виявляється дійсний стан справ, що відображається документально;

- стихійні лиха, пожежа, аварія і т.д.;

- крадіжки, зловживання;

- недовіра до матеріально відповідальної особи;

- проведення ревізій, аудиторських перевірок;

- у випадку зміни бригадира при бригадній матеріальній відповідальності;

- на вимогу судово-слідчих органів.

Інвентаризація матеріальних цінностей проводиться по місцях їх зберігання. Дані кожного виду цінностей заносяться в інвентаризаційні описи, які складаються у двох екземплярах. Після закінчення інвентаризації описи підписуються членами комісії. Один екземпляр опису передається в бухгалтерію, де фактично залишки матеріальних цінностей, зафіксовані в описах, порівнюють у даними бухгалтерського обліку. Матеріальні цінності, по яких установлені розбіжності (надлишки, недостачі), записуються в зіставний опис, а матеріально відповідальні особи повинні дати комісії письмові пояснення про причини їх виникнення.

При інвентаризації коштів у касі підприємства в увагу береться тільки їх фактична наявність. Ніякі документи або розписки в залишок готівки в касі не включаються. Виявлені кошти, не виправдані прибутковими касовими ордерами, уважаються надлишком і підлягають зарахуванню в дохід підприємства. Недостача коштів, виявлена при інвентаризації, підлягає відшкодуванню касиром.

Інвентаризація розрахункових відносин з іншими підприємствами й організаціями здійснюється за даними документів. Підприємства обмінюються контокоррентными виписками, тобто виписками з особових рахунків дебіторів і кредиторів. При цьому виписки посилають підприємствами-кредиторами  підприємствам-дебіторам, які повинні в 10-денний строк підтвердити заборгованість або повідомити свої заперечення. У бухгалтерському балансі суми заборгованості повинні відображатися тільки в погоджених сумах.

В окремих випадках, коли до кінця звітного періоду розбіжності не врегульовані, розрахунки з дебіторами й кредиторами відображаються кожною стороною у своєму балансі в сумах, які значаться в записах поточного обліку й уважаються нею правильними.

Свої висновки й пропозиції відносно врегулювання інвентаризаційних разниц комісія оформляє протоколом і подає на затвердження керівникові. Керівник повинен прийняти рішення про оприбуткування надлишків і списанні недостачі й затвердити протокол в 5-денний строк. Результати інвентаризації відображаються в бухгалтерському обліку в 10-денний строк, після чого його показники приводяться в повну відповідність із фактичною наявністю господарських коштів.

Таким чином, щоб забезпечити контроль над збереженням господарських коштів і для повної відповідності даних обліку фактичним залишкам, для забезпечення реальності показників бухгалтерського обліку використовується елемент методу бухгалтерського обліку — інвентаризація, тобто встановлення фактичної наявності коштів і їх джерел, зроблених витрат і т.д. шляхом перерахування залишків у натурі або перевірки облікових записів.

 

Види інвентаризації

 

 

Найдетальніша класифікація інвентаризацій була дана в 1934 р. видатним італійським бухгалтером Пьетро д'альвизе[1]. Він виділив вісім класифікаційних підстав: за обсягом (повні, часткові); по приналежності (майно в організації й поза неї); по меті (вступні, наступні, при передачі цінностей, ліквідаційні); по послідовності (від об'єкта до регістру, від регістру до об'єкта); по суб'єкті (ординарні — ініціатива власника; екстраординарні — ініціатива зовнішніх органів: судових, фінансових і т.п.); по використанню даних (інформативні й доказові); по ступеню агрегування (диференційовані, інтегровані); за формою опису (усні, письмові, на механічних носіях); по способу проведення.

За обсягом, розділити інвентаризації дуже важко, тому що зовсім не ясно, що таке повна інвентаризація. Об'єктивний критерій отут один — тотальна перевірка наявності всього майна, наявного в країні, як в організаціях, в установах, так і у всіх громадян. Зовсім очевидно, що така інвентаризація неможлива. Тому будь-яка інвентаризація, по суті, носить частковий і одночасно повний характер. Звідси випливають два висновки першорядної важливості:

- ступінь повноти інвентаризації задається суб'єктом її, що призначають;

- часткової інвентаризація може бути визнана тільки стосовно раніше заданої повної інвентаризації.

У цей час має місце монетарна вибірка, при якій проводиться строге розмежування між фундаментальними статистичними поняттями: одиниця спостереження й одиниця сукупності. У цьому випадку, стосовно до товарної маси, одиницею спостереження виступає найменування товарів, а одиницями сукупності будуть або вартісні, або натуральні величини.

 По приналежності передбачається насамперед установити місце знаходження майна: воно може бути здане в оренду, значачись на балансі орендодавця; відвантажене покупцеві, але не відомо, чи одержав він це майно і т.д.

Однак набагато важливіше встановити при інвентаризації, про яке майно мова йде: про те, яке перебуває у володінні організації, або про те, яке перебуває в його власності. Звичайно інвентаризація переслідує перше завдання — вона досягається простіше, але друге завдання важливіше.

 По меті, яку ставлять адміністратори, що призначають інвентаризацію виділяють:

- вступні (починальні) інвентаризації необхідні на початку будь - якої господарської діяльності.

- поточні — ті звичайні інвентаризації, включаючи перманентні, які проводяться заради того, щоб і власники, і адміністратори могли переконатися в репрезентативності (точності) облікових даних.

Поточні інвентаризації проводяться при наступних обставинах:

- згідно із плановим графіком;

- по сигналах, коли адміністрації повідомляють про неблагополуччя в справі зберігання й реалізації товарно-матеріальних цінностей;

- при стихійних лихах (пожежі, повені) — ціль інвентаризації зафіксувати факт загибелі цінностей. Сюди ж відносять втрати від крадіжок;

- при переоцінці цінностей;

- при передачі цінностей — обов'язкові інвентаризації, проведені при зміні матеріально відповідальних осіб, що й дають, як правило, дуже високий результат у змісті точності даних;

- ліквідаційні — пов'язані із закриттям організації й мають величезне значення у зв'язку з тим, що в ліквідованої організації, як правило, виникає необхідність оплатити дуже більші борги.

 По послідовності — одна з визначальних класифікації, що випливають із облікових процедур. Кращим уважається підхід від об'єкта до регістру, тому що передбачається, що матеріально відповідальна особа, не знаючи скільки яких цінностей за ним значиться, представить об'єктивну картину стану справ. На практиці переважає підхід від регістру до об'єкта, тому що він легше й для перевіряючого, і для, що перевіряється, тому що заздалегідь відомий результат, на який слід вийти. Але великий недолік даного підходу укладається в тому, що він полегшує й фальсифікацію результатів інвентаризації. Однак при проведенні перманентних інвентаризацій цей підхід певною мірою виправданий, але навіть у цьому випадку слід віддати перевагу підходу від об'єкта до регістру.

 По суб'єкті виділяють інвентаризації:

- ординарні, проведені з ініціативи власників або адміністраторів;

- екстраординарні, що вживають на настійну вимогу яких-небудь сторонніх органів, наприклад, банків або ж за рішенням судових органів. В останньому випадку, якщо справа дійшла до цих органів, то положення, по суті, вийшло з під контролю адміністрації організації.

 По використанню даних виділяють:

- інформативні — необхідні тільки для підтвердження якої-небудь гіпотези, наприклад, наскільки обґрунтовані кредити, що испрашиваемые фірмою. Інформативні інвентаризації переслідують насамперед економічні цілі;

- доказові — застосовуються якщо буде потреба обґрунтувати можливість судового позову або для спростування останнього. Доказові інвентаризації переслідують насамперед юридичні цілі.

Більш правильним було б розподіл на інвентаризації, які можуть служити підставою для пред'явлення позову або недостатні для цього. Однак і отут виникає складність: адже відразу ж після закінчення інвентаризації важко розв'язати ступінь її юридичної доказовості, це вирішує суд. Направляти або не направляти позов до суду залежить від адміністрації, але це, у свою чергу, знов-таки тільки підкреслює умовність даної класифікації.

 По ступеню агрегування розрізняють інвентаризації:

- диференційовані, тобто доведені до кожного найменування цінностей;

- інтегральні — інвентаризуються цінності тільки тією чи іншою мірою агрегированной групи.

 З погляду бухгалтера, практичне значення мають диференційовані інвентаризації, тому що в цьому випадку йому необхідно звірити кожне найменування товарів, що є в наявності, з їхньою чисельністю за даними обліку.

По способу проведення виділяються два види інвентаризацій:

- заздалегідь оголошені (призначені) — відповідальні особи знають про час проведення інвентаризації й зобов'язано підготуватися до неї;

- раптові — відповідальні особи не знають про час проведення інвентаризації й не можуть заздалегідь підготуватися до неї.

Обоє виду інвентаризацій мають переваги й недоліки.

При практичному підході до інвентаризації багато сучасних бухгалтерів старі ідеї, що сповідують, уважають, що кожний баланс повинен бути підтверджений інвентарним описом, інакше баланс буде нереальним. Це помилковий висновок.

Найбільш ефективними є раптові часткові інвентаризації, оскільки вони підвищують відповідальність матеріально відповідальних осіб у своєчаснім оприбуткуванні й списанні матеріальних цінностей, правильності їх зберігання, попереджають зловживання.