Інвентаризація основних засобів

 

 

Одним зі шляхів підвищення ефективності проведення підприємств, фірм, об'єднань є вільне використання й збереження на всіх ділянках основних засобів. Тому однієї з найважливіших завдань внутрішнього контролю є контроль основних засобів і витрат, пов'язаних з їхнім використанням.

    При здійсненні контролю основнихзасобів у ВАТ «Стальмонтаж» перевіряють їхня збереження і технічний стан; законність і правильність документального оформлення операцій по вступу, переміщенні й вибуттю; правильність нарахування амортизації, своєчасність і повноту включення її у витрати проведення; правильність відбиття на рахунках бухгалтерського обліку по вступу, переміщенні й вибуттю основних коштів; виконання плану ремонтів, їх своєчасність і якість.

Джерелами контролю операцій по облікові основнихзасобів у ВАТ «Стальмонтаж» є первинна документація на їхній вступ, вибуття й внутрішнє переміщення, на ремонт, по нарахуванню амортизації, а також дані аналітичного й синтетичного обліку основних засобів.

Інвентаризація основних коштів повинна проводитися не рідше одного разу в рік, перед складанням річного звіту (але не раніше 1 жовтня). Інвентаризацію будинків, споруджень і інших нерухомих об'єктів основних коштів дозволяється проводити один раз у три роки, а бібліотечних фондів — один раз в 5 років, крім випадків, коли проведення інвентаризації є обов'язковим (при передачі майна державного підприємства в оренду; приватизації майна державного підприємства; при зміні матеріально відповідальних осіб, виявленні випадків розкрадання або зловживання; у випадку стихійного лиха, пожежі й ін.).

Ціль інвентаризації — виявити фактичну наявність і якісний стан основнихзасобів підприємства, перевірити наявність технічної документації, уточнити дані бухгалтерського обліку, забезпечити контроль над схоронністю майна.

Інвентаризацію основних засобів у ВАТ «Стальмонтаж» проводить комісія, призначена наказом керівника підприємства з компетентних осіб, що знають об'єкт інвентаризації, ціни й первинний облік. Очолює комісію керівник або його заступник.

Перевіряючи стан обліку основних засобів, потрібно переконатися в правильності організації аналітичного обліку; з'ясувати, чи всі основні засобі закріплені за матеріально відповідальними особами; чи правильно проведена остання інвентаризація, які її результати й чи відбиті вони в обліку; проконтролювати вірогідність облікових даних про наявність і рух основних засобів.

Аналітичний облік основних засобів у ВАТ «Стальмонтаж» ведеться в інвентарних картках (додаток А), що знижує трудомісткість облікової роботи, дає можливість групувати основні засобі дозволяє автоматизувати

обліковий процес, а також значно розширити інформацію про окремі об'єкти основних засобів. Перевіряючий повинен перевірити правильність ведення облікових карток індивідуального й групового обліку основних засобів. Особлива увага звертається на правильне й своєчасне заповнення всіх реквізитів карток, що має велике контрольне значення й запобігає заміні нових однойменних предметів старими. Це необхідно також для одержання повної й об'єктивної інформації про стан і використання того або іншого об'єкта основних засобів.

Слід перевірити кількість інвентарних карток. Із цією метою зіставляють дані описів інвентарних карток по облікові основних засобів по класифікаційних групах з наявним у картотеці інвентарними картками. При відсутності яких-небудь інвентарних карток слід з'ясувати причини, переконатися в наявності об'єктів, по яких немає інвентарних карток, і запропонувати відновити аналітичний пообъектный облік основнихзасобів.

При розбіжності між даними аналітичного й синтетичного обліку необхідно з'ясувати їхньої причини й винних у цьому посадових осіб, визначити наслідку й внести пропозиції по усуненню виявлених недоліків.

Необхідно переконатися у вірогідності даних показників інвентарних карток. Для цього випливає вибірково, по окремих видах коштів, наприклад, по тим, що зазнали ремонту у звітному періоді, перевірити, чи правильно відбиті витрати на ремонт.

Важливою умовою забезпечення схоронності основних засобів є якісне провидіння їх інвентаризації. Тому в процесі контролю потрібно перевірити повноту й своєчасність її здійснення й правильність відбиття результатів у бухгалтерському обліку.

При невеликій кількості об'єктів основних засобів перевіряючий піддає суцільній перевірці наявність основних засобів. При значному переліку суцільним порядком інвентаризують транспортні засоби, комп'ютери, дорогі меблі. Особлива увагу приділяють предметам, що зробили наприкінці року. При цьому враховують профильность устаткування й оцінюють доцільність придбання.

Слід обертати увага на якість оформлення інвентаризаційних описів (додаток Ю). Зустрічаються випадки формального проведення інвентаризації, коли відомості про об'єкти просто переносяться в інвентаризаційні описи з інвентарних карток або торішніх матеріалів. Необхідно перевірити, чи були виявлені в процесі інвентаризації об'єкти основних коштів, пришедшие в непридатність і підмети списанню або реалізації. На такі об'єкти становлять окремі інвентаризаційні описи.

На основі вивчення всіх матеріалів інвентаризації, включаючи й відбиття її результатів на рахунках бухгалтерського обліку, дається висновок про якість проведеної інвентаризації й пропозиція по поліпшенню обліку. При перевірці операцій по вступу основних коштів слід установити доцільність їх будівництва або придбання, своєчасність і правильність документального оформлення, а також реальність їх оцінки.

Доцільність будівництва й придбання основних засобів визначається виробничою необхідністю й ефективністю їх використання.

Повноту й своєчасність оприбуткування основних коштів установлюють шляхом зіставлення дати оприбуткування коштів по рахункові 10 «Основні засобі» з датами, зазначеними в первинних документах на їхній вступ, а також відповідних сум. Несвоєчасне їхнє оприбуткування веде за собою не донарахування зношування, що приводить до викривлення залишкової вартості, собівартості продукції й фінансових результатів діяльності організації. Окремо перевіряють операції по оприбуткуванню отриманих основних засобів у вигляді внесків у статутний капітал.

Необхідно перевірити правильність оцінки основних засобів. Основні засобів, що зробили в організацію нові, ураховуються по первісній вартості витрати, що включає, по їхньому зведенню (спорудженню) і придбанню, вартість проектно-кошторисної документації, видатки по доставці, монтажі й установці. Придбані основні засобів, що були в експлуатації, прибуткують у сумі покупної вартості (оплати) і видатків по їхній доставці й установці з додаванням суми зношування по цих об'єктах, зазначеній у документах на їхню оплату (додаток Б).

Первісна вартість основних коштів не підлягає зміні за винятком випадків добудування й дообладнування об'єктів, зроблених у порядку капітальних вкладень, а також переоцінки основних коштів відповідно до діючих положень по  веденню бухгалтерського обліку.                

Документальній перевірці підлягають також операції по списанню основних засобів. У кожному окремому випадку необхідно перевірити правильність оформлення документів на вибулі основні засобі, законність і доцільність вибуття, а також правильність відбиття в обліку операцій, пов'язаних з ліквідацією й вибуттям основних засобів. Правильність і своєчасність оформлення документами вибуття основних засобів установлюють перевіркою даних первинних документів, зіставленням аналітичного й синтетичного обліку, законність їх ліквідації встановлюють по актах на списання (додатка В –Д). У процесі контролю з'ясовують, не чи було випадків списання нових об'єктів основних засобів і підміни їх старими.

Фінансовий результат від реалізації й іншого вибуття основних засобів ставиться на рахунок 44 “Нерозподілений прибутки (непокриті збитки)”. При безоплатній передачі об'єктів основних коштів отримані збитки списують за рахунок прибутку організації, що залишився в розпорядженні. 

У ході контролю необхідно встановити, чи всі об'єкти основних засобів прийняті в розрахунки при нарахуванні амортизації; ураховується чи при цьому їх рух; чи правильно застосовуються норми амортизації й поправочні коефіцієнти до них; чи немає випадків нарахування амортизації під час проведення реконструкції й технічного переозброєння основних фондів з повною їхньою зупинкою, а також у випадках перекладу на консервацію; чи немає фактів припинення нарахування амортизації по об'єктах основних коштів під час їх ремонту й простою; чи обґрунтовано застосовується метод прискореної амортизації активної частини виробничих основних засобів.                                                                                                                              

При перевірці повноти прийняття в розрахунки при нарахуванні амортизації порівнюють загальну вартість основнихзасобів із залишком по рахункові 10 у Головній книзі й даними балансу за станом на відповідну дату з обліком їх руху. Однак при цьому слід мати у виді, що амортизація не нараховується по продуктивній худобі; бібліотечним фондам, фондам бюджетних організацій; повністю амортизованим основним коштам.

Слід перевірити розрахунки амортизації основних коштів з обліком їх руху протягом року, тобто з обліком їх вступу й вибуття (додаток Ж). Протягом року розмір амортизації за звітний місяць визначається виходячи із суми амортизації, нарахованої за попередній місяць, скоректованої по встановлених нормах у зв'язку зі зміною в складі основних засобів за попередній місяць, а також у зв'язку із закінченням нормативних термінів служби повністю амортизованих основних засобів. Отже, суму амортизації, що підлягає нарахуванню у звітному періоді, розраховують на основі нарахованої амортизації в попередньому місяці, до якої додають нараховану суму амортизації по основних засобів, що зробили, і віднімають суму амортизації по вибулих основних засобів минулого місяця, а також суму амортизації у зв'язку із закінченням нормативних термінів служби повністю амортизованих основних коштів. Нарахування амортизації без обліку руху приводить до викривлення облікових даних про витрати проведення й дійсній величині залишкової вартості основних засобів.

Важливо перевірити правильність застосування норм амортизації й поправочних коефіцієнтів до них. Поправочні коефіцієнти, що збільшують базову норму, застосовують у випадках експлуатації основних засобів в умовах їх значного завантаження або в умовах агресивного середовища, що викликає їхнє підвищене зношування.

При перевірці документів при нарахуванні й обліку амортизації основних засобів потрібно мати на увазі, що нарахування амортизації не проводитися під час проведення реконструкції й технічного переозброєння основних фондів з повною їхньою зупинкою, а також у випадку їх перекладу у встановленому порядку на консервацію. На час реконструкції й технічного переозброєння продовжують нормативний термін служби основних засобів. При цьому нарахування амортизації під час ремонту основних засобів. По всіх фактах неправильного нарахування амортизації визначаються суми зайво нарахованої або не донарахованої амортизації. Установлюють, як це вплинуло на собівартість продукції й фінансові результати, виявляють причини порушень і винних у цьому осіб, пропонують заходу до недопущення подібних недоліків у майбутньому. У процесі внутрішньогосподарської перевірки слід рекомендувати адміністрації внести відповідні зміни в бухгалтерський облік і звітність. 

Перевіряючи обґрунтованість прискореної амортизації, слід мати у виді, що вона є цільовим методом більш швидкого в порівнянні повного перенесення їх балансової вартості на витрати проведення й обігу.

Організації можуть застосовувати метод прискореної амортизації відносно основних засобів, використовуваних для збільшення випуску коштів обчислювальної техніки, нових прогресивних видів матеріалів, приладів і встаткування, товарів народного споживання, розширення експорту продукції у випадках, коли ними здійснюється масова заміна зношеної й морально застарілої техніки. При цьому норму не можна збільшувати більш ніж у два рази. На закінчення необхідно перевірити правильність відбиття нарахованої амортизації на рахунках бухгалтерського обліку й окремих об'єктах обліку витрат проведення.

При здійсненні внутрішнього контролю перевіряють правильність складання плану й кошторисів капітального ремонту. Особлива увага при цьому приділяється реальності кошторисів. Кошторису на капітальний ремонт будинків і споруджень повинні складатися на підставі актів технічного огляду, їх затверджує керівник організації.

При перевірці капітального ремонту основних коштів, виконуваного підрядним способом, слід установити, чи є договори підряду й не чи була перевищена вартість ремонту, обумовлена договором.

Для з'ясування причин подорожчання капітального ремонту основних засобів, здійснюваного господарським способом, необхідно перевірити правильність формування видатків по статтях витрат.

Перевіряючи операції з ремонту основних засобів, слід переконатися, не чи допускалися приписки виконаних робіт з метою завищення заробітної плати й списання витрачених матеріалів, запасних частин, які згодом були викрадені; не завишались чи норми видатку матеріалів і розцінки по оплаті праці на ремонтні роботи. Доцільність і законність операцій з ремонту встановлюються на основі перевірки первинних документів. Щоб установити факти незаконного списання запасних частин і ремонтних матеріалів на виконання роботи, використовується зустрічне звірення документів, контроль документів по взаємозалежних операціях, опитування посадових і матеріально відповідальних осіб, вибіркова контрольна інвентаризація виконаних робіт, письмові запити підрядників.

Особливе місце приділяється перевірці якості капітального ремонту. Тут необхідно за даними первинних документів (додатка И – Н) і оперативної звітності про роботу машин і встаткування встановити кількість простоїв через технічні несправності й наднормативна кількість поточних ремонтів. Тривалість міжремонтних періодів перевіряється по оцінках в інвентарних картках.

На закінчення необхідно перевірити правильність обліку витрат на проведення ремонтів основнихзасобів. У цьому випадку треба керуватися обліковою політикою підприємства, маючи у виді, що організація може за своїм розсудом застосовувати один з наступних варіантів включення в собівартість продукції видатків з ремонту основних засобів: фактичні витрати по всіх видах ремонтів списують на дебет рахунків 23 тобто включають у собівартість продукції безпосередньо в міру їх здійснення.

Основні засобів в процесі функціонування згодом зношуються. Первісна вартість основних засобів підприємств відшкодовується амортизаційними відрахуваннями по встановлених нормах. Перевірка правильності розрахунків і нарахування амортизаційних відрахувань і використання фонду амортизації має важливе значення.

Для цього необхідно встановити: відповідність балансової вартості основних фондів їх вартості, врахованої в розрахунках амортизації; відповідність діючого порядку нарахування амортизації застосовуваному на підприємстві; чи використовуються поправочні коефіцієнти до норм амортизаційних відрахувань; чи нараховується амортизація по незакінчених або не оформленим актам приймання об'єктів будівництва й ін.; не допускається нарахування амортизації основних засобів по бібліотечних фондах, автомобільних дорогах загального користування, основним коштам, переведеним у встановленому порядку на. консервацію, під час проведення реконструкції й технічного переозброєння й іншим основним засобів, не підметом амортизації; законність застосування прискореної амортизації стосовно 3 групи основних засобів.

Перевірка, витрат на ремонт і інші поліпшення основних засобів починається з вивчення наявності й виконання завдань проведення ремонту, модернізації, реконструкції й т.п. основних засобів. Необхідно встановити правильність розмежування робіт і віднесення їх до поточного й капітального ремонту, а також правильність списання витрат на ремонт.

Також необхідно з'ясувати, є.чи кошторис - фінансові розрахунки й технічна документація, ким вона затверджена, яким способом проводився ремонт (господарським, підрядним або змішаним). Якщо ремонт проводився господарським способом, то перевіряючий повинен вивчити по документах (убранням, актам приймання робіт) чи правильно застосовувалися розцінки, як проводилося списання матеріалів у межах норм.

При ремонті підрядним методом слід перевірити стан розрахунків з підрядниками й установити, чи вірно виписані ними розрахунки на виконані роботи, чи є акти приймання робіт і вказуються чи в акті недоробки, дефекти й установлені строки їх усунення, яким образом ведеться облік ремонту.

Дослідження операцій по правильності відображення видатків на капітальний ремонт устаткування й транспортних засобів мають велике значення для попередження приписок обсягу продукції.

Вивчення операцій по капітальних вкладеннях проводиться на підставі затверджених титульних списків, кошторисів, технічної документації й складених договорів з підприємствами.

Перевіряючі встановлюють законність і обґрунтованість видатків по капітальних вкладеннях, чи відповідають вони діючої затвердженої технічної документації й джерелами фінансування. Під час вивчення операцій по капітальних вкладеннях важливо розділити їх на капітальні, виконувані підрядним способом, і капітальні вкладення, виконувані господарським способом.

Необхідно перевірити правильність складання договорів з підрядниками, чи правильно визначається обсяг виконаних робіт із проміжних актів і якість робіт. Установлюють випадки зниження собівартості за рахунок різних недоробок і зниження якості робіт, вивчають стан бухгалтерського обліку капітальних вкладень і правильність поданої звітності по них.

При проведенні внутрішнього контролю витрат по втримуванню й поліпшенню основних коштів необхідно перевірити правильність визначення сум витрат, віднесених на збільшення балансової вартості об'єктів основних засобів групи: 1 і балансової вартості основних коштів групи 2 і 3, а також сум, віднесених на витрати проведення й обігу й включених у валові видатки.

При перевірці правильності відбиття в бухгалтерському обліку витрат, пов'язаних з використанням основних засобів, необхідно зіставити дані аналітичного й синтетичного обліку таких витрат з даними річної звітності.

Результати інвентаризації записують в інвентаризаційний опис (ф. №1 инв-1), яку становлять по кожнім місцезнаходженню основних засобів і посадовим особам, відповідальним за їхню схоронність. Форма опису забезпечує відбиття даних інвентаризації на три дати з метою скорочення обсягу роботи при щорічнім проведенні інвентаризації основних засобів.

По закінченню інвентаризації опис підписується членами комісії й матеріально відповідальною особою. Один екземпляр опису передається в бухгалтерію, другий залишається в матеріально відповідальної особи.

При виявленні основних засобів, раніше не прийнятих на облік, і при їхній недостачі становлять належні акти. Не прийняті раніше на облік основнізасобі оцінюють по їхній відбудовній вартості. Суму зношування таких об'єктів визначають по їхньому фактичному стану.

Виявлені надлишки основнихзасобів прибуткують і зараховують до складу інших доходів від звичайної діяльності записом по дебету рахунку 10 "Основні кошти" у кореспонденції із кредитом рахунку 719 "Інші доходи від звичайної діяльності".

Недостача основнихзасобів, виявлена при інвентаризацій, оформляється актом і списується в наступному порядку;

1) на залишкову вартість відсутніх об'єктів;

Д-Т сч. 976 "Списання необоротних активів", Д-Т сч. 10 "Основні кошти";

2) на суму нарахованого зношування по цих об'єктах;

Д-Т сч. 131 "Зношування основних засобів ", Д-Т сч 10 "Основні  засобі";

3) на суму, що підлягає стягненню з винних осіб:

Д-Т сч. 375 "Розрахунки по відшкодуванню заподіяного збитку", Д-Т сч. 716 "Відшкодування раніше списаних активів".

Розмір збитку, що підлягає відшкодуванню матеріально відповідальними особами по недостачі основних коштів, визначається згідно з вимогами Порядку визначення розмірів збитку від розкрадань, недостачі, знищення (псування) матеріальних цінностей, затвердженого Постановою Кабінету Міністрів України й від 22.01.96 № 116 (зі змінами й доповненнями, внесеними постановами від 20.01.97 № 34 і від 15.12.97 № 1402).

Згідно із цим Порядком розмір збитку визначається по балансовій вартості основних коштів (за винятком суми зношування), але не нижче 50% від балансової вартості на день виявлення недостачі з урахуванням індексів інфляції, щомісяця обумовлених Держкомстатом України розміру, що відповідає, ПДВ і акцизного збору (по підакцизних основних засобів) і обчислюється по формулі:

 

Ру = [Бс — А) • I инф + ПДВ + Ас] х 2,               (2.1)

 

де Ру — розмір збитку;

Бс — балансова вартість основних засобів на день виявлення недостачі;

А — амортизаційні відрахування (зношування);

I инф — загальний індекс інфляції;

ПДВ — податок на додану вартість;

Ас — акцизний збір;

2-коэффицнент, застосовуваний до певної суми (по недостачі основних засобів).

Сума відшкодованого матеріально відповідальними особами збитку відображається записом:

Д-Т сч. 30 "Каса" (або рахунку 66 "Розрахунки по оплаті праці", якщо керівником ухвалене рішення про втримання суми збитку із заробітної плати);

Д-Т сч. 375 "Розрахунки по відшкодуванню матеріального збитку".

З отриманої суми відшкодовується.збиток, заподіяний підприємству, інша сунна (різниця між обліковою вартістю недостачі основних засобів і обчисленою сумою збитку) підлягає перерахуванню в бюджет, що в бухгалтерському обліку відображається записом:

Д-Т сч. 716 "Відшкодування раніше списаних активів"; Д-Т сч. 642 "Розрахунки по обов'язкових платежах".

Основні бухгалтерські проведення, використовувані при обліку результатів інвентаризації основних засобів представлені в додатку П.

Отже, при здійсненні інвентаризації основних засобів у ВАТ «Стальмонтаж» перевіряють їхня схоронність і технічний стан; законність і правильність документального оформлення операцій по вступу, переміщенні й вибуттю; правильність нарахування амортизації, своєчасність і повноту включення її у витрати проведення; правильність відбиття на рахунках бухгалтерського обліку по вступу, переміщенні й вибуттю основних засобів; виконання плану ремонтів, їх своєчасність і якість.