Инвентаризация как способ контроля за сохранностью основных средств

 

Законом "О бухгалтерском учете" установлены основные задачи бухгалтерского учета, обеспечивающие упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах учреждений и организаций и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций.

Одним из звеньев задач бухгалтерского учета является инвентаризация нефинансовых и финансовых активов и обязательств бюджетных учреждений.

Инвентаризация нефинансовых и финансовых активов и обязательств бюджетных учреждений осуществляется в соответствии с:

- Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 13.06.1995 N 49;

- Инструкцией по бюджетному учету, утвержденной Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 10.02.2006 N 25н (п. 7).

Инвентаризация имущества производится по его местонахождению и материально-ответственному лицу.

Основными этапами инвентаризации являются:

- выявление фактического наличия имущества;

- сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета;

- проверка полноты отражения в учете финансовых активов и обязательств.

Порядок проведения инвентаризации (количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой из них, и т.д.) определяется руководителем учреждения, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Проведение инвентаризации обязательно:

- при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже;

- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года). Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов - один раз в пять лет;

- при смене материально-ответственных лиц;

- при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

- в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

- при реорганизации или ликвидации учреждения;

- в других случаях, предусмотренных действующим законодательством.

Инвентаризация библиотечных фондов проводится в сроки, установленные Письмом Министерства финансов Российской Федерации "Об инвентаризации библиотечных фондов" от 04.11.1998 N 16-00-16-198, а именно:

- наиболее ценные фонды, хранящиеся в сейфах, проверяются ежегодно;

- редчайшие фонды - один раз в 3 года;

- ценные фонды - один раз в 5 лет;

- фонды до 100 тыс. учетных единиц - один раз в 5 лет;

- фонды от 100 до 200 тыс. учетных единиц - один раз в 7 лет;

- фонды от 200 до 1 млн. учетных единиц - один раз в 10 лет;

- фонды библиотек свыше 1 млн. учетных единиц поэтапно в выборочном порядке с завершением проверки всего фонда в течение 15 лет.

Для проведения инвентаризации в учреждении создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия.

При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества создаются рабочие инвентаризационные комиссии.

Состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель учреждения приказом (распоряжением) по учреждению.

В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации учреждения, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.).

В состав инвентаризационной комиссии можно включать представителей службы внутреннего аудита учреждения.

Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств, не сданные в бухгалтерию.

Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием "до инвентаризации на "__" (дата), что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

Материально-ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие - списаны в расход.

Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально-ответственных лиц.

Инвентаризация основных средств производится комиссией путем осмотра объектов и записи их наименования, назначения, инвентарного номера, количества в инвентаризационную опись (сличительную ведомость) по объектам нефинансовых активов ф. N 0504087.

При инвентаризации зданий, сооружений, земельных участков необходимо проверить наличие документов о закреплении права оперативного управления этими объектами или права хозяйственного ведения.

При инвентаризации машин, оборудования транспортных средств в инвентарной описи, в графе "Наименование ценности", кроме наименования записывается также заводской номер и год выпуска.

Однотипные предметы хозяйственного инвентаря, приобретенные одновременно по одинаковой стоимости, учтенные на одной инвентарной карточке ОС, записываются по наименованию с указанием количества и инвентарных номеров.

Выявленные инвентаризацией неучтенные объекты основных средств оцениваются с учетом действующих рыночных цен, амортизация по этим объектам определяется по их техническому состоянию с учетом года выпуска.

На неучтенные объекты комиссия составляет акт о приемке-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) ф. N 0306001 с указанием установленной рыночной цены и суммы амортизации объекта, после чего этот объект вписывается в инвентаризационную опись.

На предметы, не пригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, составляется отдельная инвентаризационная ведомость.

Инвентаризация арендованных основных средств или находящихся на ответственном хранении отражается в отдельной инвентаризационной описи, в которой дается ссылка на документы, подтверждающие факт аренды или ответственного хранения.

Правильно оформленные инвентаризационной комиссией и подписанные всеми ее членами и материально-ответственными лицами инвентаризационные описи (сличительные ведомости), акты передаются в бухгалтерию для выверки данных фактического наличия имущественно-материальных и других ценностей, финансовых активов и обязательств с данными бухгалтерского учета.

Выявленные при этом расхождения в инвентаризационных описях (сличительных ведомостях) обобщаются в ведомости расхождений по результатам инвентаризации ф. N 0504092 и составляется акт о результатах инвентаризации ф. N 0504035. Акт подписывается всеми членами инвентаризационной комиссии и утверждается руководителем учреждения.

После завершения инвентаризации выявленные расхождения (излишки, недостача) должны быть отражены в бухгалтерском учете, а при необходимости материалы направлены в судебные органы для предъявления гражданского иска.

В Плане счетов предусмотрен счет 020901000 «Расчеты по недостачам по основным средствам» для учета расчетов по недостачам.

Все бухгалтерские записи по отнесению на виновных лиц недостач предметов нефинансовых активов производятся по рыночной стоимости и в корреспонденции со счетом финансового результата текущей деятельности учреждения 0 40101 172 "Доходы от реализации активов".

Выявленные недостачи по рыночной стоимости относятся на виновных лиц и на соответствующие счета дебета счета 0 20900 560 в корреспонденции с кредитом счета 0 40101 172 "Доходы от реализации активов".

Одновременно по дебету счета 0 40101 172 списывается не самортизированная часть балансовой стоимости основных средств.

При возмещении ущерба кредитуется соответствующий счет счета 0 20900 660, при этом дебетуется счет 0 20101 510 "Поступление денежных средств учреждения на банковские счета", или счет 0 20104 510 "Поступление в кассу", или 0 21002 400 "Расчеты с органами, организующими исполнение бюджетов по поступлениям в бюджет от реализации нефинансовых активов".

На суммы выявленных излишков основных средств производится запись по их оприходованию с учетом признака вида деятельности по рыночной стоимости:

Дебет 0 10100 310 "Основные средства" Кредит 0 40101 180 "Прочие доходы".

В ОГУП «Павловский детский дом» инвентаризация основных средств проводиться ежегодно перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме зданий, сооружений и библиотечного фонда) и при смене материально-ответственных лиц.

Инвентаризация зданий и сооружений проводиться один раз в три года, библиотечных фондов - один раз в пять лет.

Для проведения инвентаризации создаются рабочие инвентаризационные комиссии, которые утверждаются приказом директора. В приказе также оговариваются сроки проведения инвентаризации.

При проведении инвентаризации за последние три года в ОГУП «Павловский детский дом» излишков и недостач основных средств не обнаружено.