Преимущества процессного подхода перед функциональным управлением

Проблемы функционального управления

 

   Хотя функциональное управление используется широко, уже давно было признано, что оно порождает множество трудностей.

Различные функциональные структуры часто имеют очень узкий взгляд и не заинтересованы в том, что прямо их не касается.

 

Часто создается впечатление, что люди ведут себя так, как будто между ними на самом деле нет ничего общего. Приведем типичный конфликт («грозовую тучу», в терминах Теории ограничений) между отделами продаж и закупа торговой компании. Отдел продаж для увеличения оборота требует обеспечить максимально возможный ассортимент и поддерживать постоянное наличие товара на складе, а отдел поставок закупает узкий ассортимент товара большими партиями, потому что его главный показатель работы — получение более низкой цены от поставщика для снижения затрат — никак не связан сувеличением объема продаж компании.

(рассказать о противоречиях, возникающих в функциональной структуре управления)

 

  Обмен информацией также часто в значительной степени тормозится из-за чрезмерной приверженности бюрократическим привычкам передавать сообщения наверх по цепочке начальнику функционального отдела для того, чтобы передать их начальнику другого функционального отдела и затем там уже спустить вниз по цепочке. И это вместо того, чтобы передать информацию напрямую нужному получателю. Это происходит из-за множества причин, главным образом, из-за недостатка доверия к людям из других функциональных отделов, а следовательно, из-за страха подставить себя под удар или попасть в ловушку каким-либо образом.

Часто работники, кажется, пекутся о работе своей функции или отдела, забывая про всю остальную деятельность вокруг них,

Процессная система управления.

В число наиболее передовых методов построения эффективной системы управления входит процессный подход к управлению.

В основе процессного подхода к управлению организацией лежит выделение в организации системы бизнес-процессов и управление этими процессами

Основные принципы менеджмента компании, строящей систему процессного управления, не зависят от типа, профиля, области деятельности компании. Это может быть промышленное предприятие, управляющая компания, консалтинговая или юридическая контора, коммерческая или государственная структура.

 

Процессный подход к управлению – это управление организацией путем построения системы процессов, управления ими, осуществления деятельности по улучшению процессов.

Бизнес-процесс (процесс) — это совокупная последовательность работ по преобразованию ресурсов, полученных на входе, в конечный продукт, имеющий ценность для потребителя, на выходе.

 

 

 

 

Благодаря такому определению, становится понятно, что бизнес-процессы существуют внутри каждой организации, независимо от того, формализованы они или нет.

Преимущества процессного подхода перед функциональным управлением

Процессный подход рассматривает бизнес, как набор процессов

ü основных бизнес-процессов

ü вспомогательных процессов

ü обслуживающих процессов

ü управляющих процессов

ü процессов развития бизнеса

 

Основные бизнес-процессы — это процессы, которые непосредственно создают добавленную стоимость.

Вспомогательные (поддерживающие) — процессы, без которых не могут существовать основные бизнес-процессы, это процессы обеспечения разнообразными ресурсами.

Обслуживающие процессы – это процессы обслуживания всего предприятия (уборка территории, питание, обеспечение расходными материалами и т.д.)

Управляющие бизнес процессы - это процессы планирования, бюджетирования, подготовки производства новой продукции и др.

Процессы развития предприятия – это процессы инвестирования, входа на новые рынки, диверсификации бизнеса и др.

Каждый бизнес процесс имеет набор характеристик:

• цель, подчиненную общей цели компании;
• владельца (хозяина процесса), который может управлять ресурсами и отвечает за исполнение процесса;
• ресурсы процесса (материальные и информационные)
• систему ключевых показателей и систему контроля процесса.
• вход и выход процесса
• описание процесса
• документы процесса (стандарты, инструкции, процедуры)

 

Владелец бизнес-процесса — должностное лицо, которое управляет ходом бизнеса. Владелец бизнес-процесса имеет в своем распоряжении персонал, необходимые ресурсы, программное и аппаратное обеспечение, необходимую информацию (любые виды документов, регламентирующих выполнение работ).

Владелец процессаотвечает за ход и результат всего процесса в целом, а поскольку процессы пронизывают всю организацию насквозь, такая формулировка предполагает ответственность за работу различных функциональных подразделений — так и происходит.

Быть владельцем процесса — это совсем не то, что управлять линейным или функциональным подразделением.  Менеджер, в конечном счете отвечает за производительность и эффективность каждодневной деятельности своего подразделения. Он должен глубоко и точно понимать потребности "клиентов" своего подразделения, чтобы убедиться, что делается именно то, что нужно, а затем управлять людьми таким образом, чтобы обеспечить производительное выполнение работы. К сожалению, часто внимание уделяется только второму моменту, так что многие подразделения делают ненужную работу, но зато делают ее очень хорошо. Линейный менеджер отвечает лишь за часть общего процесса, и в фокусе его внимания — эффективность повседневной, текущей работы. Кроме того, владелец процесса занимается измерением и совершенствованием эффективности всего процесса.

Таким образом, роль владельца процесса не в том, чтобы управлять повседневной рутиной каждой (или хотя бы одной) из составных частей процесса, а в том, чтобы делать все необходимое для обеспечения производительности, эффективности и адаптируемости всего процесса и каждой из его составных частей.

Процессный подход обеспечивает:

· взаимосвязь всех видов деятельности, их согласованность и направленность на достижение целей организации;

· ориентирование подразделений и служб на достижение конечного результата, определенного общей целью;

· наглядность и понятность для персонала деятельности на предприятии;

· возможность анализа процесса, оценки влияния на другие процессы, его совершенствования и приспособления к изменениям;

· обозримость всех сфер деятельности предприятия и их согласованность;

· измеримость результатов числовыми характеристиками;

· облегчение управления организацией;

· объединение людей и усиление коллективной (командной) работы, мотивацию персонала для достижения целей процессов и организации.

При реализации процессного подхода особое внимание необходимо уделить обеспечению каждого конкретного процесса ресурсами для достижения поставленной цели.

При таком подходе появляется возможность осуществлять контроль над использованием каждого вида ресурсов, проводить анализ и поиск возможностей для снижения затрат на производство продукции и на оказание услуг