Соглашение об аутсорсинге и управление его реализацией

 

Соглашение имеет следующую структуру и содержит следующую информацию:^.

 

1. Имена и адреса сторон, а также точное описание тех видов деятельности клиента, которые затрагивают соглашение об аутсорсинге.

В водной части контракта должно быть коротко представлено исходное положение и цель передачи функций или бизнес-процессов на внешнего партнера. Целесообразно описание стратегий обоих участников контракта.

 

2. Инструкции и правила для руководства переводимого подразделения, а также описание обязанностей каждого менеджера. Кроме того, следует предусмотреть возможные разногласия по вопросам управления между сторонами и выработать правила поведения в таких ситуациях.

Стороны соглашения об аутсорсинге, их персонал и агенты не должны разглашать основные элементы контракта. Это требование может распространяться также на несколько лет после окончания срока действия первоначального контракта.

 

3. Подробное описание и технические характеристикивсех подразделений, затрагиваемых данным соглашением, как переводимых в организацию поставщика, так и остающихся в организации клиента.

В этой части важно отразить вопрос дальнейшего управления материальными ценностями и разделения ответственности.

 

4. Предмет договора. В данной части контракта должно быть отражено принятие решения (аутсорсером на себя определённых функций) или видов деятельности. При этом важно различать: деятельность производственного характера и деятельность в сфере услуг.

 

Должны быть определены качества и способности аутсорсера, его техническое «ноу-хау» В договоре должно быть представлено подробное описание всех выполняемых задач. При этом следует особо обратить внимание, что все подробные описания должны быть представлены в виде приложений к контракту.

5. Даты начала и окончания срока действия контракта. В данной части контракта должны быть не только указаны сроки начала и окончания действия контракта, но и даны подробные объяснения всех особо оговоренных условий выхода из контракта, а также все заранее обусловленные сроки окончания проекта при преждевременном разрыве соглашения.

6. Средства производства и расходные материалы. В данной части договора даются сведения об имуществе, которым располагает аутсорсер.

 Иногда работа, предусмотренная соглашениями об аутсорсинге, выполняется в помещениях, принадлежащих аутсорсеру. В таких случаях в контракт обычно включают пункт о том, что поставщик должен принять все необходимые меры безопасности. Если помещение, в котором будет проводиться работа, принадлежит предприятию-клиенту, оно может включить в контракт пункт, запрещающий аутсорсеру без предварительного уведомления менять что-либо в здании.

 

7. Привлечение соисполнителей или третьих лиц. В данной части контракта при необходимости должно быть отражено предварительное письменное согласование с заказчиком относительно привлечения аутсорсером к выполнению функций субподрядчика или третье лицо. (важно, что бы аутсорсер не оказался посредником)

        

8. Текущая отчётность или иные формы контроля. В данной части контракта должны быть описаны все возможные формы контроля клиентом за деятельностью аутсорсера.

При этом аутсорсер должен принять обязательство письменно отчитываться перед предприятием-заказчиком о выполнении функций или бизнес-процессов с определённой периодичностью.

 

Должны быть прописаны и такие случаи, когда клиент желает через определённые промежутки времени приезжать на предприятие поставщика аутсорсинговых услуг и инспектировать различные виды работ. Не следует отказывать клиенту в проведении целесообразных осмотров, хотя аутсорсер может потребовать предварительного письменного уведомления перед визитом на предприятие пред­ставителей клиента, которые могут проводить любое обследование, в том числе внутреннюю ревизию.

Должны быть включены сведения о том, как клиент собирается проводить эталонное тестирование предоставляемых аутсорсером услуг, и дата его проведения.

9. Содание Комитета по управлению соглашением. Комитет по управлению соглашением об аутсорсинге обладает исключительной компетенцией для принятия решений. Каждаясторона выдвигает одного члена комитета. Все изменения и прекращение действия соглашения определяются учреждённым Комитетом.

 

10. Условия, сроки и форма оплаты. В данной части должно быть дано описание всех выплат и компенсаций, причитающихся поставщику услуг и клиенту. Необходимо точно и недвусмысленно описать услугу, являющуюся предметом соглашения об аутсорсинге, а также плату, взимаемую за эту услугу. Кроме того, нуж­но указать дату начала выполнения контракта и дату начала выплат, если они будут проводиться позднее.

 

11. Процедуры. В контракте обычно есть пункт, обязывающий аутсорсера сделать все возможное, чтобы справиться с любым непредвиденным увеличением объёма работ и изменением установленных сроков, которые могут произойти при реализации соглашения.

Требование этого пункта выполнить очень сложно, но он необходим, поскольку вынуждает аутсорсера реагировать на происходящие из­менения так, как это сделали бы сотрудники клиента, то есть, заботясь об интересах этого предприятия.

 

12. Интеллектуальная собственность. Во многих контрактах огромное внимание уделяется вопросу интеллектуальной собственности. Это вполне естественно, поскольку и клиент, и аутсорсер будут пользоваться интеллектуальной собственностью друг друга, а также вместе владеть новыми разработками. Обычно стороны соглашения не платят друг другу за права на интеллектуальную собственность.

 

13. Установленные законом предписания и другие обязательства. В контракте обычно есть пункт, обязывающий все заинтересованные стороны, в том числе дочерние компании и субподрядчиков, соблюдать все установленные законом предписания, такие как санитарные нормы и требования безопасности, рас­поряжения муниципальной власти, законы страны и нормы международного права, имеющие отношение к данной ситуации, а также любые правила, установленные клиентом. Все необычные правила и предписания, связанные с деятельностью кли­ента, следует обсудить уже на самых ранних этапах переговоров.

 

14. Возможность предъявления исков. Как правило, в контрактах есть положение о том, что любая из сторон, собираю­щаяся предъявить иск другой стороне, должна как можно скорее известить её об этом в письменном виде.

В контракте также следует учесть возможность предъявления третьей стороной успешного иска в связи с халатностью одной или обеих сторон соглашения.

Поэтому в контракте должен содержаться пункт,  согласно которому, если в содеянном виновата одна из сторон, она возместит другой стороне все убытки, связанные с выплатами по искам.

 

15. Ограничение ответственности. Как правило, обе стороны соглашения заинтересованы в ограничении их ответственности. Обычно они договариваются о том, что все проблемы необходимо решать сообща, по возможности избегая денежного штрафа для наказания ответчика виновной стороной. В некоторых контрактах также есть пункт, определяющий срок, в течение которого должны быть предъявлены все претензии.

16. Обязательства перед персоналом. Как правило, в контракте указывается дата передачи подразделений, начиная с которой аутсорсер принимает на себя полную ответственность за персонал (включая необходимость соблюдения положений закона о передаче предприятий и защите интересов служащих

При этом в контракте указывается, что ответственность за любые действия, предпринятые до этой даты, лежит на клиенте.

 Аутсорсер следит за тем, чтобы все обязанности по отношению к персоналу, о которых стало известно после передачи подразделений, но относящиеся к периоду, предшествующему передаче, лежали на клиенте, незави­симо оттого, знал ли он об их существовании. Важно, чтобы были полностью ясны все обязательства по регулированию вопросов об увольнении сотрудников.

 

17. Права на получение пенсии. В данной части контракта обязательно должен быть прописан вопрос прав на получение пенсии, поскольку проблемы, возникающие из-за ошибок при его составлении, обычно реша­ются долго и мучительно.

 

18. Определённые гарантии и заверения. При заключении соглашения аутсорсер обычно требует от клиента определённых гарантий и заверений. Обычно аутсорсер заинтересован в том, чтобы в контракт были включены следующие положения:

 

ñ клиент обязуется бесплатно предоставлять аутсорсеру необходимую документацию, специализированные консультации и всё остальное, что потребуется ему для выполнения своих обязательств;

ñ клиент гарантирует точность предоставляемой информации, на основе которой аутсорсер составляет свое предложение, в частности, информации о владельцах предприятия, сведений о состоянии всех относящихся к делу активов, в том числе интеллектуальной собственности, финансовой отчётности и сведений о выплатах переведённому персоналу;

ñ клиент обязуется предоставить сотрудников и менеджеров, обладающих необходимыми навыками, которые будут работать в тесном контакте с аутсорсерами, а также обеспечить приемлемые условия работы для персонала поставщика услуг;

ñ клиент обязуется возместить все убытки, понесённые аутсорсером вследствие нарушения клиентом вышеперечисленных пунктов соглашения;

ñ клиент согласен с тем, что если на работу аутсорсера повлияло серьёзное нарушение клиентом одного из вышеперечисленных пунктов, то аутсорсер имеет право пересмотреть условия договора или, а в качестве крайней меры, расторгнуть соглашение.     

 

19. Условия передачи подразделений. Эта часть контракта обычно содержит следующую информацию:

ñ дата и время, когда в распоряжение аутсорсера перейдут собственность, оборудование, материалы, другие активы, лицензии на программное обеспечение, интеллектуальная собственность и персонал, а также условия, при которых произойдёт эта передача;

ñ процедура заключения альтернативных соглашений и определения стороны, принимающей на себя все расходы, на тот случай, если возникнут какие-то непредвиденные затруднения, связанные с вышеупомянутой передачей. Проблемы могут возникнуть в связи с тем, что при составлении контракта недостаточное внимание уделялось правам собственности, например, на программное обеспечение и оборудование, принадлежащее третьей стороне;

ñ информация об обязанностях и затратах, которые должен будет нести поставщик услуг в течение срока действия контракта;

ñ информация об обязанностях и затратах, которые должен будет нести клиент в течение срока действия контракта;

ñ подробное описание услуг, которые будут предоставляться во время передачи подразделений.

Каждый контракт индивидуален, однако в большинство из них включены поло­жения, касающиеся приведённых ниже аспектов, а именно:

ñ соглашения, касающиеся подготовки переводимого персонала, его обучения, консультаций и всех аналогичных услуг, которые предоставляются работникам, остающимся с клиентом;

ñ соглашения о передаче списков сотрудников и платёжных ведомостей. Как правило, устанавливается день до окончания передачи подразделений, к которому эти задачи должны быть выполнены;

ñ подробное описание предоставляемой аутсорсером услуги;

ñ соглашения об уровне обслуживания (SLA) и механизма отчётности;

ñ подробная информация об установленных критериях качества обслуживания и ставках, на основе которых будут рассчитываться суммы взысканий и/или вознаграждений;

ñ детальная информация о датах начала и окончания всех специальных проектов, которые необходимо реализовать во время передачи подразделений. В качестве ориентировочной стоимости проекта обычно берётся «золотая середина» между максимальным и минимальным уровнем затрат, также могут применяться взыскания или вознаграждения, в зависимости от результатов выполнения проекта;

ñ информация о затратах и консультациях, необходимых для проведения определённой работы, например реорганизации, во время передачи подразделений. Обычно стоимость таких консультаций приводят отдельно от стоимости консультаций, необходимых на других этапах реализации соглашения или при выполнении специальных проектов;

ñ обязательство со стороны аутсорсера, в том случае, если какая-либо из оговорённых услуг будет передана на выполнение субподрядчикам, взять на себя полную ответственность за их действия и гарантировать неизменный уровень эффективности;

ñ права клиента в отношении персонала, например, если клиент хочет оставить за собой право запрещать принимать на работу каких-либо служащих.

 

20. Расторжение соглашения об аутсорсинге. Контракт, как правило, определяет условия, при кото­рых соглашение может быть расторгнуто до установленной даты его окончания. К таким условиям относятся:       

ñ банкротство одной из сторон;       

ñ отказ одной из сторон соглашения придерживаться ранее установленных норм, зафиксированных в контракте;

ñ неплатежи;

ñ завершение основного проекта (например, если клиент принял решение об аутсорсинге в основном для того, чтобы в будущем получить новую технологию, то после её разработки выполнение оставшейся части соглашения кажет­ся ему менее привлекательным).