Приоритет функций над составом звеньев

Достижение установленных целей предполагает осуществление организацией определенных функций. Эти функции должны обеспечиваться соответствующей структурой.

Во-первых, необходимо соответствие типа структуры и ее конфигурации комплексу реализуемых организацией функций. Если функции организации сложны и многообразны, то и конфигурация структуры должна быть более сложной, сочетающей в себе несколько базовых типов и имеющей развитое среднее звено. Если функции отличаются высокой динамичностью, то и структура должна отличаться гибкостью и иметь, хотя бы отдельные блоки, работающие по дискретной схеме. Если существует явный приоритет линейного руководства, то целесообразна линейная или линейно-штабная структура, если приоритет функций конструкторского, технологического, экономического обеспечения деятельности, то функциональная или матричная структуры.

Во-вторых, реализуемые организацией функции должны быть обеспечены существующим компонентным составом и совокупностью межкомпонентных связей. Для каждой функции необходимо наличие одного или нескольких структурных компонентов, имеющих объективные возможности ее реализации. Если на предприятии имеется функция нормирования груда, то какое-то структурное подразделение должно обладать возможностями для ее реализации: самостоятельное бюро нормирования или отдел труда и заработной платы. В целом вся совокупность компонентов: блоков и структурных звеньев разных уровней, должна обладать объективной возможностью обеспечивать реализацию всей совокупности функций организации. Взаимосвязь функций и подфункций организации должна обеспечиваться взаимосвязью соответствующих структурных компонентов. Так, если существует тесная взаимосвязь функции текущего планирования производства и функции маркетинговых исследований, то должны быть и соответствующие межкомпонентные связи между плановым отделом и отделом маркетинга. При этом важно, чтобы тип межкомпонентных связей позволял обеспечивать рациональную взаимосвязь соответствующих функций, например вариабельность связей «отдел маркетинга — плановый отдел» и инвариантность связей «цехи — отдел техники безопасности». В-третьих, структура может включать в себя только те компоненты и межкомпонентные связи, которые прямо или косвенно обеспечивают реализацию тех или иных целесообразных функций организации. Подразделения и связи, не осуществляющие реального обеспечения конкретной функции, не должны включаться в структуру организации. Это относится к подразделениям, осуществляющим нецелесообразные (для организации) функции, дублирующим деятельность других подразделений, а также выполняющим функции без необходимого полезного эффекта. В-четвертых, необходима рациональная закрепленность конкретных компонентов структуры за определенными функциями.

Она должна устанавливаться, исходя из возможности структурных подразделений, обеспечивать выполнение соответствующих функций. Важнейшими являются качественные характеристики такой возможности: соответствие функциональному профилю и способности, выполнения деятельности определенного уровня сложности.

Например, наилучшее исследование рынка может быть проведено отделом маркетинга, качественное стратегическое планирование — отделом стратегических, исследований.

Согласование функций (подфункций) также требует обеспечения какими-то определенными рациональными межкомпонентными связями. Например, согласование технологической и организационной функций на уровне производственного участка наилучшим образом обеспечивается через систему связей, центральным звеном которой является мастер: начальник цеха — мастер, технолог — мастер, мастер — рабочие.

В ситуации, когда полного обеспечения каких-либо конкретных функций организации со стороны соответствующих структурных подразделений нет, осуществляется компенсации функционального обеспечения (целенаправленная или нецеленаправленная). Такая компенсация заключается в передаче определенной, иногда и большей части функции (подфункции) другим структурным подразделениям, осуществляющим данные функции менее рационально.

Например, при недостаточном техническом обеспечении производства технологическим отделом предприятия происходит повышение технологической нагрузки на линейное руководство, службы технического контроля и конкретных исполнителей. Чем больше в структуре компенсационности (нецеленаправленного) — по принципу «затыкания дыр», тем нерациональнее структура. В рациональной структуре каждое направление функционирования организации обеспечивается именно тем подразделением, которое имеет соответствующий профиль и способно выполнять деятельность необходимого уровня сложности;

Приоритет объекта над субъектом Структура — важнейшая объективная характеристика организации. Она определяет жизнедеятельность организации в сложившейся ситуации при существующих объективных условиях. Рациональная структура должна обеспечивать гомеостатичность организации и устойчивость ее существования при различном состоянии субъективных факторов. Поэтому при ее формировании следует исходить из приоритетности объективной стороны организации: миссии и целей; комплекса функций, которые организации такого типа могут эффективно реализовывать; положения в окружающей среде; объективных параметров ее внутренней среды.

Если объективные требования к формированию рациональной структуры и субъективные ориентации коллективов и отдельных работников соответствуют друг другу, то проблема будет неактуальна. Если же между ними существует противоречие, то формирование структуры исходя из приоритетности объективной стороны организации должно дополняться соответствующим изменением характеристик самого субъекта на основе кадровой политики, подготовки повышения квалификации персонала, рациональной системы мотивации.

Преимущественная ориентация на сложившиеся коллективы, установившиеся межгрупповые и межличностные связи, конкретных работников ведет к консервации существующих структур и ограничению возможности формирования более рациональных, позволяющих получать лучшие результаты (возможное обоснование — они не соответствуют традициям, вызовут сопротивление персонала и т. д.).

Преимущественная ориентация на субъект организации — персонал, субъект управления — управленческий персонал и субъект руководства — руководителей, как правило, приводит к чрезмерному расширению и усложнению организационно-управленческой структуры в целом или ее отдельных блоков. Управленческие службы, например, могут формироваться под конкретных руководителей или имеющиеся кадры специалистов. Структура, сформированная под конкретного руководителя организации, может полностью утратить целесообразность. Так, в условиях авторитарного руководства в фирме может использоваться жесткая централизованная структура, основанная на инвариантных связях, при том, что объективной ситуации в большей мере соответствовала бы гибкая полицентричекая структура с вариабельными связями;

 

Адаптивность

Структура должна обладать способностью адаптироваться к изменениям внешней и внутренней среды, к целевой переориентации, к новой стратегии развития. Только адаптивная структура может обеспечить способность организации к сохранению своего равновесия, а, следовательно, и к выживанию в условиях неожиданных и существенных изменений.

Основное условие адаптивности — гибкость структуры, гибкость основных характеристик структуры: типа, ориентации, базовой конфигурации, обеспечивает возможность адаптации организации к глобальным изменениям и устанавливает общие формы такой адаптации. Пределы гибкости определяют возможную кардинальность изменения структуры в процессе адаптации. Например, частное предприятие из централизованного может стать полицентрическим, но не может стать децентрализованным.

Гибкость основных структурных блоков, звеньев и связей определяет возможность осуществления конкретных форм адаптации структуры при соответствующих изменениях ситуации:

реорганизации функциональных структур;

при формировании новых блоков, подразделений и каналов связи;

ликвидации части действующих блоков, подразделений и каналов связи;

при изменении роли, значимости и режима функционирования блоков, подразделений и каналов связи в структуре организации.

В основе механизма структурной адаптации лежит способность организации к саморегуляции деятельности. Организация получает определенные сигналы от внешней и внутренней среды, свидетельствующие о существенном изменении ситуации. Воспринимая эти сигналы, она определяет целесообразность структурной адаптации, вырабатывает соответствующую целевую ориентацию и. если это необходимо, начинает осуществление структурных изменений.

В ходе адаптации требуется постоянный контроль над соответствием основных характеристик реорганизуемой структуры требованиям изменяющейся ситуации;

 

Полная координация

Рациональной является структура, в которой обеспечивается полная координация функционирования всех составляющих. Основные направления структурной координации:

1) обеспечение согласованности различных функциональных структур (например, технологической и организационной);

2) формирование четкой системы координирующих связей между центром, средним звеном и периферией;

3) эффективная межблоковая координация (между блоками разных продуктов, технологических фаз производства, территориально обособленных корпусов и т. п.);

4) четкая взаимная координация деятельности структурных подразделений различных уровней (цехов, участков, бригад и т. д.);

5) обеспечение скоординированности функционирования каналов и узлов связи.

Система координации всех структурных компонентов и связей должна быть единой для всей организации. Это единство обеспечивается через общий центр организации. Если нет общего руководящего центра (например, в полицентрической организации), то, по крайней мере, должен быть общий координирующий центр.

Важнейшим условием обеспечения полной координации является наличие эффективной развернутой и адекватной системы обратной связи. Координация невозможна без установления обратной связи между координируемым объектом и координирующим субъектом. Именно обратная связь позволяет определить, какие координирующие воздействия в каждом конкретном случае являются целесообразными.

Полная координация — это координация четкая, надежная и постоянная, исключающая возможность даже кратковременной дискоординации каких-либо структурных компонентов. Такое состояние структуры обеспечивается за счет эффективного развертывания сети дополняющих, дублирующих, контрольных и корректирующих связей.

Дополняющие связи обеспечивают координацию функционирования каналов связи и повышают четкость координации структурных блоков и подразделений. Дублирующие связи обеспечивают гарантированность координации при нарушении основных координирующих связей. Контрольные связи обеспечивают контроль за состоянием системы координации. Корректирующие, если это необходимо, вносят соответствующие изменения в осуществление процесса координации;

 

Минимум сложности

Рациональная структура — это структура минимальной сложности, естественно, в тех пределах, которые необходимы для обеспечения нормального функционирования организации. Чем проще структура, тем легче в ней достичь полной координации всех структурных компонентов и связей. Структуры, обладающие излишней сложностью, легко утрачивают возможность координации (особенно в критических ситуациях), в них ослабляются адаптивные способности и нарушается единство целевой ориентации. Формы проявления излишней структурной сложности:

1) чрезмерно широкая структура, включающая в себя большое количество отделений и блоков по разнообразным направлениям и сферам деятельности, регионам и продуктовым группам, выходящая за пределы возможности обеспечения скоординированности и нормального функционирования организации. Характерна для новых фирм с высокой степенью диверсификации;

2) громоздкая многокомпонентная структура, включающая в себя множество подразделений (например, интенсивно растущая организация, рост которой опередил развитие системы управления);

3) многоуровневая высокая структура. Возникает большой разрыв между верхними и нижними этажами организации, нарастают сбои в системах прямой и обратной связи, повышается вероятность раскоординации отдельных подразделений и организации в целом;

4) структура с излишне усложненной схемой связи, когда при наличии возможности установления более прямой связи осуществляется связь через несколько промежуточных звеньев. В результате снижается оперативность, эффективность и надежность связи;

5) структура, отличающаяся избыточностью связи, имеющая множество излишних, с точки зрения обеспечения рационального функционирования организации, каналов и узлов связи. В той или иной степени характерна для любых видов организаций и ведет к ослаблению всей системы координации связи.

Основными направлениями минимизации структурной сложности являются:

обеспечение компактности структуры;

установление четкой целевой ориентированности структуры и ее отдельных компонентов:

— понижение высоты многоуровневых структур;

— сокращение промежуточных звеньев в общей схеме связей;

— уменьшение дублирования функций, подразделений, должностных обязанностей и каналов связи;

 

Полномасштабность

Рациональная структура — полномасштабна. Она соединяет в целостную систему всех членов организации: коллективных и индивидуальных. В пределах организации не должно быть блоков, подразделений и отдельных людей, изолированных от остальной организации и не включенных в единую сеть структурных системообразующих связей. Основные функциональные структуры должны быть развернуты на всех уровнях и во всех периферийных областях.

Необходимо обеспечить полномасштабность системы не только основной, но и дополняющей, контрольной и корректирующей связи.

Дополняющей — так как именно она обеспечивает взаимосогласованность действия всех каналов связи.

Контрольной — так как в организации не должно быть ни одного безконтролного компонента (подразделения, члена, участника).

Корректирующей — так как адаптивными способностями может обладать только такая организация, которая при необходимости способна корректировать деятельность любого своего члена;

 

Пределы автономности

Каждый компонент структуры должен обладать определенной автономностью, которая, с одной стороны, позволяет ему функционировать как самостоятельной целостной микроструктуре, а с другой, не должна допускать нарушения целостности и единства структуры организации. Автономностью обладают функциональные структуры, блоки и подразделения разного уровня. Чем выше уровень компонента организации, тем большая степень автономности для него допустима. Высокой степенью автономности обладают, например, отделения в дивизиональных структурах. Основное ограничение автономности подразделений — выход за рамки единой целевой ориентации организации. Установление целей подразделений, не согласующихся с целями организации, свидетельствуют об излишней автономности, ведущей к снижению целеесообразности функционирования организации.

Наиболее четко пределы автономности устанавливаются на основе критерия тесноты связи. С одной стороны, теснота взаимной внутренней связи компонентов подразделения должна быть выше, чем теснота их связи с другими подразделениями организации. Иначе подразделение не будет автономным. С другой стороны, теснота связи данного подразделения с другими подразделениями должна быть значительно выше, чем с другими организациями. Иначе автономность будет перерастать в отделенность от организации; Сочетание централизации и децентрализации В рациональных структурах должен быть установлен оптимальный уровень централизации, позволяющий обеспечивать эффективное функционирование организации и наиболее полную реализацию ее целей в данных конкретных условиях. Уровень централизации должен быть тем больше, чем выше требовательность к обеспечению единства и внутренней скоординированности. чем больше инвариантность деятельности организации и чем меньше требуется автономности и самостоятельности функционирования подразделений.

Централизация позволяет обеспечить жесткую взаимную координацию звеньев в рамках целостной системы.

Децентрализация способствует структурной гибкости, развитию адаптивных возможностей системы, позволяет быстро и оперативно реагировать на различные, в том числе и неожиданные изменения ситуации уже на уровне отдельных звеньев.

Централизация и децентрализация находятся в единстве и взаимодополняют друг друга. Не может существовать полностью децентрализованная структура — она потеряет свою целостность. Но не может существовать и организация, полностью лишенная децентрализации, — с потерей автономности она потеряет свою структурность.

Определенной формой компромисса централизации и децентрализации является полицентризм, особенно основанный на формировании центров второго уровня. Полицентрическая структура сохраняет приоритет единого координирующего центра, но при этом обеспечивает высокую значимость и центров второго уровня, приближенных к периферии организации и имеющих больше возможностей для своевременного адаптивного реагирования.

Это характерно, например, для дивизиональных и продуктовых структур; Взаимосогласованность вертикали и горизонтали В рациональных структурах строение и функционирование сетей вертикальных и горизонтальных связей должно быть тесно согласовано.

Взаимосогласованность «вертикали» и «горизонтали» обеспечивается по следующим направлениям:

распределение функций между сетями вертикальных и горизонтальных связей;

взаимодополнение функций, осуществляемых вертикальными и горизонтальными связями;

совместная реализация функций;

взаимное дублирование связей.

Основа согласованности функционирования «вертикали» и «горизонтали» — их единство в целостной структуре организации. Выделяются следующие направления обеспечения согласованности строения сетей вертикальных и горизонтальных связей:

1) Согласованность типов и характера связей. При установлении используемых типов связей необходимо учитывать не обособленное, а именно совместное функционирование сетей вертикальных и горизонтальных связей. Они должны быть совместимы. Если горизонтальные связи отличаются высокой вариабельностью, например, в условиях гибких технологий, то вертикальные не должны быть излишне жесткими, однозначными и подавляющими инициативу.

2) Оптимальное соотношение «высоты» и «ширины» как структуры организации в целом, так и ее отдельных блоков и подразделений применительно к конкретным условиям и особенностям реализуемой функции. «Завышение» структуры ведет к необоснованной оторванности периферии от центра, чрезмерное расширение — к снижению управляемости.

3) Соответствие места, занимаемого блоками и подразделениями в горизонтальных сетях, месту, занимаемому ими в вертикальных сетях, и наоборот.

4) Согласованность масштаба развертывания горизонтальных и вертикальных сетей, исключающая образование структурных островов и тупиковых ветвей.