Подготовка к переговорам: организационный и содержательный аспекты

Переговоры представляют собой неоднородный процесс, включающий несколько стадий. Можно выделить три стадии переговоров:

1)подготовка к переговорам; 2)процесс ведения переговоров;

3)анализ результатов переговоров и выполнение достигнутых договоренностей.

Подготовка к переговорам. Тщательная подготовка к переговорам –залог их успешного проведения. Подготовительный период включает 2 основных аспекта:

I.ОРГАНИЗАЦИОННЫЙ АСПЕКТ:

1) выбор места и времени встречи. При выборе места проведения переговоров следует помнить о том, что люди комфортнее чувствуют себя на своей «территории», будь это офис или страна.

2) Определение повестки. Повестка дня - инструмент для регулирования хода переговоров. В процессе ее составления определяется круг вопросов для обсуждения, устанавливается порядок их обсуждения, решается вопрос о длительности выступлений оппонентов.

3) Формирование состава участников переговоров. Здесь решаются вопросы о том, кто возглавит делегацию, каков будет ее количественный и персональный состав.

II.СОДЕРЖАТЕЛЬНЫЙ АСПЕКТ.

1) Анализ проблемы и интересов сторон. Нужно хорошо изучить противника, его сильные и слабые стороны, досконально проанализировать ситуацию и собрать необходимую информацию. Следует анализировать не только собственные интересы, но и интересы оппонентов. В противном случае переговоры рискуют превратиться в «диалог глухих».

2)Оценка возможных альтернатив переговорному соглашению. Это необходимо на тот случай, если переговоры не завершатся успехом. Стоит определить не только наилучшую альтернативу, но и подумать над вторым и третьим альтернативными вариантами. Можно составить список всех возможных альтернатив, которые имеются в вашем распоряжении, следует не только оценить собственные альтернативы переговорному соглашению, но и попытаться составить аналогичный список вариантов, имеющихся у другой стороны.

3) Определение переговорной позиции. Чаще всего участники переговоров подразумевают под позицией официально заявленную точку зрения. Стороны должны продумать вопрос о первоначально выносимой на переговоры позиции. Оппоненты склонны начинать обсуждение с рассмотрения тех аспектов проблемы, по которым их позиции не совпадают. Подобная тактика может привести к осложнению переговорного процесса, и перспектива достижения соглашения становится призрачной.

4)В процессе подготовки к переговорам каждому из участников необходимо также разработать различные варианты решения проблем и сформулировать соответствующие предложения, отвечающие тому или иному варианту решения. Даже если предметом обсуждения является одна проблема, то в этой ситуации вряд ли можно говорить о наличии только двух вариантов её решения – по одному на каждого оппонента. Поэтому, готовясь к будущим переговорам, необходимо разработать несколько возможных вариантов решения, учитывая как собственные интересы, так и интересы оппонентов.

5)Содержательная сторона предварительной работы завершается подготовкой необходимых материалов справочного характера и документов (текстов выступлений, проектов предложений).Проведенная участниками целенаправленная подготовка к переговорам позволяет минимизировать риск их осложнений или срыва и рассчитывать на результативность предстоящего переговорного процесса.

. уточнение интересов и позиций сторон

2. обсуждение, предполагающее выработку возможных вариантов решения проблемы

3. достижение соглашения

Первое состоит в обмене информацией относительно наиболее важных спорных вопросов, точек зрения и позиций друг друга по имеющейся проблеме. Этап имеет существенное значение для формирования атмосферы, в которой будут проходить переговоры. Если стороны не умели наладить нормальные рабочие отношения, то у них вряд ли есть шанс достигнуть каких-либо договоренностей.

ШЕСТЬ ЭЛЕМЕНТОВ СПОСОБСТВУЮЩИХ ФОРМИРОВАНИЮ БЛАГОПРИЯТНОГО КЛИМАТА В ПРОЦЕССЕ ВЕДЕНИЯ ПЕРЕГОВОРОВ 1) Рациональность. Необходимо сохранять спокойствие, даже если другая сторона проявляет эмоции. 2) Понимание. Постарайтесь понять оппонента. 3) Общение. Прямые контакты всегда могут быть использованы для улучшения отношений между оппонентами. 4) Достоверность. Избегайте использования ложной информации. 5) Отсутствие поучительного тона. Пренебрежительные интонации, демонстрация превосходства, проявление неуважения и вызывают раздражение. 6) Открытость для восприятия другой точки зрения. Нетерпимость по отношению к взглядам оппонента – верный путь к разрыву отношений.

2. Обсуждение. На этом этапе участники переговоров должны выработать основные параметры совместного решения проблемы. Внося предложения, отвечающие тому или иному варианту решения, и обсуждая их, оппоненты могут усилить или ослабить собственные позиции, во многом предопределяя этим исход переговоров. А) Умение слушать лежит в основе любых переговоров. Б) Умение убеждать необходимо для того, чтобы добиться согласия оппонента с высказываемой точкой зрения. Характерной особенностью убеждения является то, что оно обращено, прежде всего, к разуму человека и осуществляется посредством аргументации. МЕТОДЫ АРГУМЕНТАЦИИ: Фундаментальный - изложение фактов и конкретных сведений. Метод противоречия - основан на выявлении противоречий в рассуждениях оппонента. Метод извлечения выводов - основан на точной аргументации, которая посредством частных выводов приводит к желаемому результату. Метод сравнения - придает рассуждению яркость, делает его зримым. Метод «да…но» - позволяет сначала согласиться с говорящим, а затем возразить, что дает хороший психологический эффект. Метод подхвата реплики – предполагает умение применить реплику оппонента в целях усиления собственной аргументации. В) Умение задавать вопросы – важная составляющая эффективного обсуждения предложений сторон. ВИДЫ ВОПРОСОВ: Риторические - утверждение или отрицание, выраженное в вопросительной форме и не требующее ответа Наводящие - содержат элементы требуемого ответа. Альтернативные - предоставляют оппоненту возможность выбора из 2-3х вариантов, что позволяет быстрее принять решение. Г) Умение мыслить творчески. Проблема состоит в том, что люди нередко склонны к шаблонному мышлению. Чтобы это препятствие преодолеть, оппонентам необходимо умение мыслить творчески.

3. Достижение соглашения. Третий этап ведения переговоров завершает длительный и трудный поиск решения проблемы: стороны приступают к разработке итоговых договоренностей. При работе над соглашением участникам переговоров предстоит сделать окончательный выбор, который должен находиться в зоне допустимых для обеих сторон решений. Переговоры не всегда ведутся в жестком соответствии со схемой, но общая логика последовательности этапов ведения переговоров должна сохраняться. Ее нарушение может привести к затягиванию переговорного процесса или его срыву.