Порядок и требования к размещению итоговых ВКР в электронной библиотеке ТюмГУ

Тексты ВКР бакалавров, успешно завершивших освоение образовательных программ высшего образования, в обязательном порядке размещаются в электронной библиотеке ТюмГУ.

Коллекция ВКР является частью электронной библиотеки ТюмГУ и представляет собой базу данных цифровых копий оригиналов итоговых работ, которые размещаются на сервере ИБЦ в формате pdf, с предоставлением доступа на сайте ИБЦ в электронной библиотеке ТюмГУ https://library.utmn.ru/ http://www.tnmlib.ru/. Доступ организуется посредством создания метаданных, содержащих ссылки на полные тексты или части работ, с соблюдением авторских прав.

Размещение итоговых работ в ЭБ осуществляется для формирования базы документов, используемых при экспертизе на заимствования, для стимулирования добросовестной конкуренции среди обучающихся, а также предоставления всем заинтересованным сторонам сведений о тематике и уровне выполнения ВКР обучающимися ТюмГУ.

Тексты итоговых работ размещаются в ЭБ с учетом изъятия производственных, технических, экономических, организационных и других сведений, в том числе о результатах интеллектуальной деятельности в научно- технической сфере, о способах осуществления профессиональной деятельности, которые имеют действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности их третьим лицам, в соответствии с решением правообладателя.

За исключение из итоговой работы сведений, представляющих действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности их третьим лицам, отвечают совместно автор и руководитель работы. Изъятый текст может быть помечен следующим образом, например, [изъято 2 абзаца], [изъято 2 страницы].

Руководитель учебного подразделения не позднее чем за шесть месяцев до начала государственной итоговой аттестации организует работу по ознакомлению обучающихся выпускного курса с требованиями соответствующего Положения (приказ № 97-1 от 26.02.2018).

На размещение ВКР (полного текста или части работы) в ЭБ обучающийся дает свое письменное согласие (приложение 8).

Согласие хранится в выпускной квалификационной работе.

Руководитель учебного подразделения приказом назначает ответственных за сбор и передачу электронных копий ВКР в ИБЦ отдел информационно-библиотечного обслуживания (включая скан согласия на размещение) за 30 календарных дней до начала государственной итоговой аттестации.

В ИБЦ ответственным за прием электронных версий итоговых работ обучающихся и их последующее размещение в ЭБ является работник службы формирования документного фонда.

Подготовка электронных копий итоговых работ для передачи в ИБЦ отдел информационно-библиотечного обслуживания.

Ответственным за сбор и передачу в ИБЦ лицом на каждую образовательную программу формируется отдельная папка. Структура заголовка папки должна содержать:

- год выпуска (в формате 2019-2020);

- сокращенное наименование структурного подразделения;

- код и наименование образовательной программы;

- форму обучения (очная форма обучения – ОФО, заочная форма обучения – ЗФО, очно-заочная форма обучения – ОЗФО).

Внутри общей папки находятся папки на каждого выпускника, названные по ФИО обучающегося. Папка на каждого обучающегося должна включать скан согласия и электронную копию работы или части работы, подготовленную согласно выше названным правилам.

Обучающийся самостоятельно готовит электронную копию своей работы для передачи ответственному лицу:

- в случае согласия на размещение полного текста работы – скан в формате pdf титульного листа (с подписями), оглавления и текста работы (кроме информации, изъятой). Графическая часть ВКР (при наличии) может быть представлена в виде одного или нескольких файлов. ВКР в форме произведения изобразительного искусства или в другой предусмотренной ОП ВО форме представляется в виде фотографии;

- в случае согласия на размещение части работы – скан титульного листа, оглавления, введения.

Текстовые материалы и изображения (рисунки, карты, фотографии и т.п.), входящие в состав итоговой работы, должны быть хорошего качества, четкими, легко читаемыми. Автор должен проверить:

- соответствие электронного и бумажного варианта итоговой работы;

- правильность отображения переведенных формул, рисунков (в том числе графиков), таблиц;

- отсутствие пустых страниц;

- отсутствие компьютерных вирусов.

Электронные копии ВКР передаются обучающимися по программам бакалавриата лично ответственному за сбор и передачу в ИБЦ отдел информационно-библиотечного обслуживания лицу не позднее чем за два дня до защиты работы в ГЭК.

Передача в ИБЦ электронных копий ВКР осуществляется в течение пяти рабочих дней после защиты ВКР в ГЭК и оформляется Актом о приеме и передаче электронных копий ВКР (приложение 9). При наличии веских причин срок передачи может быть увеличен по согласованию с ИБЦ.

Акт о приеме и передаче электронных копий ВКР составляется в двух экземплярах, один экземпляр акта хранится в ИБЦ, второй – на выпускающей кафедре или, в случае отсутствия кафедр, в ином специально отведенном месте (в течении пяти лет).

Работник службы формирования документационного фонда ИБЦ принимает и проверяет электронные материалы на соответствие требованиям Положения (приказ № 97-1 от 26.02.2018).

Порядок размещения текстов итоговых работ в ЭБ.

При размещении в ЭБ ИБЦ об итоговой работе создается библиографическая запись, которая содержит следующие поля:

- фамилия, имя, отчество обучающегося;

- фамилия, имя, отчество руководителя итоговой работы;

- тема итоговой работы;

- дата и номер приказа о выпуске;

- код и наименование образовательной программы;

- форма обучения;

- предметные рубрики;

- URL-ссылка на полный текст работы или ее часть (создается работниками ИБЦ);

- ключевые слова.

В отдельных случаях (подготовка статьи, патента) по письменному заявлению обучающегося может быть предоставлена отсрочка на размещение работы в ЭБ. Решение об отсрочке принимает заведующий кафедрой/руководитель учебного подразделения (при отсутствии кафедр) и ставит подпись на заявлении обучающегося. Данная работа передается в ЭБ отдельно по истечении срока, указанного в заявлении.

Срок хранения текстов выпускных квалификационных работ и научных докладов в доступном сегменте электронной библиотеки ТюмГУ составляет пять лет. Об исключении итоговых работ из доступного сегмента ЭБ работником службы формирования документного фонда ИБЦ  библиотечно-музейного комплекса (БМК) составляется акт и подписывается директором ИБЦ БМК.

Выпускные квалификационные работы, отмеченные на всероссийских, республиканских и вузовских конкурсах хранятся постоянно.

Доступ лиц к текстам итоговых работ обеспечивается в соответствии с законодательством Российской Федерации, с учетом изъятия производственных, технических, экономических, организационных и других сведений, в том числе о результатах интеллектуальной деятельности в научно-технической сфере, о способах осуществления профессиональной деятельности, которые имеют действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности их третьим лицам, в соответствии с решением правообладателя.

Директор ИБЦ  БМК несет ответственность, контроль за размещение ВКР выпускников Ишимского педагогического института им. П.П. Ершова (филиала) Тюменского государственного университета в электронной библиотеке ТюмГУ.

Директор Центра информационных технологий несет ответственность за согласованный уровень доступности и корректное функционирование серверной и сетевой инфраструктуры и общесистемного программного обеспечения, на которых располагаются прикладные программные средства и информационные системы ИБЦ БМК ТюмГУ.