Создание и редактирование таблиц

Для ввода или редактирования данных в любой ячейке таблицы следует сделать ее активной. Данные можно вводить непосредственно в поле активной клеточки или в поле строки формул в позицию, обозначенную вертикальной черточкой-курсором, который появляется сразу после нажатия любой клавиши из алфавитно-цифрового поля. Нажатие клавиши Enter или одной из стрелок управления курсором завершает ввод данных в ячейку, а клавиша Esc отменяет его. Символы могут вводиться в режиме вставки или замены. Переключение между режимами осуществляется клавишей Insert.

При нажатии клавиши Enter или одной из стрелок управления курсором ячейка для ввода закрывается, и табличный курсор перемещается на одну ячейку в направлении, которое определяется выбранной опцией в списке Переход к другой ячейке после ввода в направлении... Этот список выводится командой Параметры из меню Сервис, после чего нужно выбрать вкладку Правка.

Интересной особенностью ввода в EXCEL является автоввод. При вводе данных в этом режиме EXCEL пытается угадать, что вводится, и дописывает свой вариант до конца. Если пользователь согласен с этим вариантом, то следует просто нажать клавишу Enter. В противном случае нужно продолжить ввод, игнорируя предложение EXCEL.

Клеточки можно заполнить данными, которые повторяются или имеют прогрессию, с помощью автозаполнения.

Для этого нужно выполнить следующее:

ввести данные в первую клеточку;

ввести данные во вторую клеточку, чтобы задать конкретный прирост элементов ряда. Величина прироста определяется за разницей значений двух его начальных элементов;

выделить одну или две клеточки, которые содержат начальные значения;

перетянуть маркер заполнения (черный квадратик в правом нижнем углу табличного курсора) мышью к последней ячейке диапазона. При этом курсор мыши приобретает вид маленького крестика;

отпустить кнопку мыши, и столбец (строка) заполнится данными.

Автозаполнение также выполняется с помощью меню Правка и команды Заполнить или с использованием клавиши Alt во время протягивания курсору мыши вдоль диапазона ячеек. Но для данных текстового типа автозаполнение лишь дублирует содержание ячеек.

Для редактирования данных сначала нужно сделать ячейку активной, а затем нажать клавишу F2 или дважды щелкнуть левой кнопкой мыши. В клеточке появится черточка-курсор – и можно выполнять редактирование. Для удаления символа в позиции курсора следует нажать клавишу Delete, а символа слева от курсора – клавишу Backspace. Если нужно совсем удалить данные из ячейки, то необходимо сначала ее выделить, а затем нажать клавишу Delete.

В ячейку могут быть записаны данные трех типов: текстовые, числовые и формульные.

Текстовые данные

Текстовые данные состоят из букв, чисел и специальных символов. Длина одной записи не может превышать 255 символов. В стандартном формате в ячейке размещается лишь 9 символов. Если введенный в ячейку текст длиннее, чем ее ширина, то он распространяется вправо на соседние ячейки (в случае, когда они пустые). Если соседние справа ячейки не пустые, то текст в ячейке урезается, но в памяти компьютера и в строке формул он сохраняется полностью. Если установить опцию Переносить по словам во вкладке Выравнивание окна диалога Формат ячеек, то текст будет переноситься, занимая в ячейке несколько строк. Введенные в ячейку текстовые данные программа сама выравнивает по левому краю.

 Числовые данные

Числовые данные являются константами, которые имеют лишь цифровые значения и числа, которые рассматриваются как дата или время.

Используются такие форматы для записи чисел:

Общий, который используется для отображения как тестовых, так и числовых значений произвольного типа;

Числовой, который является самым общим способом представления чисел;

Денежный, который используется для отображения денежных величин;

Финансовый, который используется для выравнивания денежных величин по разделителю целой и дробной частей;

Дата, который используется для отображения дат;

Время, который используется для отображения времени;

Процентный, который используется для отображения числа в виде процента;

Дробный, который используется для отображения дробной части числа;

Э кспоненциальный, который используется для отображения числа в экспоненциальном виде;

Текстовый. Значения в текстовом формате отображается так же, как и вводятся. Они обрабатываются как строки не зависимо от их содержания;

Дополнительный, который предназначен для работы с базами данных и списками адресов.

Для записи целого числа используются цифры 0...9, а также знаки "+" и "-". Вещественное число дополнительно включает запятую, которая разделяет целую и дробную части. Если разделитель – точка, то EXCEL по умолчанию воспримет введенное число как дату. Если разделитель – двоеточие, то воспримет введенное число как время. Введенные в ячейку числовые данные программа сама выравнивает по правому краю.

Если ширина столбика недостаточная для индикации всего числа, то оно округляется или выводится в форме с экспонентой. Если и это не поможет, то клеточка заполняется символами # # #. Если вводятся дата или время, EXCEL превращает данные в специальное число. С этим числом можно выполнять такие же операции, как и с числами в обычном формате. Например, можно подсчитать, сколько дней прошло между приведенными датами.

Формульные данные

Формула начинается символом " =" и представляет собой совокупность операндов, соединенных знаками операций и круглых скобок. Операндом могут быть число, текст, логическое значение, адрес ячейки и функция. В формулах различествуют арифметические операции ("-" вычитание, "+" сложение, "х" умножение, "/" деление, "^Ù" возведение в степень) и операции отношений (">" больше, "<" меньше, "=" равно, "<=" меньше или равно, ">=" больше или равно, "<>" не равно).