Автоматизована система управління (АСУ) вищого навчального закладу. Характеристика основних ВНЗ

Вступ

 

Характерною рисою сучасного стану розвитку людства є постіндустріальна трансформація суспільства, становлення інформаційного суспільства. Головною ознакою постіндустріальної технології є її гнучкість, яка досягається за рахунок використання сучасних методів обробки інформації. Таким чином, сучасна організація не може існувати без оперативного та адекватного реагування на швидкі зміни зовнішнього середовища, а тому управління такою установою набуває нових рис. В діяльності сучасних організацій роль інформації, як основного джерела прийняття зважених рішень, має тенденцію неухильного росту. Така ситуація характеризується не просто різко зростаючим обсягом інформації, але, головне, її доступністю і швидкістю доступу до неї. Однак використання сучасних засобів обробки інформації не гарантує достовірності інформації, що обробляється, та готовності кінцевих користувачів вчасно її приймати та використовувати.

Загально відомо, що зниження ризиків при прийнятті управлінських: рішень суттєво залежить від обсягу та достовірності інформації про об'єкт управління та його оточення, а бізнес-процеси, в ході яких приймаються такі рішення, не можуть існувати у відриві від відповідної інформаційної моделі. Таким чином, необхідність використання інформаційної технології для управління об'єктом, тобто створення автоматизованої системи управління цим об'єктом диктується частотою прийняття складних управлінських рішень. За умови використання індустріальної парадигми поведінки будь-яка організація повинна функціонувати у сталому режимі, тобто основним постулатом цієї парадигми є припущення про наявність для всіх видів бізнес-процесів стаціонарного режиму. Завдання управлінця тоді полягає саме у виведенні об'єкту управління у стаціонарний режим та підтриманні умов цього режиму. Звідси випливає, що індустріальна парадигма поведінки грунтується на припущенні про постійність зовнішнього відносно організації середовища.

На відміну від цього, як вже відзначалося вище, сьогодні зовнішні фактори є швидко змінними, тому всі бізнес-процеси організації не встигають перейти в стаціонарний режим. Це призводить до того, що слідуванні індустріальній парадигмі поведінки при управлінні організацією призводить до її занепаду.

Постіндустріальна ж парадигма поведінки постулює необхідність адаптивного в широкому розумінні управління організацією, тому забезпечення оперативного прийняття рішень на основі достовірного та своєчасного інформаційного зворотного зв'язку є основним завданням управлінця. Управління інформацією в рамках цієї парадигми є основною функцією управлінців різного рівня.

Двома головними складовими процесу управління інформацією є:

    одержання достовірної й актуальної інформації;

    обробка цієї інформації та передача її необхідних частин іншим учасникам процесу управління.

Зважаючи на великі обсяги обробки необхідної інформації для забезпечення постіндустріальної парадигми поведінки організації, можна стверджувати, що тільки інтегрована автоматизована система управління, що реалізована на базі сучасних інформаційно-комунікаційних технологій, дозволяє забезпечити вчасний доступ до управлінської інформації, систематизувати базові дані, організувати їх у необхідні звіти.

Задача розроблення ефективної інформаційно-аналітичної системи управління вищим навчальним закладом є однією з найбільш актуальних задач загальної проблеми інформатизації освіти.

Оскільки ВНЗ є найактивнішими джерелами та споживачами інформації, теоретичні проблеми побудування та практичні реалізації ефективних інформаційно-аналітичних систем у галузі освіти завжди були у центрі уваги відповідних підрозділів та спеціалістів ВНЗ.

В силу різних причин численні інформаційні системи, розроблені у ВНЗ власними силами, розв’язують різноманітні конкретні проблеми, пов’язані з окремими задачами автоматизації управління освітніми процесами. Це, наприклад, задачі управління кафедрою, деканатом, задачі бухгалтерії, навчального відділу тощо.

Інформаційні системи, які експлуатуються у ВНЗ, розроблені в різні часи, на різних платформах та з використанням різних технологій, різними за складом та кваліфікацією колективами розробників. Вони можуть бути охарактеризовані як експериментальні проблемно-орієнтовані системи або як функціональні прототипи окремих підсистем загальної інформаційних автоматизованих систем (ІАС) ВНЗ.

Ці системи, як правило, орієнтовані на задачі управління навчальним закладом, тобто є реалізаціями класу автоматизованих систем управління підприємством (АСУП).

В той же час основним технологічним процесом ВНЗ є академічний (навчальний) процес. Відомо, що ефективність будь-якої системи управління прямо пов’язана з тим, наскільки повно вона розв’язує задачі основного процесу цієї системи. З нашої точки зору, саме академічний процес у ВНЗ країни є поки що поза увагою як теорії, так і практики інформаційно-аналітичних систем у галузі освіти.

Актуальність теми дослідження.

Автоматизація повсюдно вважається головним, найперспективнішим напрямом розвитку будь-якого підприємства чи організації. Завдяки мінімізуванню участі людини у виробничих процесах, а також високій концентрації основних операцій значно поліпшуються умови праці та економічні показники.

Сьогодні системи автоматизованого керування є об’єктами активних досліджень. Дослідники, використовуючи новий технологічний рівень, повернулись до створення моделей комплексної автоматизації процесів управління. Для цього активно розробляється системно незалежне програмне забезпечення.

Метою роботи є підвищення ефективності ФМБ (факультет менеджменту та бізнесу) ПолтНТУ шляхом розвитку інформаційної підсистеми у складі автоматизованої системи управління (АСУ).

Для досягнення поставленої мети необхідно дослідити та вирішити такі задачі:

.   Дослідити автоматизовану система управління вищого навчального закладу;

.   Дослідити автоматизовану система управління Полтавського національного університету імені Юрія Кондратюка

.   Сформувати технічне завдання, для подальшої оптимізації існуючої автоматизованої системи управління;

.   Провести аналіз системи управління охороною праці та безпеки у надзвичайних ситуаціях

Об’єкт дослідження є - Полтавський національний університет імені Юрія Кондратюка.

Предмет дослідження - автоматизована система управління Полтавського національного університету імені Юрія Кондратюка.

 

Автоматизована система управління (АСУ) вищого навчального закладу. Характеристика основних ВНЗ

 

АСУ «ВНЗ» - це сукупність логічно організованих програмних засобів, призначених для створення, обробки і збереження інформації про абітурієнтів та студентів, автоматизації документообігу навчального процесу, інформаційно-аналітичної підтримки всіх підрозділів навчального закладу.

Система охоплює всі етапи навчання, пристосована до змін процесів та методів управління, припускає можливість змін в ієрархічній структурі організації.

Документація, що формується, узгоджена з діючою в Україні нормативною базою.

АСУ «ВНЗ» розкриває нові можливості колективам в управлінні навчальним закладом і виводить навчальний процес до сучасного рівня автоматизації.

Кожний етап перебування студента у навчальному закладі автоматизовано фіксується адміністрацією із дотриманням усіх організаційних процедур, документуванням цих процесів та контролем за станом справ.

Програми АСУ «ВНЗ» мають гнучку структуру і легко переналагоджуються. Для цього додаткові дані, які часто повторюються (назви факультетів, навчальних груп, назви дисциплін та інші) винесені у таблиці-довідники. Адміністратор системи за необхідністю може змінювати налаштування.

Програми АСУ «ВНЗ» мають сучасний інтерфейс. Робота оператора полегшується наявністю додаткових меню, з яких вибираються необхідні дані.

Особливістю АСУ «ВНЗ» є унікальна запатентована система захисту інформації від несанкціонованого доступу. Правовою основою створення системи захисту в АСУ «ВНЗ» є закон України «Про захист інформації в автоматизованих системах».

Інформаційна безпека системи забезпечується у відповідності до норм стандарту ISO.

Система захисту інформації АСУ «ВНЗ» забезпечує:

· криптографічний захист інформації при збереженні її на магнітних носіях, передачі по каналах зв'язку на базі вироблення імітовставки та перевірки електронного цифрового підпису;

·   ідентифікацію операторів Системи;

·   реалізацію розмежування доступу до ресурсів та процесів в системі.

Розвинута система доступу дозволяє користувачеві працювати лише з тими даними, які повністю відповідають його посадовим обов'язкам.

Автоматизована система «Приймальна комісія»

АС «Приймальна комісія» - це програмно-технологічний комплекс, який створено для автоматизації діяльності приймальної комісії навчального закладу, організації роботи працівників, зменшення кількості документації на паперових носіях та для повного інформаційного забезпечення прийняття управлінських рішень на рівні приймальної комісії навчального закладу.

Працівники приймальної комісії можуть звертатись до бази даних документів про середню освіту державної інформаційно-виробничої системи «ОСВІТА» для перевірки інформації атестату про середню освіту та використовувати інші дані про попередній рівень освіти абітурієнта.

Автоматизована система «Деканат»

Автоматизована система «Деканат» - це програмно-технологічний комплекс управління навчальним процесом закладу освіти, призначений для організації роботи методистів та зменшення кількості документації на паперових носіях.

В процесі роботи АС «Деканат», до персональних даних студента додаються інші поля, що відображають поточний стан навчання студента згідно навчального плану. Тому доцільно використовувати дану програму у комплексі з АС «Приймальна комісія».

Дані зарахованих студентів пакетнами переносяться з «Приймальної комісії». Це позбавляє працівників деканатів від необхідності вводити руками дані студентів. Таким чином, персональна картка для кожного студента вводиться лише один раз - під час подання документів до приймальної комісії, далі картка лише набуває додаткових даних.

Значною перевагою автоматизованої системи «Деканат» виступає зв'язок п’ятьох основних блоків, на яких базується програма це:

· блок анкет студента;

·   блок анкет співробітників;

·   блок навчальних планів;

·   блок відомостей;

·   блок адміністрування доступу.

Введені навчальні плани призначаються навчальним групам студентів. На підставі призначеного навчального плану автоматично створюються відомості іспитів, заліків, контрольних робіт та інших заходів контролю.

В навчальному процесі вагому участь приймають викладачі та співробітники закладу. Всі дані про співробітників вносяться до бази даних. При створенні екзаменаційних відомостей обов’язковим атрибутом є призначення екзаменатора.

АС «Деканат» є основним модулем автоматизованої системи керування вищим навчальним закладом.

Інформація, яка формується підсистемою «Деканат» застосовується в інших підсистемах, що забезпечують життєдіяльність вищого навчального закладу: для бібліотек, спорткомплексів, гуртожитків, суспільних заходів тощо.

Впровадження в навчальному закладі електронного студентського квитка дає можливість фіксувати всі дані про дії, що відбуваються з студентом протягом навчального процесу та зберігати їх в пам'яті автоматизованих систем, а це дає можливість студентському квитку виконувати функції читацького квитка, перепустки до гуртожитку, отримання пільг на проїзд у місцевому транспорті.

Після кожної сесії підсистема «Деканат» автоматично контролює виконання навчального плану, зміну кількості студентів, формує звіти.

Дисципліни навчального плану

Модуль редагування розподілу годин навчального плану. Даний модуль має вигляд звичайної таблиці годин навчального плану, що робить цю форму зручною для перегляду та редагування.

Користувач може змінювати вигляд навчального плану на більш зручніший для власного використання. Дисципліни та години навчального плану вибираються із додаткових меню. Підсумкові рядки та стовпчики навчального плану підраховуються автоматично.

Із персональної картки студента можна переглянути навчальний план, за яким він навчається. Цей план являє собою перелік всіх типів занять за всіма дисциплінами навчального плану з наведенням загальної кількості годин.

Навчальний план студента можна редагувати вручну, додаючи або видаляючи дисципліни. Таким чином, навчальний план студента може набувати індивідуальних рис. Це важливо для студентів, які переводяться з інших навчальних закладів або на іншу спеціальність..

Успішність студента

На підставі навчального плану студента автоматично формується індивідуальна таблиця успішності для кожного студента. Ця таблиця містить тільки типи занять, що оцінюються: іспити, заліки, контрольні роботи і має додаткові стовпчики з оцінками за різними стандартами оцінювання, традиційні оцінки та за шкалою ЕСТS.

Оцінки автоматично переносяться з відомостей до індивідуальних таблиць студентів. Існує можливість проставити оцінки вручну.

Автоматизована система «Студмістечко»

За допомогою АС «Студмістечко» автоматизується діяльність дирекції студентського містечка навчального закладу, спрощується та вдосконалюється документообіг

Створюється єдина база даних для здійснення контролю за житловим фондом та матеріальною базою студмістечка, порядком поселення студентів, аспірантів, докторантів та сторонніх осіб, видачі та обліку документів на поселення, контроль за сплатою проживання та комунальних послуг, підвищення оперативності проходження, узгодженості і достовірності даних.

На підставі занесеної інформації в АС «Деканат», в програмі з'являється інформація про студентів, яким потрібен гуртожиток, анкетні дані автоматично переносяться до системи. Після чого адміністрація студмістечка здійснює розселення студентів по гуртожитках.