Инструкции по основным и второстепенным видам деятельности предприятия

Инструкция – от латинского «Instryktio» – направление, устройство – определяется в юридических энциклопедиях и словарях двояко:

♦ Как подзаконный правовой акт, издаваемый в целях разъяснения и определения порядка применения законодательного акта, приказа министра или руководителя иного государственного органа.

♦ Как в широком смысле указание технического порядка (правила пользования механизмом, способы выполнения какой- либо технологической операции).

В работе и в жизни мы руководствуемся большим количеством инструкций. Покупая любой прибор или лекарство, мы получаем этот вид документа как наставление контроль его использованию. Но и в профессиональной деятельности секретаря инструкция играет большую роль. Как правило, инструкция по видам деятельности применяется как самостоятельный правовой акт, подписывается начальником соответствующего структурного подразделения, ответственного за разработку документов. Инструкция по виду деятельности утверждается по представлению руководителя соответствующего предприятия федеральным, местным либо ведомственным органом исполнительной власти. Утверждается и оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении. Инструкция печатается на общем бланке предприятия. Текст инструкции излагается следующим образам:

▪ Общие положения;

▪ Правила подготовки оформления документов;

▪ Организация документооборота;

▪ ИПС по документам;

▪ Контроль исполнения документов;

▪ Составления номенклатур дел;

▪ Формирование дел и подготовка дел передаче на архивное хранение;

▪ Организация работы с ДОУ;

Структура инструкции излагается от третьего лица единственного или множественного числа. Заголовок тексту формулируется в предложном падеже. Основной текст, как правило, делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия и нумеруются римскими цифрами.

3.6.1 Должностная инструкция

И еще одна разновидность инструкции определяет работу секретаря – его должностная инструкция – правовой акт, издаваемый для регламентации организационно – правового положения секретаря, его обязанностей, прав и ответственности. Первичным элементом структуры управления является служебная должность. Должностные инструкции играют организационную, регламентирующую и регулирующую роль. Они позволяют обеспечить четкое разграничение обязанностей и прав между работниками. Кроме того, они позволяют осуществить объективную оценку деятельности работников, являются нормативной основой для применения к ним мер воздействия. При разработке должностных инструкций необходимо обеспечить единый подход к их построению, формулировке содержания разделов, последовательности их изложения. При этом они должны отражать весь круг должностных обязанностей, полномочий и ответственности работника, иметь четкие и краткие формулировки, быть гибкими и динамичными. Должностные инструкции разрабатываются на все должности, которые предусмотрены штатным расписанием, кроме должности руководителя подразделения, деятельность которого регламентирует положение о подразделении. Должностные инструкции разрабатываются на основе Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденного постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37.

При разработке должностных инструкций для государственных служащих используются рекомендации по разработке должностных инструкций по должностям государственных служащих федеральных органов исполнительной власти.

Должностная инструкция оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами должностной инструкции являются:

● Наименование организации;

● Гриф утверждения;

● Название вида документа;

● Заголовок к тексту;

● Место составления;

● Подпись;

Должностная инструкция подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается руководителем организации или заместителем руководителя. Датой должностной инструкции является дата ее утверждения. После утверждения на подлиннике должностной инструкции работник проставляет ознакомительную визу: С инструкцией ознакомлен, дата, подпись. Текст должностной инструкции, как правило, состоит из разделов: Раздел «Общие положения» включает: наименование должности с обозначением структурного подразделения; кому непосредственно подчиняется работник; порядок назначения на должность и освобождения от нее; перечень нормативных, методических и других документов, которыми руководствуется работник, занимающий данную должность; квалификационные требования; требования к специальным знаниям и навыкам. В разделе «Должностные обязанности» устанавливается конкретное содержание деятельности работника. В разделе указывают: участок работы, закрепленный за работником и виды работ, выполняемых работником. При перечислении обязанностей их следует разбить на группы:

- Обязанности по разработке, подготовке или участию в составлении документов по конкретным вопросам, находящимся в компетенции работника (приказов, инструкций и др.);

- Обязанности по своевременному и качественному сбору, обработке, анализу и использованию информации (сводок, отчетов и др.);

- Обязанности по использованию работником организационных, методических, инструкторских и других форм работы (выезды на места, созыв совещаний и др.);

- Обязанности по соблюдению сроков выполнения конкретных действий;

В разделе «Права» устанавливаются полномочия работника, обеспечивающие реализацию возложенных на него обязанностей:

- Право принимать решения, давать указания по конкретным вопросам, самостоятельно подписывать документы в пределах компетенции;

- Право обращаться с предложениями к вышестоящему руководителю;

- Право представительствовать от имени подразделения или организации в других организациях и пределы представительства;

- Право участвовать в совещаниях, на которых рассматриваются вопросы, относящиеся к деятельности работника;

- Право требовать необходимую информацию для выполнения возложенных функций;

- Право требовать определенных действий от других работников;

В разделе «Ответственность» устанавливаются критерии оценки работы и мера персональной ответственности работника. Критериями оценки являются объективные показатели, характеризующие качество и своевременность выполнения работы. Ответственность работника определяется в соответствии с действующим законодательством и может быть дисциплинарной, административной или уголовной. В разделе «Взаимоотношения » указывается: от кого, в какие сроки и какую информацию получает работник; кому, какую и в какие сроки предоставляет; с кем согласовывает проекты подготавливаемых документов; с кем осуществляет совместную подготовку документов и другие вопросы информационных взаимосвязей работника с иными подразделениями, лицами, организациями.