История возникновения и формирования группы организационных документов

ВВЕДЕНИЕ

Уже само слово «организация» происходящее от слова «Organization», означающее устройство чего – либо, строение, говорит об их назначении.

Организационно-правовые документы, прежде всего, определяют порядок функционирования любого сообщества людей, то есть, предназначены для организации чего- либо.С помощью этих документов реализуется одна из основных управленческих функций - организационная, в рамки которой вписывается, в частности, юридическое оформление создания организации, установление ее организационно-штатной структуры и численности персонала, регламентация деятельности организации в целом, а также ее структурных подразделений, включая регулирование вопросов взаимодействия между ними. Для каждой организации, в том числе и общественной, они устанавливают порядок ее создания, работы, структуру и штатную численность. Фактически с разработки организационно-правовых документов, где закрепляются цели, задачи, права, и начинается существование любой фирмы, предприятия, общества. Организационные документы имеют правовой характер и только на них можно опираться в случае конфликтной ситуации, возникающей как внутри предприятия, так и между ее  партнерами. Конечно, каждый вид организационно-правовых документов имеет свои особенности в процессе составления.

Введение организационно-правовых документов в действие осуществляется после утверждения документа соответствующим руководителем (утверждение отдельных видов документов может осуществляться постановлением, решением, приказом или распоряжением соответствующего органа (должностного лица).

Организационно-правовые документы относятся к документам бессрочного действия и сохраняют свою юридическую силу до момента их отмены или введения в действие новых взамен устаревших.

Организационно-правовые документы - документы прямого действия, затрагивающие, как правило, комплекс взаимосвязанных вопросов.

Общие требования к оформлению организационно-правовых документов остаются едиными для всех документов данной группы. Среди наиболее распространенных организационно-правовых документов следует выделить устав организации, положение о структурном подразделении (коллегиальном органе) организации, штатное расписание, правила внутреннего распорядка, инструкции по отдельным видам деятельности, должностные инструкции.

ГЛАВА 1

ИСТОРИЯ ВОЗНИКНОВЕНИЯ И ФОРМИРОВАНИЯ ГРУППЫ ОРГАНИЗАЦИОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

С древнейших времен дошли до нас различные виды документов, с помощью которых мы узнаем историю своей страны, особенности быта и различных отношений, складывающихся в те далекие времена. Документы возникли вместе с письменностью, вначале как средство закрепления имущественных отношений, а затем, с развитием письменности, стали средством общения и передачи информации. Письменные документы, дошедшие до нашего времени, данные, полученные археологами и лингвистами, показывают, что уже в 9 веке в Древнерусском государстве была культура написания документов. Свидетельства этого – договоры с Византией 911 год (князь Олег) и 945 год князь Игорь. Примечательно, что в обоих договорах упоминается об уже существовавшей практике составления документов.В первом случае – письменных завещаний, во - втором – подорожных грамот для купеческих кораблей.

Самой древней формой документа на Руси была грамота – отдельный лист пергамента шириной около 3, 5 вершков, размеры документа могли быть различными за счет подклейки следующих листов. Известно, что в период правления Владимира в основном документируются правовые отношения, создаются жалованные и вкладные грамоты, завещания. С развитием законодательных основ государства наряду с объемными многочисленными правовыми актами:  «Русская правда», «Новгородская и Псковская судные грамоты», «Двинская уставная грамота» - создаются и документы, в которых фиксируются конкретные частные правоотношения. Это многочисленные разновидности уставных, вкладных, купчих грамот; заемные, закладные кабалы; житийные записи.

В период приказного делопроизводства царь издавал указы, акты, и различные грамоты. Боярская Дума издавала приговоры. Приказ приказу писал «памяти», из приказов в приказные избы писались «грамоты», а из приказных изб в вышестоящие органы писались «отписки».

Видимо, не случайно в настоящее время это название документа стало синонимом бездушного, не дающего ответа по существу дела документа. Характерной особенностью документов этого периода было безмерное возвеличивание власть имущих путем перечисления всевозможных титулов, званий и полномочий. В 1717 –1718 году взамен устаревшей системы приказов было создано двенадцать коллегий, каждая из которых ведала определенной отраслью управления. Отсюда и пошло развитие, и становление так называемого «коллежского делопроизводства». Первоначально каждая коллегия руководствовалась своим регламентом, законодательной основой реформы стал: «Генеральный регламент», утвержденный Петром 1 в 1720 году, по которому: «государственные коллегии, також и все оных принадлежащих к ним канцелярий и контор-служители не токмо во внешних и внутренних учреждениях, но во отправлении чина своего подданейше поступить имеют. В этом документе подробно и обстоятельно раскрываются функции каждого подразделения коллегии, в том числе имеется глава о структуре и функциях канцелярии, а также глава о секретарском чине. В Генеральном регламенте также было предписано иметь два архива – общий для всех коллегий в специальном ведении коллегии иностранных дел и финансовый. Собственно регламент и стал «прародителем» организационно-правовых документов. Развивая отдельные делопроизводственные операции по работе с документами, коллежское делопроизводство оставило без изменений его бюрократическую сущность.

В 18-19 веке на смену коллежскому делопроизводству приходит исполнительное делопроизводство. Именно в этот период были разработаны первые организационные документы. «Общее учреждение министерств» от 25 июня 1811 г. стало основным законодательным актом, определившим организацию и порядок работы центральных учреждений более чем на век. Он чётко установил «предмет ведения государственных дел» министерств. Им были определены единообразная структура министерств, порядок их взаимоотношений с другими учреждениями.

Появилась новая разновидность внутренних документов, которые должны были иметь министерства и их департаменты: уставы, положения и должностные инструкции, определявшие их функции, права и обязанности.

Каждое вновь образующееся учреждение было обязано разработать свой Устав, Положение и Инструкции работников. Проекты этих документов должны были представляться соответствующие министерства, а оттуда с заключением – а комитет министров, который утверждал уставы, положения и инструкции. Далее, в порядке развития нормативных документов эти документы усовершенствовались, в них уже более конкретно прописывались задачи и права департаментов, обязанности работников отдельных категорий. Нужно добавить, что должностные инструкции вводились только для приближенных к царю и в министерствах.

Таким образом, развитию организационно-правовых документов положило начало именно возникновение перечисленной документации.

Первым организационно-правовым документом, созданным в Советском Союзе являлась «Инструкция по документированию управленческой деятельности», так как на предприятиях, в организациях Советского Союза работа с документами организовывалась на основе полной или частичной централизации в зависимости от объема документальных работ, их территориального размещения и технической оснащенности.

ГЛАВА 2