Правила. Разъяснения. Методические рекомендации

К числу документов, регламентирующих осуществление отдельных видов деятельности на предприятии относятся: правила, разъяснения, методические рекомендации и внутренние указания. Все перечисленные нормативные документы предназначены для конкретных положений федеральных, местных и ведомственных нормативно – правовых актов и организация распорядительных документов, устанавливающих общие правила и порядок осуществления на предприятиях отдельных видов деятельности, с учетом специфики его функционирования. Правила – совокупность требований и норм устанавливающих единый порядок осуществления определенной деятельности и обязательных для выполнения. В словарях русского языка правила определены как:

⮛ «постановление, предписание, устанавливающее порядок чего–нибудь»

⮛ постановление, предписание, устанавливающее тот или иной порядок в исполнении чего – нибудь, норма».

Таким образом, правила как вид организационного документа разрабатываются тогда, когда необходимо определить, как должна вестись работа, в какой последовательности. По сфере применения правила можно разделить на имеющее общее значение для всех отраслей, например: правила по технике безопасности и отраслевые, относящиеся только к одной отрасли, например: правила приема в высшие учебные заведения или правила бытового обслуживания населения. Секретарь, занимаясь организацией текущего хранения документов, составляя номенклатуру дел и готовя дела к сдаче в архив, обращается к «Основным правилам работы архивов организаций», а работник архива организации, проводя экспертизу ценности документов и передавая дела в государственный архив на постоянное хранение, использует «Основные правила работы государственных архивов». Нормативно – правовые акты составляются в соответствии с «Правилами подготовки нормативных правовых актов в федеральных органах исполнительной власти и их государственной регистрации», которые были утверждены специальным постановлением правительства Российской Федерации. Трудовые книжки заполняются и ведутся на каждого работника в организации на основании утвержденных постановлением правительства Российской Федерации 16.04.2003.№ 225 «Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей» (СЕКР.дело 2003№6). Как видно из краткого перечисления, правила составляются по самым разным поводам, когда надо установить определенный порядок и единообразие. Поэтому содержание и структура правил различны, но все они обычно начинаются с раздела «Общие положения», в котором указывается, на какой круг работников они распространяются и решению каких задач способствуют. Правила применяются как самостоятельный правовой акт, подписывается ответственным за их разработку лицом; а утверждается – в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа. Текст печатается на общем бланке и излагается от третьего лица единственного либо множественного числа. Основной текст может делиться на пункты и подпункты. Главы должны иметь названия и нумеруются римскими цифрами. Основной текст обычно завершается разделом «Заключительные положения», устанавливающие порядок введения в действие документа, а также порядок внесения в него изменений и переутверждения.

Разъяснения – издаются в дополнение к вновь введенным в действие нормативно – правовым актам. Разъяснения комментируют наиболее существенные положения нормативно – правовых актов, создавая, с одной стороны, предпосылки для их более точного и полного исполнения. Отличительной особенностью содержания разъяснений является присутствие в документе значительного числа ссылок на положения иных нормативно – правовых актов, регламентирующих выполнение определенных действий.

Методические рекомендации - не являются обязательными для исполнения, так как с правовой точки зрения являются вторичными по отношению к тому документу, который должен растолковываться с учетом практики повседневной деятельности в условиях того или иного предприятия. Вот почему методические рекомендации содержат сведения, применение которых существенно повышает эффективность действий работников предприятия в процессе выполнения ими своих обычных функций. Методические рекомендации – изложение некой технологии, доступной пониманию рядовых работников предприятия, и снабженной необходимыми примерами, образцами. Рекомендации могут носить постоянный или временный характер. При этом временные рекомендации вводятся в действие на период подготовки нормативно – правового акта или организационно - распорядительного документа. Внутренние указания являются обязательными для исполнения теми категориям работников, которым данные указания адресованы. Указания взаимоувязано дополняют положения, инструкции по отдельным видам деятельности. Это в свою очередь предопределяет структуру и содержание внутренних указаний. Внутренние указания позволяют работникам, задействованным в осуществлении какого- либо вопроса оптимизировать взаимодействия между собой и уяснить особенности выполнения должностных обязательств в различных повседневных ситуациях. Указания излагаются таким образом, чтобы в максимально ясной и конкретной форме отразить наиболее важные моменты выполнения той или иной функции.

Регламент

Значительно реже разрабатывается такой организационно – правовой документ, как регламент. В Юридической энциклопедии регламент (от лат.regula – норма, правила) определяются как правила, регулирующие порядок действия государственного органа, коммерческой или некоммерческой организации. Ст. 101 Конституции Российской Федерации устанавливает, что каждая из палат парламента – Совет Федерации и Государственная Дума «принимает свой регламент и решает вопросы внутреннего распорядка своей деятельности». Именно с разработки регламента начинала свою работу Государственная Дума в Российской Федерации. Регламент определяет всю организационную, законодательную работу главного законодателя страны, и для Государственной Думы первого созыва разработка регламента определялась как задача первостепенной важности. Без регламента, в котором устанавливается весь порядок работы, начиная с выбора председателя, порядка голосования, режима работы, и, заканчивая скрупулезным прописыванием порядка внесения, прохождения, обсуждения, принятия законов, Дума не может функционировать. Для разработки регламента была создана специальная временная комиссия по регламенту государственной Думы, проекты регламента неоднократно обсуждались, но и в уже принятый регламент вносятся изменения и дополнения.

Свои регламенты, определяющие порядок работы, разрабатывают и утверждают представительные органы всех субъектов Российской Федерации.

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Организационно-правовые документы– этокомплекс взаимосвязанных документов, которые регламентируют структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия. Организационные документы имеют правовой характер, так как основаны на нормах административного права и соответственно обязательны для исполнения. Изучив структуру текста данного вида документации, можно сделать вывод о том, что в здесь отражены правила, положения, которые непосредственно определяют статус организации; ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, а также функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и рабочего персонала.

Одной из отличительных особенностей организационно-правовых документов является то, что в них можно вносить различные изменения и дополнения в том случае, когда нет необходимости перерабатывать весь документ. Это дает возможность более оперативно осуществлять деятельность организации, не затрачивая много времени на вторичную переработку документации, что позволяет в дальнейшем также сократить процесс прохождения документов по инстанциям. Организационно-правовые документы при их составлении проходят следующие процедуры:                                          

♦ утверждение;

♦ согласование.

Утверждаются они уполномоченным на это органом, либо вышестоящей организацией, либо руководителем данной организации а согласовываются с юридической службой и квалифицированными специалистами.

К числу организационно-правовых документов относятся учредительные документы организации, организационная структура и штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции и некоторые другие документы.

В зависимости от организационно-правовой формы организации к учредительным документам относится Устав организации; учредительный договор и Устав; только учредительный договор; в ряде случаев некоммерческие организации могут действовать на основании общего положения об организациях соответствующего вида.

В соответствии с Уставом организации разрабатывается её структура, определяется штатная численность. В штатном расписании закрепляется должностной и численный состав организации, указывается фонд зарплаты.

Обязанности администрации по организации труда работников обычно оговариваются в Коллективном договоре и Правила внутреннего трудового распорядка.

При наличии в организации ряда структурных подразделений разрабатываются Положения о структурных подразделениях, в которых определяется их правовой статус, задачи, функции, права, обязанности и ответственность. Должностные инструкции определяют функции, права и обязанности сотрудников организации.

Обобщая вышесказанное, хочется особо отметить, что в общем объёме документации, создаваемой и циркулирующей в фирме, на предприятии, в учреждении, группа организационно-правовых документов составляет самый маленький процент. Однако, несмотря на незначительное количество, именно организационные документы играют главную роль в деятельности любой организации, так как именно они позволяют устанавливать и регулируют всю организацию работы на предприятии, начиная с придания организации юридической силы и заканчивая, методическими рекомендациями, содержащих сведения, применение которых существенно повышает эффективность действий работников предприятия в процессе выполнения ими своих обычных функций.

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ И ИНТЕРНЕТ ИСТОЧНИКОВ

1. Галахов В.В. «Секретарское дело». М.,2004 год

2. Дёмин Ю.М. «Секретарское дело». М.: Бератор – Пресс, 2003 год

3. Пшенко А.В. «Документационное обеспечение управления (Делопроизводство)». М: Форум, 2003 год

4. Панцерный В.В. «Делопроизводство». М., 2001 год

5. Рогожин М.Ю. «Документы в примерах и образцах». М., 2003 год

6. Журнал «Секретарское дело», 2010 год, № 2

7. Ларин М.В. О современных проблемах документационного обеспечения управления в Российской Федерации // Справочник секретаря и офис-менеджера, 2004, № 10.

8. Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева. М., ИНФРА-М, 2001.

9. Рогожин М.Ю. Деловые документы в примерах и образцах. – М.: МЦФЭР, 2003.

10. Румынина Л.А. Делопроизводство: Учебник для студ. учреждений сред. проф. образования, обучающихся по юридическим специальностям. – М.: Мастерство, 2002.

11. Трудовой кодекс РФ. - М.: Издательство ЭКСМО - Пресс, 2006.

12. Березина Н.М., Воронцова Е.П., Лысенко Л.М. Современное делопроизводство 2-е изд. – СПб., Питер, 2007  

13. Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству – СПб Питер, 2006

14. Кузнецова Т.В. Делопроизводство. – М.: ЮНИТИ – ДИАНА, 2003.

15. Вялова Л.М. Делопроизводство для секретаря в вопросах и ответах. – М.: МЦФЭР, 2004.

16. Галахов В.В., Корнева И.К. Делопроизводство. - М.: ТК Велби, Издательство Проспект, 2004.