2020-05-12
154
Этот реквизит проставляется только на ответных исходящих письмах и включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.
Реквизит переписывается из инициативного документа На N........ от...........
Место составления
Место составления или издания документа указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации»
Оформляется в соответствии с административно-территориальным разделением РФ. Перед названием города пишут букву "Г", кроме городов федерального значения – Москва, С.Петербург и Севастополь.
На каждом документе должно быть указано место его издания или составления. В служебных письмах эта информация содержится в справочных данных о предприятии, в других документах может входить в название предприятия. "Чайковский промышленно-гуманитарный "колледж", " Промышленно-гуманитарный колледж" г. Чайковский. - место составления.
Адресат
В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные лица и физические лица.
При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией.
Наименование организации и его структурного подразделения указывают в именительном падеже.
Должность от названия предприятия отделяется дополнительным интервалом. Если несколько адресов, то между ними 2 интервала.
Адресат оформляется справа на уровне углового штампа.
1. При адресовании документа организации и ее структурным подразделениям их наименования указываются в именительном падеже:
Министерство строительства РФ,
Отдел труда и зарплаты
2. При направлении документа должностному лицу, наименование организации в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном. Фамилия без подчеркивания, строчными буквами:
Министерство образования РФ
Начальнику планового отдела
И.О. Фамилия
3. Если документ адресуется первому руководителю организации или его заместителю, то в наименования органа входит наименование должности адресата:
Директору СПТУ-90
Ф.С.Дубровскому
4. Если документ адресуется в несколько однородных организаций, то их следует указывать обобщенно:
Администрации районов
Московской области
Директорам профессиональных образовательных учреждений
5. Полное наименование организации и должностного лица указывается в том случае, когда это является существенным для исполнения документа:
Директору Чайковского промышленно-гуманитарного колледжа
Н.С. Игнатьеву
6. Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке.
Главному редактору
Издательского дома
«Медиадом»
Н.В. Семиной
7. Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают.
При большем числе адресатов составляется список рассылки документа.
8. В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.
При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.
Государственное учреждение
Всероссийский научно-исследовательский
Институт документоведения и архивного дела
Профсоюзная ул., 82, Москва,
117393
Если документ адресуется физическому лицу (частному лицу), то указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.
Костенко И.Г.
ул. Суслова, д. 45, кв. 78,
г.Липки, Киреевский р-н,
Тульской обл.,123456,
СОВЕТ: следует обдумать целесообразность адресования документа сотруднику, не являющемуся руководителем структурного подразделения.
Гриф утверждения.
Утверждение является способом удостоверения документов, оно санкционирует их содержание и распространяет их действие на определенный круг организаций или лиц. Только после утверждения такие документы приобретают юридическую силу.
Документы утверждаются соответствующими органами или должностными лицами, компетентными в поставленных вопросах.
Утверждению подлежат (примерный перечень):
1. АКТЫ (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов, оборудования; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.).
2. ЗАДАНИЯ (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т.д.).
3. ИНСТРУКЦИИ (правила) (должностные; по делопроизводству; технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т.д.).
4. НОРМАТИВЫ (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников и т.д.).
5. ОТЧЕТЫ (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т.д.).
6. ПЕРЕЧНИ (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и других организаций, с указанием сроков хранения материалов и т.д.).
7. ПЛАНЫ (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно- исследовательских работ; внедрения новой техники; кооперированных поставок продукции; распределения продукции по установленной номенклатуре; доходов по жилищно- коммунальному ремонту; работы коллегии, научно-технического совета, ученого совета и т.д.).
8. ПОЛОЖЕНИЯ (об организации; о структурном подразделении; о премировании и т.д.).
9. ПРОГРАММЫ (проведения работ и мероприятий; командировок и т.д.).
10. РАСЦЕНКИ на производство работ.
11. СМЕТЫ (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений; использования средств фонда предприятия; на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т.д.).
12. СТАНДАРТЫ (государственные, национальные, организации, отраслевые).
13. СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ ЧИСЛЕННОСТЬ.
14. ТАРИФНЫЕ СТАВКИ.
15. УСТАВЫ ОРГАНИЗАЦИЙ.
16. ФОРМЫ унифицированных документов.
17. ШТАТНЫЕ РАСПИСАНИЯ и изменения к ним.
Утверждение производится после подписания документа и имеет два варианта:
1. Утверждение документа руководителем.
2. Изданием распорядительного документа (постановление, решение, приказ).
