2020-05-12
259
Тема 2. Требования к подготовке и оформлению управленческих документов
Правила оформления документов.
Документ (документированная информация) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Согласно определению, документом может быть текст, рисунок, графика, фотография, аудио- и видеозапись.
Документ обеспечивает сохранение и накопление информации.
ТРЕБОВАНИЯ, ПРЕДЬЯВЛЯЕМЫЕ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ
1. Все документы, находящиеся в учреждении, оформляются в соответствии с формуляром, принятом для данной разновидности документов, на специальных бланках или стандартных листах бумаги.
2. Документ должен исходить от учреждения или должностного лица, правомочного издавать тот или иной документ.
3. Документ должен быть юридически грамотно оформлен.
4. Содержание нужно излагать точно, ясно, убедительно, простыми предложениями, без устаревших слов и оборотов, используя официально-деловой стиль.
5. Документ должен содержать правильные сведения о всех событиях и полностью охватывать все факты, излагаемые в нем.
|
|
|
6. Сокращения слов не должно затруднять понимание текста, т.е. применяют общепринятые стандартные сокращения.
7. Документ должен быть понятен каждому, читающему его.
СТАНДАРТНЫЕ ЛИСТЫ БУМАГИ
Все виды документов оформляются на бумаге определенного размера (форматов), соответствующего качества (плотности и белизны).
ГОСТ 9327-60 («Бумага потребительская. Форматы») устанавливает три ряда потребительских форматов: А, В, С. Ряд А является основным; ряд В и С – дополнительными.
Ряд А делится на классы, обозначаемые цифрами 1 до 13; отдельные форматы обозначаются буквой ряда и цифрой класса.
Исходным форматом является формат АО, площадь в которого равна 1 м 2, с габаритными размерами 842 – 1189 мм. Последующие форматы получаются путем деления предшествующего формата на две равные части параллельно меньшей его стороне.
Для оформления деловых документов используются следующие форматы:
Применение стандартных форматов в делопроизводстве обеспечивает экономию бумаги, дает возможность использовать средства механизации и автоматизации при составлении и обработке документов.
ПОЛЯ ДОКУМЕНТА
Согласно ГОСТу 6.38 – 90 для деловых писем, приказов и других организационно-распорядительных документов предусматриваются поля следующих размеров: левое – 20 мм, верхнее – 10 мм, правое и нижнее – не менее 10 мм.
Левое поле предназначено для подшивки документов, правое и нижнее оставляют на случай износа бумаги; верхнее – для указания страниц в многостраничных документах. При пользовании оборотной стороной листа левое поле должно составлять не менее 8 мм, правое – 20 мм, т. е., наоборот, по сравнению с лицевой стороной.
|
|
|
Научные отчеты, рефераты, курсовые и дипломные работы, диссертации также следует оформлять, соблюдая следующие размеры полей: левое – не менее 30 мм, правое – не менее 10 мм, верхнее – не менее 15 мм, нижнее – не менее 20 мм. Аналогичные размеры полей должна иметь текстовая часть документов, подготавливаемых для типографского издания.
Нумерация страниц
В соответствии с ГОСТом 6.38 – 90 предусмотрен следующий порядок нумерации страниц для многостраничных документов. Все страницы, кроме первой, нумеруются.
Если текст документа печатается с обеих сторон листа, то лицевые стороны нумеруются нечетными цифрами, а оборотные – четными.
Номер страницы наносится на верхнем поле листа посередине, на расстоянии не менее 10 мм от верхнего обреза. Номер страницы пишется арабскими цифрами без знаков применения (точки), без указания слова «страница», его сокращенных вариантов «стр.» или «с» и знаков тире (черточек).
Площадь документа делится на ТРИ зоны:
служебное поле документа;
поле для размещение углового штампа;
рабочее поле документа.
Служебным полем документа является часть площади формата, предназначенная для полей документа и закрепления его в средствах хранения.
Поле для размещения углового штампа располагается в верхнем углу формата или в верхней его части при продольном варианте расположения штампа.
Остальная часть площади формата составляет рабочее поле документа.
ФОРМУЛЯР-ОБРАЗЕЦ
Каждый документ состоит из отдельных элементов, стандартных надписей, таких как гриф утверждения, визы согласования и ознакомления. Отдельные надписи называются реквизитами документа и влияют на его юридическую силу, в связи с чем требуется правильное оформление документов в соответствии с действующими нормами.
Важно подчеркнуть, что правила оформления отдельных реквизитов является общими для разных видов ОРД.
Совокупность реквизитов, расположенных определенным образомна документе, называют его формуляром.
ФОРМУЛЯР, характерный для определенного вида документов, называется типовым формуляром или формуляром-образцом.
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» устанавливает состав реквизитов (в количестве 30) и указывает их листорасположение на документе.
Каждый документ имеет присущий только ему набор реквизитов, однако в любом документе можно условно выделить следующие три части:
- заголовочную (О1 - 16)
- содержательную (17 - 21)
- оформляющую (22 - 30)
Реквизиты О1 - 12 заголовочной части могут располагаться вдоль верхней стороны листа (ПРОДОЛЬНОЕ РАСПОЛОЖЕНИЕ) или в верхнем левом углу стандартного листа бумаги (УГЛОВОЕ РАСПОЛОЖЕНИЕ).
Способы расположения реквизитов
Реквизиты могут быть расположены в двух вариантах: угловом и продольном (карточки-шпаргалки) Угловой является более рациональным, т.к. 80% всех ОРД является адресуемыми документами. Не адресуемые документы часто содержат "гриф утверждения", который располагают параллельно угловому штампу.
Продольный вариант расположения реквизитов удобен для оформления документов организации, указывающих реквизиты на двух языках.
Состав реквизитов документа в соответствии с ГОСТ Р 6.3-2003
1. Государственный герб Российской Федерации
2. герб субъекта Российской Федерации.
3. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания).
4. Код организации.
5. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица.
|
|
|
6. Идентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет, ИНН/КПП.
7. Код формы документа по ОКУД.
8. Наименование организации.
9. Справочные данные об организации.
10. Наименование вида документа.
11. Дата документа.
12. Регистрационный номер документа.
13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа (входящего).
14. Место составления или издания документа (город).
15. Адресат.
16. Гриф утверждения документа.
17. Резолюция.
18. Заголовок к тексту.
19. Отметка о контроле.
20. Текст документа.
21. Отметка о наличии приложения.
22. Подпись.
23. Гриф согласования документа.
24. Виза согласования (ознакомления) документа.
25. Оттиск печати.
26. Отметка о заверении копии.
27. Отметка об исполнителе (разработчик, составитель).
28. Отметка об исполнении и направлении в дело.
29. Отметка о поступлении документа в организацию (входящий номер).
30. Идентификатор электронной копии документа (поисковый путь в ПК).
Уважаемый Олег Станиславович! Приглашаем Вас принять участие в работе семинара «Современный офис», проводимого компанией «Росинтерн», который состоится 05.02.2013 в Государственной Думе (Георгиевский переулок, д.2, в аудитории 830 нового здания). Начало семинара в 11:00, предполагаемая продолжительность — 4 часа. В программе семинара: рассмотрение вопросов автоматизации делопроизводства, электронного документооборота, электронный архивов предприятий и организаций. Просим Вас подтвердить участие в семинаре до 04.02.2013. Заявку необходимо выслать по факсу или электронному адресу.
Приложение: 1. Программа семинара на 1 л. в 1 экз. 2. Программа выставки «Технические средства автоматизации делопроизводства» на 5 л. в 1 экз.
Председатель оргкомитета личная подпись И.В. Нестеров
М.М. Макарова 931 00 17 Отправлен факс 03.02.2013 № 93 В дело № 1-7 Сергеева 04.02.2013 |
