Электронно-цифровая подпись

Порядок применения электронно-цифровой подписи установлен федеральным законом РФ «Об электронной цифровой подписи» от 10 января 2002 года № 1 ФЗ, который создает правовые условия для использования электронной подписи в электронных документах, которая признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.

       Условия равнозначности цифровой подписи и собственноручной.

       Сертификат ключа подписи, относящийся к этой электронной подписи не утратил силу на момент проверки или подписания электронного документа при наличии доказательств определяющих момент подписи.

       Подтверждена подлинность электронной подписи в электронном документе.

       Используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.

 

Если должностное лицо, подпись которого была предусмотрена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает  лицо, исполняющее его обязанности или его заместитель. При этом не ставят предлог "за", надпись от руки "зам" или косую черту перед наименованием должности.

СОВЕТ: в этом случае необходимо внести в документ наименование должности и фамилию лица, исполняющего обязанности отсутствующего руководителя.

СОГЛАСОВАНИЕ

Предварительное рассмотрение вопросов, содержащихся в проекте документа. Предварительное обсуждение проекта текста документа, необходимое для принятия правильныхуправленческих решений. Согласование осуществляется как с должностными лицами внутри предприятия - ВНУТРЕННЕЕ СОГЛАСОВАНИЕ, так и с должностными лицами других предприятий - ВНЕШНЕЕ СОГЛАСОВАНИЕ.

Внешним также считается согласование документа с коллегиальными органами общественных объединений (с профкомами, с советами трудовых коллективов).

Внутреннее и внешнее согласование выражается в разных формах: для внутреннего используют визирование документов, Для внешнего - ГРИФ СОГЛАСОВАНИЯ.

Гриф согласования состоит из слова: СОГЛАСОВАНО, наименования должности с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия)и и даты согласования.

СОГЛАСОВАНО:

Председатель профсоюза

 

(личная подпись) И.О.Женин

 

Дата

Если согласование осуществляется письмом, протоколом или другим документом, в Грифе указывают наименование (вид) документа в именительном падеже, его дату и номер:

СОГЛАСОВАНО:

Протокол заседания

профкома

от 00.00.0000  N______

Гриф согласования располагают ниже реквизита "подпись" или в верхнем левом углу, если грифов несколько, то на отдельном листе бумаги.

Внешнее согласование, в зависимости от содержания документа, рекомендуется осуществлять в следующей очередности:

- С организациями, интересы которых затрагивает документ.

- С организациями, занимающимися научными исследованиями в области, к которой имеет отношение содержание документа.

- С общественными организациями (при необходимости)

- С органами государственного контроля (надзора) в определенной области (санитария, экология, пожарный надзор).

- С вышестоящими или межотраслевыми органами в случаях, когда законодательством предусмотрена возможность совершения управленческих действий только с разрешения этих органов.

СОГЛАСОВАНО:

Наименование должности                                                               Личная подпись И.О. Фамилия

00.00.0000

ВИЗА СОГЛАСОВАНИЯ 

Реквизит "виза" используют для внутреннего согласования документов. Виза включает личную подпись, ее расшифровку и дату, а при необходимости - должность визирующего:

Руководитель юридического отдела

Личная подпись К.И. Смелов

00.00.0000

При согласовании возможны возражения со стороны визирующего, не согласен с представленным текстом или его частями. В этом случае виза дополняется надписями: "Не согласен...", "Возражаю", "С пунктом 7 не согласен", "Замечания прилагаются".

Замечания прилагаются

Руководитель юридического отдела

Личная подпись К.И. Смелов

00.00.0000

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Исходящие документы визируются на экземпляре, остающемся в организации (2-ой экземпляр) в зоне отметки об исполнителе.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

Внутреннее согласование документа целесообразно проводить в следующей последовательности:

- составитель документа

- руководитель структурного подразделения, где составлен документ

- заинтересованные должностные лица других подразделений предприятия

- общественные организации (при необходимости)

- руководители финансовой или бухгалтерской службы

- заместитель руководителя предприятия, курирующий данное направление деятельности

- руководитель юридической службы или юрисконсульт предприятия.

Реквизит ВИЗА используется при оформлении процедуры ознакомления с документом. Виза ознакомления служит письменным подтверждением факта доведения документа до сведения работника  и начинается словами: "С приказом (актом, протоколом, инструкцией, правилами) ознакомлен" Виза ознакомления включает личную подпись работника, ее расшифровку и дату.

25. ОТТИСК ПЕЧАТИ

Еще со школьной скамьи мы усвоили: документ без печати недействителен. Вот и ставим печать чуть ли не на всех бумагах – каши маслом не испортишь. Но так ли это необходимо? На каких документах действительно нужно ставить оттиск печати, а какие могут обойтись и без него?

Вначале немного расскажем о том, что представляет собой печать. Это клише из твердой резины для нанесения оттисков на бумагу в целях подтверждения подлинности документа. Технические требования к гербовым печатям – их форме, размерам, размещаемому на них тексту и символам – изложены в государственном стандарте ГОСТ Р 51511-2001. "Печати с воспроизведением герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования" (утвержден постановлением Госстандарта России от 25 декабря 2001 г. No 573-ст). Печать - это устройство, содержащее клише печати для на­несения оттисков на бумагу.

 В ГОСТ Р 6.30-2003 сказано, что оттиск печати «заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удосто­веряющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Документы заверяют печатью организации».

Технические требования к печатям без герба в государственном стандарте пока не закреплены. В законодательстве почти ничего не сказано о правилах использования печатей. Неясно, например, какие печати должны быть в организации, в каких случаях их нужно ставить, кто несет ответственность за их сохранность, сколько у фирмы должно быть печатей и т. п. Все эти вопросы остаются на усмотрение руководства организации.

Порядок изготовления, использования, учета, хранения и уничто­жения печатей и штампов законодательство не регламентирует. Отча­сти можно полагаться лишь на ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспро­изведением государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования», но, как следует из названия, он относится только к организациям, имеющим право использовать гос­символику.

Кроме того, технические требования к печатям организаций содер­жит Национальный стандарт Российской Федерации «Печати мастич­ные удостоверительные. Форма, размеры и технические требования» (утв. на основании Федерального закона от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О тех­ническом регулировании»). Здесь, в частности, перечислены размеры, которые должны иметь и сама печать, и изображения на ней, а также способы защиты печати от подделки.

Печати бывают трех видов: гербовые, приравненные к гербовым и простые.

Гербовые печати (с изображением герба РФ) используются только в органах государственной власти и государственных учреждениях. Кроме того, гербовую печать получают организации, которые наделены государственными полномочиями. Например, частные нотариальные конторы.

Коммерческие фирмы используют печати, приравненные к гербовым. На них изображена фирменная эмблема, логотип или просто написано название компании. Как на гербовых, так и на приравненных к ним печатях указывается ИНН юридического лица и номер свидетельства о государственной регистрации.

Акционерное общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование и адрес.

Есть свои печати и у частных предпринимателей. По своему статусу они считаются приравненными к гербовым. Но на такой печати вместо герба и эмблемы располагается фамилия, имя и отчество индивидуального предпринимателя, а также указывается его местонахождение, ИНН и регистрационный номер.

Технические требования к печатям без герба в государственном стандарте пока не закреплены.

Простыми считаются печати структурных подразделений компании, печати для отдельных видов документов, штампы. Они бывают разной формы – круглые, треугольные, прямоугольные, квадратные. Ставятся на те документы, которые не требуют особого подтверждения подлинности (справки, пропуска, копии и т. п.).

Штампы, датеры, факсимиле

Штамп – Однозначного определения штампа нормативные документы нам не предлагают. Их цель - мгновенно воспроизвести на бумаге то, что всякий раз приходится писать от руки. Можно сказать, что это вид печати прямоугольной формы с каким-либо текстом. Чаще всего штампы используют, чтобы нанести на документ реквизиты организации. Бывают штампы, подтверждающие определенное действие. Например "Оплачено", «Разрешено», «Отказано», «Копия» "Выдан вкладыш". Форма прямоугольная.

Места проставления штампов, как правило, более или менее опре­делены.

Например, в инструкциях по делопроизводству принято прописывать, что штамп «Входящий документ» ставится именно в нижнем правом углу документа, а штамп «На контроль» - на верхнем поле справа.

Датер – штемпельный прибор для автоматического проставления дат. Порядок использования штампов и датеров в законодательстве не урегулирован, поэтому организация должна определить его самостоятельно. Внешний вид не регламентируется. Представляет автоматический штамповщик дат.

Факсимиле – это печать или клише, с помощью которого воспроизводится подпись человека, т.е.  представляет собой копию подписи должностного лица. В соответствии со статьей 260 Гражданского кодекса факсимиле можно использовать только в установленном законом порядке. Однако такого порядка пока не существует.

На кадровой и бухгалтерской документации факсимиле ставить нельзя – там нужна только собственноручная подпись должностного лица. А вот на письмах, грамотах, поздравлениях – вполне допустимо.