Оба способа имеют одинаковую юридическую силу

Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу документа.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

УТВЕРЖДАЮ

Президент ЗАО «Ростекстиль»

________________ В.А. Степанов

(личная подпись)

_ 01.02.2015 ______

(дата)

Допускается центрировать элементы относительно самой длинной строки.

 

УТВЕРЖДАЮ

Президент ЗАО «Ростекстиль»

________________ В.А. Степанов

                 (личная подпись)

_ 01.02.2015 ______

(дата)

 

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

УТВЕРЖДАЮ Президент ЗАО «Билайн» ________________ В.А. Степанов (личная подпись) _ 01.02.2015 ______ (дата)

УТВЕРЖДАЮ Президент ЗАО «Мегафон» ________________ А.А. Семенов (личная подпись) _ 01.02.2015 ______ (дата)

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.

 

УТВЕРЖДЕН

решением общего собрания

акционеров от 05.04.2015 № 14

 

УТВЕРЖДЕНО

Приказом ВНИИДАД

От 05.04.2015 № 82

17. РЕЗОЛЮЦИЯ.

Резолюция  - это указание по исполнению полученного документа.

Резолюция - это надпись руководителя на документе, содержащая принятое решение по документу, кому, что сделать и в какой срок, личную подпись руководителя и дату написания резолюции.

Если в резолюции несколько исполнителей, то ответственным является первый в списке исполнителей или подчеркнутый.

Резолюция ставится между "адресатом" и "текстом" в правой верхней  части документа.

Допускается писать резолюцию на отдельных листах бумаги, при создании таких листков-резолюций их подшивают в дело вместе с письмом (не приклеивая и не скрепляя скрепкой или скобкой).

Морозовой Н.В.

Федосеевой Н.А.

Прошу подготовить проект договора с консалтинговой группой «Термика» к 05.02.2015

Личная подпись

Дата

18. ЗАГОЛОВОК К ТЕКСТУ.

Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Должен быть максимально коротким и точным.

Цель заголовка – облегчить принятие руководителем решения без прочтения текста документа, а его оперативный поиска в случае необходимости.

 

Заголовок может отвечать на вопросы:

· О ЧЕМ (О КОМ)?, например, Приказ о создании аттестационной комиссии»

· ЧЕГО (КОГО)?, например, Должностная инструкция ведущего эксперта.

Заголовок пишется строчными буквами от левого поля через 1 интервал, не подчеркивается, точек не ставится. В одной строчке не более 28 знаков, по возможности каждая строчка имеет смысловое значение.

Заголовок должен иметь каждый документ формата А4.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать. 

КОНТРОЛЬ.

На документах, требующих исполнения и ответа в конкретный срок, ставится отметка о контроле. Т.е. исполнение документа взято на контроль. Обозначают  этот реквизит буквой «К», словом или штампом «Контроль». Проставляется на верхнем поле документа в правом углу

ТЕКСТ

Текст является основным реквизитом документа. Качество составления и оформления текста характеризует уровень культуры составителя и управления в организации в целом.

Текст документа должен быть информативным, составляться из простых предложений, быть лаконичным, терминологически точным, стилистически нейтральным. Языковые конструкции должны состоять из устоявшихся «стандартных» словосочетаний с использованием терминов юридического, экономического и технического языков.

Текст документа составляется на государственном языке РФ или на государственных языках субъектов РФ в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ.

 

При подготовке текста соблюдаются следующие принципы:

1. Объективность содержания.

2. Нейтральность изложения.

3. Полнота информации.

4. Краткость изложения.

5. Типизация речевых оборотов.

6. Стандартизация терминов.

Текст документа оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

Анкета

При составлении текста в виде АНКЕТЫ наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, владеете, были, находились). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Таблица -перечень сведений или наименований, цифр, данных, расположенных в определенном порядке – в колонках (графах), разделенных горизонтальной и вертикальной линией.

Таблица состоит из следующих элементов:

1. Нумерационный заголовок.
2. Тематический заголовок.
3. Головка (заголовок и подзаголовок граф).
4. Нумерационная строка.
5. Горизонтальные ряды (строки).
6. Боковик (заголовки строк).
7. Графы (колонки).

СХЕМА ТАБЛИЦЫ

Таблица 1

Расход хвойных пиломатериалов

на строганные погонажные детали*

Детали	Пиломатериалы, обрезанные по сортам			- заголовок граф - подзаголовок граф - нумерационная строка   горизонтальные ряды
	1	2	3
1	2	3	4
Поручень Наличник	3,00 1,52	5,37 1,56	- 2,02

 

Боковик                                

Графы и строки ТАБЛИЦЫ должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

1

2

3

4

Связной текст.

Связной текст, как правило, из двух частей. В первой указываются основания, причины, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

В зависимости от того, в какой последовательности расположены эти две части, говорят о ПРЯМОМ и ОБРАТНОМ способах построения, изложения текста.

ПРЯМОЙ - сначала основание или причина, а потом просьбы, распоряжения. ОБРАТНЫЙ - сначала заключение, а потом основание.

ПРИМЕР ПОСТРОЕНИЯ ТЕКСТА ПРИ ПРЯМОМ МЕТОДЕ:	ПРИМЕР ПОСТРОЕНИЯ ТЕКСТА ПРИ ОБРАТНОМ МЕТОДЕ:
ТУ-345 в связи с оборудованием новых учебных аудиторий для подготовки машинисток и внедрения НОТ (научная организация труда) в учебный процесс необходимо приобрести пишущие машинки отечественного и зарубежного производства. Просим сообщить условия оформления заказа.	Просим сообщить условия заказа на приобретение пишущих машин отечественного и зарубежного производства, необходимых для оснащения учебных аудиторий училища.

Текст может содержать только заключительную часть, например, приказы – распорядительную часть  без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения.

Большие по объему документы, содержащие информацию по нескольким вопросам, могут подразделяться на разделы, подразделы, пункты и подпункты.

Структурные составляющие текста следует нумеровать арабскими цифрами. Разделы должны иметь порядковую нумерацию в пределах всего документа (например, 1, 2. и т. д.). Подразделы или пункты нумеруются в пределах соответствующего раздела или подраздела (например, 1.1, 2.4). Номер подпункта включает номер раздела, подраздела, пункта и подпункта (например, 1.1. 1.1, 1.1. 1.2 и т. д.). После номера выделенной части текста ставится точка. Возможен вариант оформления без точек. Принятый вариант должен быть единственным для всего документа.

 Текстовая часть документа печатается ниже реквизита «заголовок к тексту» через 3 – 4 межстрочных интервала. Для многостраничных документов на второй и последующих страницах текст печатается ниже указателя страниц на 2 интервала. Если срок хранения документов установлен до 3 лет, текст допускается печатать на обеих сторонах листа.

Разделы и подразделы должны иметь заголовки. Пункты, как правило, заголовков не имеют. Заголовки разделов располагают в середине строки, печатают их прописными буквами.

Заголовки подразделов и пунктов печатаются с абзаца строчными буквами, кроме заглавной. Заголовки структурных частей текста не подчеркивают, точка в конце заголовка не ставится. Перенос слов в заголовках не допускается. Заголовки разделов отделяются от текста дополнительным интервалом.

На документах формата А4 текст печатается через 1,5 интервала, а на формате А5 - через 1 интервал. Тексты документов, подготовляемых к изданию типографским способом, следует печатать через 2 интервала.

Текст документа состоит из абзацев, которые оформляются отступом от левого поля на 1,25.

ПРАВИЛА ПРИ ПОДГОТОВКЕ ТЕКСТА ДОКУМЕНТА

1. Документы, содержащие информацию по различным вопросам деятельности учреждения, делятся на разделы, пункты, подпункты.

2. Разделы должны иметь заголовки, выражающие существо содержания документа.

3. В распорядительных документах употреблять глаголы в неопределенной форме (НАЗНАЧИТЬ,

4. Заменять местоимения существительными: "Училищу требуется",  "Министерство просит".

5. Использовать в документах (кроме распорядительных) следующие формы изложения:

- СЧИТАЮ НЕОБХОДИМЫМ

- ПРОШУ ВЫДЕЛИТЬ

- ПРОСИМ НАПРАВИТЬ

- НАПРАВЛЯЕМ НА РАССМОТРЕНИЕ

- МИНИСТЕРСТВО НЕ ВОЗРАЖАЕТ

- УЧИЛИЩЕ СЧИТАЕТ НЕОБХОДИМЫМ

 

Стиль и язык документов должен отвечать принципам:

1. Соблюдение требований официально-делового стиля и норм современного русского языка.

2. Использование слов: "На ваш номер", "должным образом", "указанные факты" и специальных слов: "исковое заявление", "претензия", "недопоставка", "дебед".

3. Применение сменных предлогов: "В свете решений", "в связи с недопоставкой", "в порядке оказания помощи", "просим возместить ущерб", "на основании договора поставки", "вынуждены обратиться к прокурору».

 

4. НЕ СЛЕДУЕТ УПОТРЕБЛЯТЬ                                                     СЛЕДУЕТ употреблять

- Безотлагательно                                                                         - немедленно

- Воспрещается                                                                             - запрещается

- В целях                                                                                        - для, с целью

- Досконально                                                                                - точно

- Помощь для руководства                                                          - для сведения

- Ибо                                                                                           - потому что, так как

- Изрядно                                                                                        - сильно

- На обороте сего                                                                         - на обороте

- На предмет                                                                                  - для

- Прошение                                                                                     - заявление

- По принадлежности                                                                           - по назначению

- Оповещаем                                                                             - сообщаем

- Не подлежит                                                                           - следует

- Коль скоро                                                                                   - когда, если

- Подобает                                                                                     - следует, на забыть

- Сугубо                                                                                     - усиленно

 

5. Слова подбираются с учетом их смысловой сочетаемости:

- приказы издаются

- должностные оклады устанавливаются

- контроль возлагается, осуществляется

- выговор объявляется

- порицание выносится.

 

21. Приложение

Приложение оформляется после текста. Текст приложения оформляется столбиком справа через 1 интервал, отделив от текста 2-3 интервалами. Слово приложение допускается писать прописными буквами. Слово «Приложение» всегда пишется в единственном числе независимо от количества прилагаемых документов.

Если документ имеет приложения, названное в тексте, то отметка о приложении оформляется следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров. При наличии нескольких приложений их нумеруют.

Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

ПРИЛОЖЕНИЕ: брошюра в 1 экз.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложений оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение:  на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут:

Приложение № 2 к приказу Росархива от 06.04.2004 № 55

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать эту отметку относительно наиболее полной строки:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2

К приказу Минздрава России

от 05.06.2003 № 251

Приложения-документы, являющиеся самостоятельными документами, направляются сопроводительным письмом в котором указываются сведения о этом документе-приложении.

«Направляем Вам то-то то-то…»

Приложение: на 3 л. в 5 экз.

При большом количестве приложений их названия не перечисляют в самом сопроводительном письме после слова "приложение". В этом случае удобнее оформить опись приложений на отдельном стандартном листе, опись подписывается составителем и датируется. В сопроводительном письме делается отметка:

ПРИЛОЖЕНИЕ по описи

  

Опись приложений к письму N____ от __________

Наименование док-та	Кол-во листов	Кол-во экз.
1. 2. 3.

 

Должность           л/подпись       И.О. Фамилия

Дата

22. ПОДПИСЬ.

       В состав реквизита «Подпись» входят:

· наименование должности, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленное на бланке. Сокращенное – это значит не содержит в наименовании должности наименование организации);

· личная подпись;

· Расшифровка подписи (инициалы, фамилия. Инициалы впереди фамилии).

НЕ НА БЛАНКЕ

Вице-президент Ассоциации

региональных предприятий                                                     Личная подпись                          А.А. Борисов

 

НА БЛАНКЕ

Вице-президент                                                             Личная подпись                     А.А. Борисов

Если наименование должности оформляется на нескольких строках, то расшифровка подписи пишется на уровне последней строки наименования должности.

Подпись располагается после текста через 3-4 интервала.

Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки:

Исполнительный директор

     ЗАО «Партнер»                                                    Личная подпись                          А.А. Федоров                                                                                  

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

Личная подпись                          А.А. Смирнов

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности:

Директор института                                                       Личная подпись                          М.В. Ларин

 

Главный бухгалтер                                                       Личная подпись                          З.В. Марьяш

Если документ подписывается несколькими лицами одного ранг а, их располагают на одном уровне: одна от левого поля, друга - справа. Такие документы пишут не на бланках, а на стандартных листах бумаги. Проставляют название предприятия, названия должности, подписавших документ, место для подписи, и расшифровка подписи.

Заведующий библиотекой № 3 Личная подпись И.А. Гаркушин дата

Заведующий библиотекой № 5 Личная подпись Н.А. Тиунов дата

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, а их обязанности в составе комиссии, в соответствии с распределением:

Председатель комиссии                                   Личная подпись                                    Н.А. Танков

 

Члены комиссии                                                Личная подпись                                    Н.А. Сокол

                                                                                 

Личная подпись                                    Н.А. Жидкова

 

Личная подпись                                    Н.А. Раков

Право подписания документа должностным лицам закрепляется в учредительных документах организации, в нормативно-правовых актах, определяющих порядок деятельности предприятия, в распорядительных документах по делегированию полномочий, доверенностях на выполнение определенных действий от имени организации.