Для чего нужна печать?

Печать придает документу юридическую силу – она подтверждает подлинность подписи должностного лица. Но далеко не все документы нуждаются в этом реквизите. К сожалению, действующее законодательство четко не определяет, на каких бумагах необходимо ставить печать и какую именно печать.

Печатью заверяются не только кадровые документы, но и бухгалтерские бумаги (поручения, реестры, сметы), а также учредительные документы организации, коллективный договор, различные соглашения. Документы, не упомянутые в данном перечне, заверения печатью не требуют.

Письма, выполняемые на бланках (кроме гарантийных), заверять печатью не нужно.

Регламент по печатям и штампам в организации

Чтобы избежать неприятностей, связанных с сомнением проставлять или нет оттиск печати на том или ином документе необходимо четко прописать порядок использования печати на локальном уровне, т.е. регламентировать работу с печатями и штампами в организации можно путем издания локального нормативного акта. Это может быть простой приказ по основной деятельности, а может быть порядок, пра­вила или инструкция, утверждаемые генеральным директором и вводи­мые в действие приказом. В документе должно быть отражено, какие печати и штампы действуют в организации, описан порядок выдачи, хранения и уничтожения печатей и штампов.

Сначала нужно определить перечень документов компании, на которых вы будете в обязательном порядке ставить печать. Затем необходимо составить инструкцию по использованию печатей, в которой написать, когда ставится печать, приравненная к гербовой, а когда – простая, как используются штампы, если они есть в организации. Отдельно оговорите, где будет храниться печать, и кто назначается ответственным за ее хранение (обычно этот вопрос решает руководитель организации).

Эту инструкцию вместе с перечнем целесообразно сделать приложением к общей инструкции по делопроизводству вашей компании, а если таковой нет – самостоятельным документом или дополнением к уставу. В дальнейшем, если понадобится заверить печатью документ, не указанный в локальном акте, руководитель организации издает об этом специальный приказ. Список документов, заверяемых печатью, можно со временем дополнять.

В инструкции по использованию печатей необходимо прописать порядок уничтожения устаревших печатей.

Особое внимание следует обратить на дополнительные печати: не­обходимо описать, на какой конкретный документ ставится каждая из их. Эту информацию можно оформить в виде таблицы:

Утвержденный регламент нужно ежегодно пересматривать и при необходимости вносить в него актуальные изменения.

Примерный перечень документов, на которые ставится оттиск гер­бовой печати (печати с изображением товарного знака или знака обслу­живания), приведен в Методических рекомендациях по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. Подобный перечень организация вправе составить для себя сама, закрепив его в Положении о печатях и штампах.

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, НА КОТОРЫЕ СТАВИТСЯ ОТТИСК