Назначение ответственного

Работа с печатями и штампами в компании должна быть строго организована. Рекомендуется поручить ее кому-то одному, например начальнику отдела делопроизводства, помощнику руководителя и т. п. Кандидатура работника назначается приказом руководителя ор­ганизации.

В обязанности назначенного работника будут входить:

• прием заявок на изготовление печатей и штампов и направление их в ответственное подразделение;

• передача дополнительных печатей в структурные подразделения и ответственным за них работникам;

• уничтожение печатей и штампов, включая документальное оформ­ление этого процесса;

• разработка, внедрение и поддержание в актуальном состоянии ло­кальных нормативных актов, регламентирующих работу с печатями в организации.

Текст распорядительной части приказа о назначении ответствен­ного за организацию работы с печатями и штампами:

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Назначить ответственным за использование, хранение, уничтожение и учет печатей и штампов ООО «Рассвет» главного специалиста отдела документационного обеспечения управления Ковалеву Светлану Викторовну.

2. При отсутствии главного специалиста отдела документационного обеспечения управления Ковалевой Светланы Викторовны ответственным за использование, хранение, уничтожение и учет печатей и штампов является помощник генерального директора Надеждина Алла Петровна.

3. Начальнику отдела кадров внести изменения в должностные инструкции указанных работников.

4. Контроль исполнения настоящего приказа оставляю за собой.

Как видно из примера, в приказе указывается не должность ответствен­ного, а имя конкретного работника. Таким образом, свои функции ответствен­ного ушедший на повышение или уволившийся сотрудник не сможет «передать по наследству» тому, кто займет его место. То же касается и его потенциаль­ного заместителя. В обоих случаях приказ придется составлять заново.

Хранение печатей и штампов

Не всегда удается хранить все печати и штампы в канцелярии. Осо­бенно это касается дополнительных печатей, которые расходятся по структурным подразделениям. Чтобы точно знать, в какой отдел была передана та или иная печать, в компании заводится Журнал учета дви­жения печатей и штампов. Поскольку документ подразумевает «живые» оттиски печатей и подписи работников, он является рукописным.

Работник, расписавшийся в получении печати или штампа, автома­тически становится ответственным за их хранение. На местах печати и штампы следует содержать так, чтобы исключить возможность ис­пользования их другими работниками и посторонними лицами, а также хищения. Лучше всего хранить печать в запирающемся ящике стола, шкафу или сейфе.

Время от времени печать приходится выносить за пределы органи­зации. В этом случае работник, который берет ее с собой, получает печать у ответственного лица под роспись.