Уничтожение печатей и штампов

Отслужившие свое (пришедшие в негодность, морально устаревшие) печать или штамп ни в коем случае нельзя просто выбросить. Процесс уничтожения печати включает в себя приведение в полную негодность клише (элемента печати, содержащего зеркальное отображение отти­ска*), так, чтобы его нельзя было восстановить и использовать.

То, что осталось от клише, можно выбросить. Кроме того, весь процесс должен быть задокументирован. Для документирования самого уничтожения достаточно акта (ПРИЛОЖЕНИЕ). Комиссия по уничтожению может создаваться приказом генерального директора по мере надобности. В нем члены комиссии перечисляются поименно. Если в компании много печатей и штампов, то состав комиссии может быть закреплен в локальном акте (например, в Положении о печатях и штампах), и там работники, входящие в комис­сию по уничтожению, перечисляются по должностям.

Уничтожением печатей ответственное лицо может заняться само­стоятельно, а может передать печати для уничтожения в специальную организацию или в орган, зарегистрировавший эту печать.

Если принято решение уничтожить печать (штамп) на месте своими силами, в организации собирается особая комиссия. Состав комиссии утверждается раз и навсегда в локальном нормативном акте, регламен­тирующем порядок уничтожения печатей и штампов. В комиссию обя­зательно должен входить работник, ответственный за работу с печатями.

Уничтожить резиновое или каучуковое клише проще всего, разрезав его ножницами на мелкие кусочки. Сжигание, а также опиловка или дробление на фракции металлических клише требуют уже специальных условий и инструментов, и провести эти процессы в условиях обычной канцелярии затруднительно.

Несмотря на то, что само клише уничтожено и не подлежит восста­новлению, его оттиск должен остаться в организации и храниться посто­янно либо в Книге (журнале) оттисков печатей, штампов, факсимиле, либо на акте, где оттиск был поставлен в последний раз перед уничтожением.

ОТМЕТКА О ЗАВЕРЕНИИ КОПИИ.

       Второй и последующие экземпляры документа, напечатанные под копирку или ксерокопированные, обязательно заверяются по установленной форме.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: "верно", наименования должности сотрудника, заверяющего копию, его личной подписи, расшифровки и даты.

    

ВЕРНО:

Инспектор по кадрам     л/подпись                                                                 И.О.Фамилия

00.00.0000

МП

В упрощенном виде, без указания должности и даты заверения может быть заверена копия исходящего документа, остающаяся в организации.

При пересылке копии документа в другую организацию или выдача ее на руки заверительную надпись удостоверяют оттиском печати.

ОТМЕТКА ОБ ИСПОЛНИТЕЛЕ

Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Фамилия исполнителя и номер его телефона (лучше фамилию, имя, отчество для удобства последующего общения) располагают на лицевой стороне или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.    

Н.А. Олесова

4-56-56

ОТМЕТКА ОБ ИСПОЛНЕНИИ И НАПРАВЛЕНИИ ДОКУМЕНТА В ДЕЛО.

Проставляется на исполненных документах, подлежащих списанию в дело для последующего хранения и использования в справочных целях.

Отметка об исполнении и направлении документа в дело включает в себя следующие данные:

Ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении «Отправлено письмо № 12/56-2 от 23.05.2015», или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении: «В дело № …» (номер дела, в котором будет храниться документ); "Издан приказ N ______от ОО.ОО.ОО"; "сделана запись";

Подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Помещается на нижнем поле документа слева.

ОТМЕТКА О ПОСТУПЛЕНИИ.

Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости часы и минуты)

Проставляется в нижнем правом углу на лицевой стороне документа.

Вх. 34/567

от 00.00.0000

 

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

В регистрационный штамп входящего документа входит: наименование организации, дата и номер документа. Может входить сведения о наличии приложений.

АО "Маяк"

Входящий N_______

Дата______________

Приложение _________листах        

Идентификатор электронной копии документа.

Идентификатор электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату, и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Рекомендуется указывать полный путь, включая имя и расширение.

Требования к бланкам документов

Бланки документов следует изготавливать на плотной белой бумаге или бумаге светлых тонов. Воспроизведение реквизитов на бланках может производиться типографским способом, с применением средств оперативной полиграфии или с помощью вычислительной техники при подготовке конкретного документа.

БЛАНК - лист бумаги с воспроизведенными на нем реквизитами, несущими постоянную информацию.

Устанавливают два стандартных формата бланков документов:

А4 (210х297 мм) и  А5 (148х 210 мм)

       ГОСТ 6.30.2003 указывает минимальные размеры полей:

левое поле – 20 мм;

нижнее поле – 20 мм;

верхнее поля – 20 мм;

правое поле – 10 мм.

Бланки документов изготавливают на белой бумаге или на бумаге светлых тонов.

Применение бланков ускоряет фиксирование информации, сокращает трудоемкость работ по документированию.