2020-05-12
190
Тот, кто составил характеристику, ее и подписывает. Характеристика заверяется печатью организации и подписью руководителя учреждения. Сотрудник же, который составил характеристику, несет полную ответственность за все указанные в ней сведения и их достоверность.
Укажите и раскройте задачи архива предприятия.
Основными задачами архива организации являются:
· комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве
· учет и обеспечение сохранности документов
· создание научно-справочного аппарата к документам архива
· использование хранящихся в архиве документов
· подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду РБ на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Государственной архивной службой РБ и органами управления архивным делом.
Самое главное и ответственное действо - подготовка документов к сдаче в архив организации.
|
|
|
Билет № 24
1. Назовите объект и предмет делопроизводства.
Делопроизводство – это совокупность работ по документированию деятельности учреждения и по организации документов в нем.
Исходя из этого определения можно установить, что объект делопроизводства - оформление документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности предприятия (фирмы, организации); кроме того, это и организация документооборота в учреждении.
Однако необходимо определиться и с непосредственно предметной сферой такой области человеческой практики, как делопроизводство. Предмет делопроизводства - правильность оформления документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности предприятия (фирмы, организации); надлежащая организация документооборота в учреждении согласно требованиям ГОСТа.
2. Назовите должностные лица, имеющие право издавать распоряжение.
Распоряжение – это правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом коллегиального органа, в целях разрешения оперативных вопросов; как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц и граждан.
3. Охарактеризуйте документооборот как составляющую часть делопроизводства.
Документооборо́т — деятельность по организации движения документов на предприятии с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки из организации и (или) направления в архив.
Документооборот — это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Различают три основных потока документации:
|
|
|
документы, поступающие из других организаций (входящие);
документы, отправляемые в другие организации (исходящие);
документы, создаваемые в организации и используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние).
Документы, поступающие в организацию, проходят:
первичную обработку;
предварительное рассмотрение;
регистрацию;
рассмотрение руководством;
передачу на исполнение.
4. Готовим кадровые документы к сдаче в архив организации
Шаг 1. Определяем, кто, что и когда должен передать
Шаг 2. Готовим дела к передаче
После завершения делопроизводственного (календарного) года в отношении дел, которые заведены в отделе кадров, необходимо произвести следующие действия <*>:
1. Подшить (переплести) каждое дело.
2. Пронумеровать листы каждого дела.
3. Проверить наличие внутренней описи документов.
4. Составить заверительную надпись в каждом деле.
5. Оформить и уточнить реквизиты обложки каждого дела.
6. Систематизировать документы каждого дела в соответствии с установленными требованиями.
Шаг 3. Составляем опись дел
Шаг 4. Подписываем, согласовываем и утверждаем опись дел
Билет № 25
1. Правила оформления реквизита «адрес».
Правильно оформленный реквизит «адресат» может состоять из таких информационных блоков, как: наименование предприятия, учреждения и организации в именительном падеже; если адресат — должностное лицо, то наименование его должности в дательном падеже; если адресат — физическое лицо, то его фамилия и инициалы в дательном падеже; почтовый адрес с указанием почтового индекса. В новом ГОСТе реквизит «адресат» имеет закрепленный порядковый номер 15.
.
2. «Гарантийное письмо» как разновидность служебного письма.
Гарантийное письмо – деловое письмо, содержащее обязательство или подтверждение. Гарантийные письма адресуются организациям и лицам. Гарантироваться могут оплата работы, продукции, услуг, аренды, качество и сроки выполнения работы или сроки поставки, возврат кредита, предоставление жилплощади и др. В тексте гарантийного письма, как правило, содержится просьба в адрес корреспондента и юридически значимая формула: Оплату (предоставление услуг и т.д.) гарантируем; Возврат кредита гарантируем и др. Если в письме гарантируется оплата, автор должен сообщить свои банковские реквизиты. Гарантийные письма подписываются двумя лицами: руководителем организации и главным бухгалтером и удостоверяются печатью организации. Следует иметь в виду, что в отдельных случаях нормативными правовыми актами утверждены унифицированные формы гарантийных писем, которые следует использовать при документировании определенных управленческих действий.
3. Назовите этапы обработки поступивших документов.
а) приём и первичная обработка
б) предварительное рассмотрение распределение документов
в) исполнение документа
г) передача документов в вышестоящие органы
