Назовите, что является основанием для осуществления формирования дела и каковы правила их формирования

В начале каждого года в организации начинается формирование документов в дела. Формирование дел – это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Правила формирования дел

● помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

● включать в дело по одному экземпляру документа;

● помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

● помещать приложения вместе с основными документами;

● группировать в одно дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

● раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения.

В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики.

Обратите внимание! Дело не должно превышать 250 листов при толщине корешка не более 4 см. В случае, если корешок дела превышает 4 см, документы дела разбиваются на тома.

 

Билет № 29

1. «Структура и штатная численность» как вид документа.

Структура и штатная численность — документ, который закрепляет наименования структурных подразделений организации (учреждения) и должностей, а также количество штатных единиц каждой должности. Форма документа унифицирована УСОРД.

Документ оформляется на общем бланке и имеет следующие реквизиты: наименование организации (для государственных и муниципальных учреждений указывается также вышестоящая организация), наименование вида документа, дату, место издания, гриф утверждения, текст, визы, подпись.

Текст документа составляется в форме таблицы. Этот документ визируется главным бухгалтером (распорядителем финансов), подписывается начальником отдела кадров, утвер­ждается руководителем организации, подпись которого заве­ряется печатью.

Небходимость создания того или иного подразделения определяется различными факторами, прежде всего списочной численностью работников. Обоснование создания подразделения, как правило, увязывается с нормативами численности работников. Данные нормативы устанавливают численность работников того или иного подразделения, должностные обязанности, характер распределения работы между исполнителями.

 

2. Перечислите части текста акта.

Акт – это документ, составляемый группой лиц (комиссией), подтверждающий установленные им факты, события, действия. Текст акта делится на три части: введение, констатирующая часть, выводы

 

3. «Заявление» как вид документа.

Заявление – просьба гражданина о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, либо сообщение о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, либо критика деятельности указанных органов и должностных лиц.

Особый пласт заявлений – кадровые заявления. Цель этих документов – выразить просьбу или волеизъявление работника работодателю.

Письма-заявления, которое одна организация адресует другой, – обозначить позицию организации-отправителя, выразить ее отношение к вопросу, предложить обоснование и порядок разрешения ситуации. Вопросы в заявлении не задаются, в нем содержится видение ситуации одной из сторон.

Заявление содержит узкую, личную информацию, которую составитель доводит до сведения должностного лица. Назначение данного жанра – обеспечить физическим лицам реализацию их гражданских прав.

Основными реквизитами заявления считаются следующие:

1) наименование адресата;

2) наименование адресанта (заявителя);

3) наименование вида документа;

4) текст документа, включающий в случае необходимости опись прилагаемых документов;

5) подпись (заявителя);

6) дата (подачи заявления);

7) визы согласования документа.

 

4. Назовите основные задачи контроля за исполнением документов.

Контроль исполнения документов – это комплекс организационных, информационных, технических и иных мероприятий, нацеленных на обеспечение надлежащего (т.е. своевременного, точного и полного) исполнения документов.

Организация системы контроля позволяет решать следующие задачи:

· - учет хода исполнения документов

· - выявление нарушений сроков исполнения;

· - информирование руководства организации о ходе исполнения документов;

· - выявление и своевременное устранение причин неисполнения документов;

· - повышение персональной ответственности исполнителей за своевременное исполнение документов;

· - укрепление исполнительской дисциплины.

Контролю подлежат в первую очередь документы, для исполнения которых установлены конкретные сроки.                  

Билет № 30

1. Дайте определение термина «Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД)»

Это всесторонняя комплексная унификация, установление рационального единообразия форм и методов работы с документами на всех уровнях управления и на всех стадиях жизненного цикла самих документов - их подготовка, оформление, хранение.

 

2. Перечислите реквизиты формуляра устава предприятия.

Наименование  министерства или ведомства; название организации; название вида документа; дата, номер; место издания; гриф утверждения; текст; подпись руководителя.

 

3. «Служебное письмо» как вид документа.

Служебное письмо – это одно из средств обмена информацией и оперативного руководства самыми разнообразными процессами деятельности организации.

Классификация переписки может проводиться по различным признакам, связанным с назначением и содержанием документов, их важностью и срочностью, значимостью в решении определенных задач, статусом автора и адресата (письма юридическим и физическим лицам, письма граждан), с отношениями в иерархии управления (письма вышестоящих, подведомственных, сторонних организаций), характеристиками материального носителя и способа записи, технологией передачи с помощью средств связи (письмо на бумажном носителе, отправляемое по почте, факсу, электронное письмо, телефонограмма) и особенностями обработки в системах делопроизводства (поступающие, отправляемые письма).

 

4. Сколько реквизитов существует в унифицированной форме документов

32

Билет № 31

1. «Штатное расписание» как вид документа.

Штатное расписание - важный кадровый документ, который содержит наиболее полную информацию обо всем, что касается персонала организации. Данные в нем представлены в разрезе структурных подразделений и отдельных штатных единиц с указанием их количества и основных данных по каждой позиции, таких как занимаемая должность, размер заработной платы и прочее. Основная ценность этого документа состоит в том, что он является удобным инструментом не только учета, но и управления структурой персонала предприятия, так как на основании содержащейся в нем информации очень удобно проводить анализ показателей, характеризующих эффективность труда, а также разрабатывать пути оптимизации использования трудовых ресурсов.

Понятие штатного расписания и его содержание Штатное расписание - это унифицированный документ по учету персонала организации, содержащий данные о его:

· Кадровой структуре.

· Должностном составе.

· Численности сотрудников.

· Утвержденных окладах и надбавках.

· Прочую необходимую информацию.

 

2. Перечислите существующие формы регистрации документов.

Существуют три основных вида регистрации документов:

1) карточная система регистрации документа;

2) журнальная система регистрации документа;

3) компьютерная система регистрации документа.

 

3. Назовите основные данные, которые вносятся в трудовые книжки.

В трудовую книжку вносятся сведения о:

работнике (фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется) (далее –отчество), дата рождения, образование, профессия, специальность);работе (прием на работу, заключение трудового договора (контракта), в том числе наусловиях совместительства (по желанию работника), перевод на другую постояннуюработу, присвоении категории (разряда, класса), а также увольнение работника и

основание прекращения трудового договора (контракта);награждениях и поощрениях за успехи в работе;подготовке, повышении квалификации, стажировке и переподготовке;регистрации в качестве безработного с выплатой пособия по безработице(по желанию безработного);назначении пенсии;

назначении пособия по уходу за инвалидом I группы или ребенком-инвалидом ввозрасте до 18 лет, а также за лицом, достигшим 80-летнего возраста, нуждающимся впостоянном уходе (далее – пособия по уходу), и прекращении их выплаты;лишении работника права занимать определенные должности или заниматьсяопределенной деятельностью.

 

4. Укажите электронный вариант картотеки, предоставляемый пользователю персональным компьютером.

База данных (СУБд)

Билет № 32

1. Охарактеризуйте термины «унифицированный документ» и «унифицированная форма».

Унифицированная форма документа - совокупность реквизитов:

- установленных в соответствии с решаемыми в той или иной сфере деятельности задачами; и

- расположенных в определенном порядке на носителе информации.

Унифицированный документ – документ, созданный в рамках унифицированной системы документов по принятым для этой системы правилам, стандартам, оформленный в установленном порядке, зарегистрированный в рамках унифицированной системы и имеющий статус обязательного применения при осуществлении данного вида деятельности.

 

2. «Выписка из приказа» как вид документа

Выписка  – это документ, в который вносится выдержка или фрагмент какой-либо части приказа, содержащий только разрешенную к разглашению информацию.

Выписка из приказа, ровно как и сам приказ не имеет стандартного унифицированного образца, обязательного к применению, поэтому оформлять его можно в свободном виде.

Вне  зависимости от того, какой вариант будет выбран, важное условие: в документе всегда должно быть указано название фирмы, дата и место составления выписки, подпись ответственных сотрудников, которые таким образом заверяют то, что сведения, внесенные в выписку верны.

Удостоверять документ печатью необязательно, поскольку, с 2016 года юридические лица могут не использовать в своей работе печати и штампы (единственный нюанс — государственные и банковские организации довольно часто по инерции продолжают требовать наличие оттиска на документе, поэтому если печать есть, воспользоваться ею лишним не будет).

Сам текст выписки должен в точности копировать содержание приказа, никакие изменения и корректировки в нем совершенно недопустимы.

Выписка может быть оформлена как от руки, так и напечатана на компьютере, ее можно также отсканировать и распечатать или отксерокопировать, главное – наличие «живого» автографа. В качестве формы может быть использован фирменный бланк компании или же простой лист А4 формата – это значения не имеет, однако первый вариант удобнее, поскольку он изначально содержит в себе все необходимые реквизиты.

Фиксировать факт выдачи выписки во внутреннем журнале учета документов не обязательно, но желательно.

 

3. «Справка» как вид документа.

Справка - информационный документ, содержащий описание и (или) подтверждение тех или иных фактов служебного или биографического характера. Справка содержит констатацию каких-либо фактов без мнения автора о существе излагаемых вопросов.

В зависимости от содержания и целевого назначения справки делятся на служебные и личные.

Служебная справка - официальный документ, содержащий сведения об основной деятельности организации (о штатной численности, о выполнении планов, заданий и др.).

Личная справка - официальный документ, подтверждающий сведения биографического и (или) служебного характера и выдаваемый частному лицу (о месте работы и занимаемой должности, о периоде работы, о размере заработной платы и др.).

В зависимости от адресата справки делятся на внутренние и внешние.

Внутренние справки адресуются руководителю организации и оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 или А5.

Внешние справки, составляемые обычно по указанию вышестоящего органа (должностного лица) или запросу сторонней организации, адресуются руководителю вышестоящей организации, сторонней организации или частному лицу и оформляются на общем бланке или стандартных листах бумаги формата А4 или А5 с использованием углового штампа.

Текст служебной справки может оформляться в виде таблицы, делиться на пункты, подпункты, иметь пояснения и ссылки.

Период времени, к которому относятся приводимые в справке сведения, включается в заголовок к тексту либо помещается перед текстом.

 

4. В скольких экземплярах ведется личное дело

В единственном экземпляре                                              

Билет № 33

1. Дайте определение термина «формуляр-образец».

Формуляр-образец документа – модель построения формы документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты. Формуляр-образец ОРД включает не только схему размещения реквизитов, но и их размеры.

 

2. Назовите элементы реквизита «отметка о поступлении».

Отметка о поступлении документа - реквизит, подтверждающий факт получения документа организацией.Отметка о поступлении документа в организацию  содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа. Отметка о поступлении документа в организацию проставляется в нижнем правом углу первого листа документа

 

3. «Объяснительная записка» как вид документа.

Объяснительная записка – это поясняющего характера документ, в котором описывается иные положения основного документа (проекта, отчета, плана) или объясняющие причины того или иного поступка, факта или события. Как правило, инициатором написания данного документа, является руководитель компании, правоохранительные органы либо служба охраны. Подобные действия, имеют правовую основу, которая обязывает нанимателей требовать в некоторых ситуациях письменного объяснения от трудящихся о сделанном ими поступке.

 Документ  обязан нести в себе несколько частей: • Фактическую (нужно указать в соответствующем поле все факты, которые послужили для причины рассмотрения данного вопроса); • Причинную (приводятся и подробно записываются причины, которые в полной мере объясняют произошедшую ситуацию); Каждая должна с объективной точки зрения отображать все приведенные факты, свидетельствующие в вашу пользу.

Существуют следующие виды объяснительных записок, которые делятся на: • Оправдательная, когда записка содержит в себе причины бездействия или неправильного действия. • Объяснительная, когда работник организации поясняет действия других лиц, описывает обстоятельства или условия сложившихся определенных событий, которые произошли по причинам независящих от него

 

4. Назовите реквизиты приказа по личному составу.

Реквизиты приказа по личному составу:

· - наименование организации;

· - наименование вида документа;

· - дата;

· - регистрационный номер;

· - место составления или издания документа;

· - заголовок к тексту;

· - текст;

· - подпись;

· - печать;

· - визы согласования;

· - отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Билет № 34

1. Элементы реквизита «эмблема организации».

На бланках документов по усмотрению организации могут помещаться эмблема организации или

товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированные в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь.

На бланках документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) помещаются на левом поле бланка на уровне реквизита «Наименование организации» («Наименование вышестоящей организации»).

На бланках документов без изображения Государственного герба Республики Беларусь при продольном расположении реквизитов эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) помещаются в центре верхнего поля бланка, при угловом - над серединой строки реквизита «Наименование организации» («Наименование вышестоящей организации»)

 

2. «Внутренние докладные записки» как вид документа.

Внутренняя докладная записка – это документ, в котором, обычно, затрагиваются важные вопросы, имеющие прямую связь с производственными неприятностями организации. Он должен быть составлен на обычном листе бумаги формата А4 или на формальном бланке, характерном для определённого предприятия. Стоит помнить, что при составлении такого документа указание конкретного адресата является обязательным условием. Необходимо чётко прописать должностное лицо, которое имеет необходимые полномочия для рассмотрения подобной бумаги. Его полномочия должны подтверждаться должностной инструкцией, а также приписанными в ней функциональными обязанностями.

Причины составления:

· Побуждение администрации к принятию определённых решений.

· Необходимость проинформировать начальство о разнообразных нюансах, а также ситуациях. Предоставление отчёта.

 

3. Назовите основные условия, составляющие трудовой контракт.

С учетом обязательных сведений и условий, предусмотренных ст.19 и 25 ТК, трудовой договор должен включать следующие части:

1) преамбулу (наименование сторон, место и дату подписания трудового договора);

2) данные о работнике и нанимателе, заключивших трудовой договор;

3) является ли данный трудовой договор договором по основной работе или по совместительству;

4) место работы с указанием структурного подразделения, в которое работник принимается на работу;

5) трудовую функцию (работа по одной или нескольким профессиям, специальностям, должностям с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием нанимателя, функциональными обязанностями, должностной инструкцией);

6) основные права и обязанности работника и нанимателя;

7) срок трудового договора (для срочных трудовых договоров). День начала работы;

8) режим труда и отдыха (если он в отношении данного работника отличается от общих правил, установленных у нанимателя);

9) условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки (оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);

10) адреса, реквизиты и подписи сторон.