2020-05-12
156
Перечислите основные требования к тексту письма.
ТЕКСТ - основной элемент каждого документа, а значит, и делового коммерческого письма. От того, каким будет содержание письма, как излагается информация, зависит достижение цели его автором. Текст письма должен быть таким, чтобы оно служило средством коммуникации, могло побуждать к действию, помогать принимать нужные решения. Специфика составления текстов деловых писем определяется условиями, в которых протекает деловое общение. Общие требования к содержанию всех управленческих документов, включая письма, сводятся к соблюдению следующих правил:
· достоверность и объективность информации;
· полнота информации и кратность изложения;
· актуальность информации;
· аргументированность сведений и доказательств;
· точность, рациональность построения текста;
· логичность изложения;
· простота стиля.
Назовите учетный документ личных дел.
Личные дела работников подлежат строгому учету. Для учета и обеспечения сохранности личных дел ведется журнал (книга) учета личных дел.
|
|
|
На обложке личного дела указываются заголовок личного дела (фамилия, имя, отчество работника в именительном падеже) и регистрационный индекс дела согласно журналу (книге) учета личных дел.
Перечислите данные, необходимые для регистрации исходящих документов.
Регистрация документов представляет собой запись учетных данных о документе в регистрационной форме, фиксирующую факт его создания, получения или отправки*.
Регистрации подлежат документы, требующие учета и исполнения. Они регистрируются независимо от способа их создания, передачи или доставки.
Процесс регистрации представляет собой занесение реквизитов документа в определенную регистрационную форму (журнал, картотеку). При регистрации документу присваивают регистрационный индекс, который состоит из порядкового номера и может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом применяемого классификатора (корреспондентов, вопросов деятельности и т.д.) и другими условными обозначениями
Билет № 2
1. Дайте определение информационно-справочных документов.
Информационно-справочные документы - это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений.
Информационно-справочные документы используются как для передачи информации от одного адресата (должностного лица, структурного подразделения, всей организации) к другому, так и для фиксации каких-то информационных сведений.
В отличие от распорядительных документов эти документы могут не требовать исполнения. Информация, заключенная в этих документах, может побуждать к действию, а может быть только принята к сведению. На основе резолюции руководителя эти документы могут стать основанием для принятия каких-то решений или подготовки распорядительных документов.
|
|
|
2. «Протокол» как вид документа.
Протокол – документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятые решения на заседаниях коллегиальных органов: педагогического совета, совета учреждения, попечительского совета, совета по профилактике безнадзорности и правонарушений несовершеннолетних, совета по питанию, аттестационной комиссии и др. По полноте хода обсуждения они делятся на протоколы полной, краткой и сокращенной формы.
Заголовком к тексту протокола является название вида заседания, наименование коллегиального органа. Датой протокола является дата проведения заседания. Реквизит «Заголовок к тексту» печатается от нулевого положения табулятора, соблюдается требование к максимальной длине реквизита – не более 73 мм.
Текст протокола делится на вводную и основную части. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствовавших членов коллегиального органа, а также, если такое есть, наименования должностей, фамилии и инициалы приглашенных лиц, не являющихся членами коллегиального органа. Фамилии присутствовавших и приглашенных указываются в алфавитном порядке. К протоколу с проставлением соответствующей пометки могут прилагаться списки (отдельные): присутствовавших (более 15 человек) и приглашенных (более 10 человек). В протоколе может дополнительно указываться количество присутствовавших, необходимое для правомочности принятия решения.
В протоколах полной формы после указания присутствовавших и приглашенных следует повестка дня, в которой перечисляются вопросы для рассмотрения и указываются формы их изложения (доклад, отчет, сообщение, информация), наименование должностей докладчиков, их инициалы и фамилии. При вынесении на заседание двух или более вопросов они нумеруются арабскими цифрами. Последовательность вопросов определяется степенью их важности.
Основная часть протокола полной формы строится по схеме «СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ» отдельно по каждому вопросу.
В разделе «СЛУШАЛИ» указывается фамилия и инициалы докладчика и излагается краткое содержание выступления. Текст может прилагаться к протоколу, о чем делается соответствующая пометка.
В разделе «ВЫСТУПИЛИ» текст оформляется аналогично. В этот раздел также записываются вопросы к докладчику и ответы на них.
В протоколе краткой формы повестка дня не оформляется. Основная часть строится по схеме «СЛУШАЛИ – РЕШИЛИ» без выступлений. В разделе «СЛУШАЛИ» записываются вопросы повестки дня, в разделе «РЕШИЛИ» - принятые решения.
В протоколах всех форм решение приводится полностью. Если принято одно решение, номер не ставится, а если несколько - они нумеруются арабскими цифрами. Решения должны быть конкретными и адресными. Они строятся по схеме: исполнитель – действие – срок исполнения.
Решение после каждого вопроса заседания принимается голосованием, результаты которого указываются в протоколе.
Протокол подписывается председателем и секретарем коллегиального органа. Нужно помнить, что решения некоторых коллегиальных органов утверждаются приказом руководителя организации (например, приказом директора утверждаются решения педсовета и совета по профилактике безнадзорности и правонарушений несовершеннолетних).
3. Перечислите вопросы, излагаемые в каждой части текста характеристики.
Характеристика – официальный документ, выдаваемый организацией сотруднику в различных ситуациях.
|
|
|
В тексте характеристики можно условно выделить несколько частей:
1 – заголовочная часть;
2 – анкетные данные о работнике;
3 – данные о трудовой деятельности работника;
4 – оценка деловых и личных качеств работника;
5 – заключительная часть.
В первой – заголовочной – части указывают название документа (ХАРАКТЕРИСТИКА), должность, занимаемую работником (включая название организации), фамилию, имя, отчество работника (полностью)
Во второй части – анкетных данных – указывают фамилию, инициалы работника (имя и отчество полностью уже можно не повторять), год рождения, образование (при этом указывается, какие учебные заведения, где и когда окончил работник), специальность (профессию), ученую степень и звание (если они имеются). Как правило, эта часть характеристики оформляется как первый абзац текста.
В третьей части содержится характеристика трудовой деятельности работника. Обычно в этой части указывается, с какого года и в какой должности начал свою трудовую деятельность работник в данной организации (допускается указывать, в каких организациях и на каких должностях работник работал до поступления в данную организацию), указывается, на какие должности и в какие подразделения переводился работник, то есть дается краткая информация о его карьерном росте. В этой же части содержится характеристика результатов трудовой деятельности работника: перечисляются наиболее значимые результаты его работы (какими работами руководил или в каких работах принимал участие, какие работы выполнил самостоятельно). Здесь же могут даваться сведения о повышении квалификации, получении дополнительного образования, второй профессии, переквалификации и др.
В четвертой части дается оценка деловых (профессиональных) и личных качеств работника. Показатели, по которым проводится такая оценка, могут быть самыми разнообразными. Особое значение в характеристике имеет оценка профессиональной компетентности работника, его деловых качеств, работоспособности, психологических и этических качеств.
|
|
|
4. Назовите основу информационно-справочной работы по документам на персональном компьютере.
Основой информационно-справочной работы по документам является база данных, сформированная в процессе введения входящих, исходящих и внутренних документов в ПК.
Современные СУБД (системы управления базами данных) позволяют составлять запросы и соответственно получать ответы по любой комбинации данных, включенных в регистрационную карточку документа.
Аналогично осуществляется и поиск самих документов. Поиск может быть по любому признаку (полю), заполненному в регистрационной карточке. Как правило, это входящий номер документа, дата поступления документа, вид документа, корреспондент, территория, исполнитель документа, исходящий номер документа, дата отправления документа и т.д. Соответствующие значения полей либо вводятся с клавиатуры, либо для классифицируемых значений выбираются из соответствующего списка (вид документа, исполнитель и т.п.).
При поиске сведений по конкретному документу может непосредственно задаваться номер документа.
Использование автоматизированных технологий значительно сокращает трудозатраты на регистрацию, контроль исполнения и справочно-информационное обслуживание.
Программы регистрации и контроля исполнения документов являются важной составной частью современных систем автоматизации офисной деятельности
Билет № 3
1. Перечислите стадии подготовки проектов приказов.
Подготовка проекта приказ включает следующие стадии:
- изучение сущности вопроса, знакомство с законодательными актами и другими документами, издававшимися по этому вопросу, проработка информационно-справочных документов предприятия (справок, отчетов, писем);
- подготовка текста документа;
-согласование текста;
- подписание приказа;
- доведение до сведения исполнителей.
Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной частей.
В констатирующей части излагают факты, раскрывающие причину и цели, послужившие основанием для издания приказа. Если в основу приказа положен документ государственных органов, то нужно указать наименование, его автора, дат, номер, заглавие. Констатирующая часть может отсутствовать.
Распорядительную часть начинают словом «Приказываю», которое пишут прописными буквами от нулевого положения табуляра (левое поле). Текст делят на пункты.
Распорядительные пункты строго последовательно по схеме:
- исполнитель (наименование должности, инициалы и фамилия или структурное подразделение, организация);- действие;- срок.
Последний пункт приказа формулируют следующим образом: контроль за исполнением приказа возложить на (наименование должности, инициалы, фамилия). Если руководитель сам будет осуществлять контроль за исполнением приказа, тогда пункт о контроле писать не надо.
Дата приказа - это дата его подписания, начало его действия. Подписывает приказ руководитель организации, в его отсутствие - заместитель. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена в проект приказа, отсутствует, приказ перепечатывают.
2. Назовите, что указывается во вводной части текста акта.
Акт – это документ, составляемый комиссией (уполномоченными лицами или должностным лицом), подтверждающий установленные факты (акты проверок, инвентаризации, несчастных случаев, приема-передачи материальных ценностей и др.).
Заголовком к тексту акта является содержание актируемого события. Заголовок акта должен согласовываться с названием вида документа и формулироваться с помощью отглагольного существительного в предложном («акт – о чем?») или родительном падеже («акт – чего?»). Дата акта должна соответствовать дате актируемого события и проставляться должностным лицом, подписавшим документ.
Установлено, что текст акта должен состоять из вводной и констатирующей частей.
Во вводной части указывается основание для составления акта и перечисляются лица, составившие акт и присутствующие при этом. Фамилии указываются с наименованием должностей.
Слова “Основание”, “Составлен”, “Председатель”, “Члены комиссии”, “Присутствовали” пишутся с прописной буквы, не отступая от границы левого поля листа документа
3. Дайте определение регистрации документа.
Регистрация документа – присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму
4. Перечислите этапы подготовки проектов приказов по личному составу.
Проекты приказов по личному составу составляются работниками отдела кадров предприятия на основании представлений руководителей структурных подразделений.
Проект приказа не имеет характер распоряжения, обязательного к исполнению. В ходе подготовки и обсуждения в него в рабочем порядке вносятся исправления и дополнения. Так, нет необходимости использовать при оформлении проекта бланк организации или указывать некоторые реквизиты, отсутствие которых может сделать сам приказ недействительным. Но структура проекта должна соответствовать тем требованиям, которые предъявляются к форме приказа. Документ должен иметь заголовок к тексту, отражающий суть составляемого приказа. Заголовок состоит из наименования документа — «Проект приказа» и смысловой части, которая начинается с предлогов «Об», «О» и формулируется с использованием отглагольных существительных или существительных, указывающих на предмет: Об утверждении штатного расписания; О приеме на работу; О создании экспертной комиссии и проведении экспертизы ценности документов.
При составлении проекта приказа нужно учесть, что как и сам приказ, он содержит две взаимосвязанные части: констатирующую и распорядительную. В констатирующей части дается обоснование составлению и изданию приказа. Она может содержать ссылки на документы, послужившие основанием для составления проекта приказа, а также содержать факты и события, их оценку. В начале распорядительной части ставится слово: «ПРИКАЗЫВАЮ», ниже которого располагается перечень мер и управленческих распоряжений с указанием ответственных исполнителей и сроков исполнения. Если поручение вменяется в обязанность исполнителю на постоянной основе, срок исполнения не указывается.
На этапе составления проекта приказа, документ может содержать следующие реквизиты:
код предприятия по ОКПО; код документа по ОКУД; наименование предприятия; наименование вида документа, заголовок; место составления; текст проекта приказа; отметка о наличии приложений; гриф согласования; ФИО сотрудника, который проект приказа подготовил, его контактный телефон.
Билет № 4
1. Охарактеризуйте термин «стандартизация».
Стандартизация — это деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения продукции и повышение конкурентоспособности продукции, работ или услуг. также это деятельность по установлению норм, правил и характеристик в целях обеспечения безопасности продукции, работ и услуг для окружающей среды, жизни, здоровья и имущества, технической и информационной совместимости, а также взаимозаменяемости продукции; качества продукции, работ и услуг в соответствии с уровнем развития науки, техники и технологии; единства измерений; экономии всех видов ресурсов; безопасности хозяйственных объектов с учётом риска возникновения природных и техногенных катастроф и других чрезвычайных ситуаций; обороноспособности и мобилизационной готовности страны.
Стандартизация направлена на достижение оптимальной степени упорядочения в определенной области посредством установления положений для всеобщего и многократного применения в отношении реально существующих или потенциальных задач. Эта деятельность проявляется в разработке, опубликовании и применении стандартов.
2. Назовите основные разделы текста устава.
Устав является важным учредительным документом. В связи с требованиями закона содержание устава будет следующим:
1. Общие положения. В данном разделе указывается полное наименование организации, сокращённое название и сокращение, используемое в содержании устава.
2. Юридический статус общества. Содержание устава для этой части может частично дублировать закон об обществах с ограниченной ответственностью: перечисление прав и обязанностей общества, следующие за его государственной регистрацией.
3. Права и обязанности учредителей. Помимо фамилий, имён и паспортных данных в этом месте как раз и очерчивается круг полномочий участников общества: права и их обязанности.
4. Собрание учредителей. В данном разделе прописывается:
• повестка дня (круг вопросов), уточняются участники собрания (могут направлять на собрание своих представителей или нет), их права (принимать участие в каждом собрании и т.п.);
• компетенция собрания (перечислите основные решения, принимаемые большинством голосов, и решения, принимаемые только единогласно);
• периодичность собраний (очередное и внеочередное) и сроки, также можно указать случаи, в которых собирается внеочередное собрание;
• способ и сроки уведомления о дате собрания.
5. Исполнительный орган. Следует указать, что таковым признаётся избранный на должность директора.
6. Финансовая деятельность общества. Указываются документы, на основании которых общество планирует осуществлять свою финансовую деятельность, например, годовой план.
7. «Ревизор общества» с указанием полномочий, порядка избрания на эту должность, сроки проведения ревизии, основания.
8. Порядок хранения и передачи информации о деятельности общества. Перечислите документы, которые следует хранить (учредительные, протоколы собраний, правомочную документацию, положения, заключения ревизора и прочее).
9. Ликвидация, реорганизация общества. Следует перечислить порядок и причины того и другого в соответствии с законодательством; указать возможные формы реорганизации (слияние, преобразования в иную организационно-правовую форму).
3. Назовите части текста докладной записки.
Докладная записка – документ, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.
Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей:
в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания,
во второй части – анализируется сложившаяся ситуация, даются возможные варианты ее решения,
в третьей делаются выводы и перечисляются конкретные действия, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.
Вторая часть в докладной записке может отсутствовать, в этом случае ее текст содержит обоснование и выводы (предложения, просьбы, рекомендации) составителя.
4. Дайте определение исходящим документам.
Исходящие документы – это документы, которые созданы в данной организации и отправляемые за пределы организации (предприятия) в другие учреждения или ответы частным лицам, приславшим обращение.
Билет № 5
1. Охарактеризуйте термин «унифицированная система организационно распорядительной документации (УСОРД)».
Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД) представляет собой взаимосвязанные комплексы документов, обеспечивающие организационно-распорядительную деятельность организаций и предприятий, независимо от форм собственности. Основным документом для разработки УСОРД является Государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.10.1-95 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Основные положения», устанавливающий требования к разработке, согласованию и утверждению унифицированных систем документации. В состав УСОРД входят:
1. Государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
2. Методические указания по практическому применению Государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
3. Классификатор унифицированных форм организационно-распорядительных документов.
4. Унифицированные формы документов по созданию, реорганизации, ликвидации и функциональной деятельности организаций и предприятий.
5. Унифицированные формы документов по кадрам организаций и предприятий
2. Что значит угловое расположение реквизитов.
При угловом расположении (угловые бланки) реквизиты «Наименование организации», «Вид документа» и другие необходимые реквизиты на бланке размещаются в верх-нем левом углу.
На угловом бланке реквизиты «Наименование организации» (08), «Справочные данные об организации» (09), «Наименование вида документа» (10), «Место составления или издания документа» (14), ограничительные отметки для реквизитов «Дата документа» (11), «Регистрационный номер документа» (12), «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» (13) в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:
· центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);
· флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
3. «Личный листок по учету кадров» как вид документа.
Личное дело работника формируется после заключения трудового договора (контракта) и издания приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность). Оно содержит анкетные и автобиографические данные, а также иные различные сведения о работнике.
Среди прочих документов, характеризующих работника, в личном деле находится и листок по учету кадров. Ответам на наиболее часто задаваемые вопросы, возникающие при его заполнении, и посвящена данная статья.
Личный листок по учету кадров хранится в личном деле и размещается в нем чуть ли не одним из первых документов. Перед ним размещают внутреннюю опись и дополнение к личному листку по учету кадров.
Личный листок по учету кадров оформляется по установленной форме согласно приложению 2 к Инструкции № 2 (часть первая п.11 Инструкции № 2).
Личный листок по учету кадров содержит биографические сведения о работнике, сведения о его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейном положении и др. Заполняет его непосредственно сам работник, поступающий на работу, собственноручно.
При заполнении личного листка по учету кадров соблюдаются следующие требования, которые стоит объяснить работнику перед заполнением:
1) на все вопросы личного листка по учету кадров работник должен дать исчерпывающие ответы (они не должны носить односложный характер «да», «нет»);
2) не допускается в строках ставить прочерк.
4. Приведите основания систематизации документов при регистрации.
Признаки систематизации определяются в каждом конкретном случае ее научными и практическими целями. На практике целесообразным является их сочетание, что рождает т.наз. типы сочетания признаков внутрифондовой систематизации. Не все признаки имеют одинаковое значение. Доминирующими являются структурный и хронологический. Сочетание структурного и хронологического признаков дает два варианта схемы систематизации, т. наз.: хронологически-структурный и структурно- хронологический. Хронологически-структурная схема применяется для систематизации дел в фонде действующих учреждений и ликвидированных учреждений с часто менявшейся структурой. Если фондообразователь прекратил свою деятельность, а его структура отличалась ясностью и стабильностью, употребляется структурно- хронологическая схема: дела группируются по структурным подразделениям фондообразователя, а в пределах каждой структурной группы – по годам.
Билет № 6
1. Отличительные черты системы документации и унифицированной системы документации (УСД).
Система документации – совокупность взаимоувязанных док-ов, применяемых в определенной сфере деятельности. СД представляет собой комплекс взаимосвязанных док-ов, в которых последовательно отражаются деятельность определенной отрасли государственного управления, например, сельского хозяйства, культуры, далее – отдельные функции управления, например, планирование, финансирование, далее – уровень управления, определенный местом данного объекта в системе органов гос. власти: министерство, концерн, предприятие.
Признаки:
1) деление системы на подсистемы, что определяется содержанием документируемой деятельности
2) взаимосвязь внутри и между системами
3) наличие внутренней организации;
4) автономность элементов системы проявляется в возможности развития каждой части системы
5) способность к развитию.
Унифицированная система документации - система документации, созданная по
единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для
управления в определенной сфере деятельности.
Ядром всей УСД являются унифицированные формы документов. В зависимости отуровня утверждения они подразделяются на общереспубликанские, отраслевые
(ведомственные) и отдельных организаций. В РБ действует Унифицированная система
организационно-распорядительной документации (общереспубликанская). На предприятиях, в учреждениях и организациях составляется по итогам унификации Табель
форм документов (это справочник где в упорядоченном виде содержаться формы
документов, которые используются в организации, а также указаны этапы подготовки и
оформления документов.
2. Продольное расположение реквизитов.
Бланки документов могут изготовляться на основе продольного или углового расположения реквизитов, идентифицирующих организацию, и других реквизитов офор-мления документов, дополняющих сведения об организации. Использование углового или продольного бланка не влияет на юридическую силу документа или его правовой статус.
При продольном расположении (продольные бланки) реквизиты «Наименование организации», «Вид документа» и другие необходимые реквизиты на бланке размещаются вдоль верхнего поля и центруются (центрируются).
Продольные бланки на практике используются преимущественно для подготовки нормативных правовых актов.
Использование продольного бланка письма целесообразно применять в случаях, когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков, напри-мер, может быть в случае, когда реквизиты бланка даются на двух и более языках. При этом слева следует печатать реквизиты на русском языке, а справа - на национальном, на одном уровне. Если количество используемых национальных языков более одного, сверху следует указывать реквизиты на русском, а ниже - на национальном языке, продлевая строку до границы правого поля.
3. «Личное дело» как совокупность документов по личному составу.
Личное дело – это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.
После издания организационно-распорядительного документа о приеме (назначении) собранные документы помещают в личное дело в последовательности, установленной п. 6 Инструкции № 2:
1) внутренняя опись документов личного дела;
2) дополнение к личному листку по учету кадров;
3) личный листок по учету кадров;
4) автобиография;
5) копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке;
6) заявление о приеме на работу;
7) копия (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).
На этапе формирования личного дела документы в него включаются вне зависимости от хронологической последовательности.
Для отдельных категорий работников при формировании личных дел в них дополнительно включают:
– декларацию о доходах (для лиц, уполномоченных на выполнение государственных функций, и лиц, приравненных к ним, а также иных работников в случаях, предусмотренных законодательством);
– обязательство о выполнении мер по предупреждению коррупции (для лиц, уполномоченных на выполнение государственных функций, и лиц, приравненных к ним, а также иных работников в случаях, предусмотренных законодательством);
– контракт (государственных служащих);
– справку-объективку;
– анкету;
– копию (выписку) протокола заседания ученого совета (для научных работников и преподавателей высших учебных заведений, прошедших конкурсный отбор на замещение вакантных должностей);
– копию (выписку) протокола общего собрания трудового коллектива (для руководителей, избираемых на должность трудовым коллективом);
– копию (выписку) решения учредителей о назначении на должность руководителя организации;
– договор о материальной ответственности (для материально ответственных лиц);
– направление на работу (службой занятости для молодых специалистов после окончания государственных учебных заведений, направление по брони для военнослужащих срочной службы, уволенных из Вооруженных Сил РБ, и др.) (п. 7 Инструкции № 2).
Анкета заполняется в случаях, предусмотренных постановлением Совета Министров РБ от 10.04.2004 № 400 «Об утверждении Положения о порядке предоставления допуска физическим лицам к государственным секретам».
4. Дайте определение термину «формирование дел».
Формирование дела – это группировка исполненных документов в дело в соответствии
с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела
Билет № 7
1. Назовите основные виды распорядительных документов.
Распорядительные документы–документы, носящие административный характер и обращенные к нижестоящим или подчиненным организациям, группам или отдельным должностным лицам. Основное назначение распорядительных документов – регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности.
К распорядительной документации относятся: постановления;решения;приказы;распоряжения;
указания.
2. Назовите правила оформления внешних докладных записок.
Внешняя докладная записка адресуется руководителю вышестоящего органа и подписывается руководителем организации автора документа.
Указание организации или структурного подразделения, являющихся автором документа, обязательно. Как было указано, внешние докладные записки должны готовиться на общем бланке. Следует помнить, что все государственные органы должны помещать на общем бланке изображение Государственного герба Республики Беларусь, а все реквизиты бланка оформлять на двух языках.
В докладной записке обязательно должен быть указан адресат. Выбор в оформлении реквизита «Адресат» при составлении докладной записки ограничен: она не может адресоваться учреждению в целом, структурному подразделению или частному лицу. Докладная записка может (и должна) адресоваться конкретному должностному лицу – непосредственному руководителю автора документа. При этом в состав должности должно включаться наименование учреждения.
Текст докладной записки состоит из двух частей. В первой (вводной) части излагается состояние вопроса, факты, послужившие причиной для составления документа, проводится их анализ. Текст докладной записки не следует начинать словами «Довожу до Вашего сведения», а лучше таким образом: «По Вашему поручению мною проведена...», «Во исполнение приказа…», «В соответствии с планом…» и т.п.
Во второй части докладной записки излагаются выводы, предложения, просьбы. Не рекомендуется заканчивать текст докладной записки словами «Вносится на ваше рассмотрение», «Докладывается для принятия решения» и т.п. В конце текста докладной записки следует четко указать вносимое предложение (просьбу и т.д.) или сделать выводы. Заканчивать текст целесообразно словами: «Считаю… (необходимым, целесообразным и т.д.)», «Предлагаю… «, «Прошу…» и т.п. К докладной записке могут прилагаться другие документы.
3. Назовите должностное лицо, ответственное за прием и обработку входящих документов.
Вся поступающая в организацию или структурное подразделение корреспонденция принимается канцелярией или работником, ответственным за ведение делопроизводства, как правило, в день поступления.
4. Укажите особенность децентрализованной формы регистрации.
Децентрализованная регистрация документов характерна для крупных учреждений сложной, часто территориально разобщенной структуры и предполагает наличие множества пунктов регистрации.
Децентрализованная регистрация производится по группам документов, например:
· документы, передаваемые руководству учреждения - в канцелярии (в группе регистрации или в бюро правительственной переписки),
· приказы по основной деятельности регистрируются в службе ДОУ;
· приказы по кадрам - в отделе кадров;
· бухгалтерская документация - в бухгалтерии;
· учебная документация - в учебной части; переписка - в структурных подразделениях и (или) в службе ДОУ,
· предложения, заявления и жалобы граждан - в группе (бюро, отделе) писем,
В структурных подразделениях документы, поступившие из экспедиции, регистрируются секретарем.
Вместе с тем децентрализация должна основываться на единой системе регистрационных индексов, единых правилах регистрации, на всеобщей доступности регистрационных данных, естественно, с соблюдением всех положений по конфиденциальности информации.
Билет № 8
1. Назовите элементы реквизита «гриф утверждения».
Гриф утверждения документа – реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.
Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.
Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки.
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.
Слова УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО согласуются с видом документа, например: инструкция УТВЕРЖДЕНА, положение УТВЕРЖДЕНО.
Перечень документов организации, подлежащих утверждению, определяется в Табеле унифицированных форм документов или в Инструкции по делопроизводству. Основанием для составления перечня являются законодательные и ведомственные нормативные акты, устанавливающие обязательную процедуру утверждения тех или иных документов.
2. «Информационное письмо» как разновидность служебного письма.
Информационное письмо - деловое письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера.
Информационные письма, как правило, носят типовой характер и рассылаются органами власти и управления различных уровней подведомственным организациям или организациям определенного типа. В информационных письмах могут дословно приводиться отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых документов, а также рекомендации и предложения. В них может содержаться информация, разъясняющая особенности применения тех или иных нормативных документов или правила поведения в определенных условиях. Иногда эти письма называются методическими.
Информационные письма могут содержать приложения. Объем информационного письма колеблется от одного абзаца до нескольких страниц.
Как правило, такие письма подписываются руководителем организации. Служебные письма оформляются на бланке письма в соответствии с ГОСТ, как правило, с угловым расположением постоянных реквизитов.
Используются бланки формата А4 и А5. Формат А5 используется в том случае, когда письмо не превышает 7-8 строк.
3. Назовите части текста протокола.
Текст протокола включает следующие части: вводную; основную.
Во вводной части протокола после заголовка приводятся фамилии и инициалы председателя и секретаря заседания. С новой строки после слова «Присутствовали» в алфавитном порядке перечисляют фамилии, инициалы должностных лиц, присутствовавших на заседании.
Если на заседании были лица из других организаций, то после слова «Присутствовали» с новой строки печатают слово «Приглашенные» и указывается список приглашенных лиц, в этом случае перед каждой фамилией указывается должность и название организации.
Во вводной части протокола указывается повестка дня.
Она состоит из перечисления вопросов, которые обсуждаются на заседании, и закрепляет последовательность их обсуждения и фамилии выступающих (докладчиков). Каждый вопрос повестки дня нумеруется арабской цифрой, его формулируют с использованием предлогов «О» или «Об». Например: «Об утверждении учебных программ»; «О подведении итогов учебного года».
По каждому пункту указывается докладчик (должностное лицо, готовившее данный вопрос).
Основная часть. В соответствии с последовательностью вопросов в повестке дня оформляется текст основной части протокола — он должен содержать столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня.
Таким образом, заголовочная часть протокола оформляется всегда одинаково. Но текст протокола может быть изложен в разных формах: краткой или полной.
4. Характеристика и назначение номенклатуры дел.
Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием их сроков хранения, оформленный в установленном порядке. Назначение номенклатуры дел:
· распределение исполненных документов в дела;
· систематизация и учет дел;
· закрепление индексов дел;
· установление сроков хранения дел.
Кроме того, номенклатура дел:
· служит основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;
· используется как основной учетный документ при сдаче в архив организации дел временного (до 10 лет включительно) хранения;
· является основой для составления актов на уничтожение дел;
· может быть использована как схема для построения справочной картотеки на исполненные документы.
Различают три вида номенклатуры дел:
: типовые, примерные и конкретные (индивидуальные).
Типовая номенклатура дел:
· является нормативным документом;
· содержит унифицированные заголовки дел, образующихся в процессе работы однородных по характеру деятельности и структуре организаций;
· устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации в отрасли;
· применяется без внесения изменений в заголовки дел, конкретизируя только наименования организаций и отделов.
Билет № 9
1. Назовите документ, в котором регистрируются отправляемые документы.
Журнал регистрации исходящих документов
2. «Телеграмма» как вид документа.
Телеграмма – вид документа, определяемый способом передачи информации по каналам телеграфной связи. Для передачи факсимильной копии документа, а также схем, чертежей и рисунков используются фототелеграммы, факсы (факсимильные сообщения) или электронная почта.
Категория и вид телеграммы указываются перед адресатом. Например: «правительственная», «срочная», «заверенная», «с уведомлением о вручении», «с оплаченным ответом» и т.д. чаще всего отправляют телеграммы срочные и простые. Срочная должна прийти к адресату за время до 3х часов, а простая – до 6 часов.
В телеграмме даются:
· точный адрес (перед ним обязательно проставление номера (индекса) отделения связи, обслуживающего адресата),
· наименование учреждения,
· если известно – наименование должности, фамилия (с инициалами или без них) получателя.
Адрес в телеграмме печатается отдельной строкой. В телеграмме, направляемой в несколько адресов (в том числе и в одном городе), каждый адрес указывается индивидуально. Если телеграмма направляется в один город нескольким адресатам и при этом один из них основной, а к остальным пойдут копии, адрес оформляют следующим образом:
Если телеграмма адресуется более чем в четыре адреса, прилагается указатель рассылки, составленный и подписанный исполнителем, подготовившим текст телеграммы. Печатается адресат прописными буквами. Большое значение при составлении следует придавать выбору слов, более точно передающих смысл. Пишется телеграмма особым телеграфным языком, по возможности без предлогов, союзов, знаков препинания. Если знаки препинания все же необходимы, т.к. имеют смысловое значение, они пишутся сокращенно строчными буквами: точка – тчк; запятая – зпт; двоеточие – двтч; кавычки – квч; скобки – скб.
Ответная телеграмма начинается с указания номера (индекса) и даты инициативного документа, на который дается ответ, без слов «Ваш», «на Ваш». Поэтому сам текст не следует начинать и заканчивать цифрами. После текста указываются наименование должности (допускается не указывать) и фамилия лица, подписавшего телеграмму. Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой.
Текст служебной телеграммы заверяется печатью. Составляется телеграмма в двух экземплярах: первый, подписанный, отдается для передачи, а второй подшивается в дело.
3. Укажите сроки, на которые заключаются трудовые контракты.
Контракт – трудовой договор, заключаемый в письменной форме на определенный в нем срок и содержащий особенности по сравнению с общими нормами законодательства.
Сроки действия срочного трудового договора (контракта)
Максимальный срок действия срочного трудового договора и контракта составляет 5 лет (п. 2 части второй ст. 17 ТК). Минимальный срок контракта – 1 год (п. 1 Декрета № 29). Для срочного трудового договора минимальный срок – 1 день, что следует из ст. 10 ТК.
4. Назовите этапы обработки исходящей документации.
Этапы обработки исходящей документации
1) подготовку проекта документа,
2) печатание,
3) визирование,
4) согласование,
5) подписание,
6)регистрацию,
7) проверку правильности вложения,
8) отправку,
9) подшивку второго экземпляра (копии) в дело.
Обработка исходящей документации с момента подготовки проекта до момента регистрации аналогична обработке внутренней документации.
Билет № 10
1. Дайте определение бланка документа.
Бланк документа — это лист бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации — авторе документа
2. Укажите, что перечисляется в основной части текста протокола.
Основная часть протокола краткой формы изложения строится по схеме: “СЛУШАЛИ - РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)” - без текста выступлений.
Основная часть протокола полной формы изложения строится по схеме: “СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)” - отдельно по каждому рассматриваемому вопросу согласно повестке дня. Эти слова печатаются прописными буквами от границы левого поля. Перед словом “СЛУШАЛИ” ставят номер вопроса повестки дня, после двоеточие.
Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; постановление (решение) печатается полностью.
В случае возникновения принципиальных разногласий в протоколах краткой формы допускается фиксировать отдельные выступления участников.
Постановляющая часть протокола заканчивается указанием должностного лица, ответственного за контроль исполнения решений (постановлений) или отдельных пунктов решений.
3. Укажите особенность заявления о переводе на другую должность.
Необходимо различать перевод и перемещение.
При переводе изменяется трудовая функция, наниматель или местность, где выполняются работы, а при перемещении – рабочее место, структурное подразделение, механизм, агрегат.
Переводом признают поручение нанимателем работнику работы по другой профессии, специальности, квалификации, должности (за исключением изменения наименования профессии, должности) по сравнению с обусловленными в трудовом договоре, а также поручение работы у другого нанимателя либо в другой местности, за исключением служебной командировки (часть первая ст. 30 Трудового кодекса РБ (далее – ТК)).Перевод допускается только с письменного согласия работника, за исключением случаев, предусмотренных частью третьей настоящей статьи, статьями 33 и 34 настоящего Кодекса.
Написание заявления о переводе на другую работу чаще всего происходит в тех ситуациях, когда перемещение сотрудника с одной должности на другую выполняется внутри предприятия. С точки зрения закона, перевод всегда должен сопровождаться переменой трудовых обязанностей, условий работы и полномочий сотрудника или же изменением структурного подразделения, к которому он относится. Запрещается перевод работника на работу, противопоказанную ему по состоянию здоровья.
При переводе на другую работу у того же нанимателя с работником заключается трудовой договор с соблюдением требований статей 18 и 19 настоящего Кодекса.
4. Предварительное рассмотрение входящих документов как второй этап обработки входящих документов.
Предварительное рассмотрение документов организуется на основе следующих правил, выработанных практикой:
· оно осуществляется в день их поступления в организацию (в этот же день, как правило, происходит и регистрация входящих документов);
· решение о направлении документа на исполнение принимается на основе анализа содержания и значимости для деятельности организации документа, а не на основе названия его вида или адресования; на рассмотрение первому руководителю организации направляются документы: поступившие из вышестоящих организаций, от контролеров и регуляторов;
· по важным, принципиальным вопросам деятельности, исполнение которых требует решения руководителя; в которых затрагиваются вопросы коррупции (фиксируются факты коррупции, склонения к ней и т.п.);
· обращения граждан направляются в специальное подразделение или специально назначенным ответственным лицам в службе делопроизводства, которые проводят «отдельное» предварительное рассмотрение именно обращений граждан вместе с их регистрацией (ведь работа с обращениями граждан рассматривается как специальное делопроизводство).
А в небольших организациях обращения граждан могут направляться первому руководителю или его заместителю либо иному должностному лицу, назначенному приказом руководителя; на рассмотрение заместителям руководителя направляются поступающие документы по вопросам, находящимся в зоне их ответственности; без рассмотрения руководством организации могут быть направлены на регистрацию и исполнение в структурные подразделения документы, непосредственно адресованные в данные подразделения или сотрудникам этих подразделений по результатам анализа их содержания и проверки соответствия задачам и функциям, закрепленным в положениях о подразделениях.
Билет № 11
1. Дайте определение термина «организационные документы».
Организационные документы - это комплекс взаимосвязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства предприятия.
2. Укажите цель инициативной докладной записки.
Инициативные — те, где работник предлагает начальству вынести определенное решение в связи с конкретными событиями – нарушениями, простоями и т. д.
3. Назовите особенности приказа по личному составу.
1. Приказ не гостирован по оформлению (могут быть разные варианты оформления, они оговариваются в инструкции организации по работе с документами).
2. Регистрационный номер пишется с добавлением индекса «л/с» или «к».
3. Заголовок – «По личному составу».
4. Констатирующей части может не быть.
5. Распорядительная часть оформляется в следующей последовательности: прием на работу, перевод или перемещение по работе, установление разрядов, категорий рабочим и служащим, изменение фамилии, увольнение работников, прекращение работы в связи со смертью.
6. По каждому перечисленному вопросу может быть издан самостоятельный документ. В этом случае заголовок к тексту оформляется следующим образом: «О приеме на работу», «О поощрении» и т.п.
7. К каждому пункту приказа дается основание (заявление работника, докладная записка, распоряжение и т.д.).
8. В пункте приказа о приеме на работу следует указывать на какую должность, в какое подразделение, с какой оплатой и с какого числа оформляется работник. В основании дается ссылка на заявление работника, трудовой договор.
9. При переводе на другую работу в приказе указывается вид и причина, дата перевода, устанавливаемый оклад. В основании дается ссылка на заявление работника, представление руководителя.
10. При увольнении работника в приказе указывается причина увольнения со ссылкой на конкретную статью Трудового кодекса и дата увольнения. В основании к приказу дается ссылка на заявление работника, а при увольнении по инициативе администрации дается ссылка на докладную записку руководителя и т.п.
11. Распорядительная часть приказа начинается с указания фамилии (печатается ПРОПИСНЫМИ буквами), имени и отчества (печатается полностью строчными буквами).
12. Приказы вступают в силу с момента их подписания.
13.В приказе по личному составу после каждого пункта обязательна подпись сотрудника:
С приказом ознакомлен (а) Личная подпись И.О.Фамилия____дата_____
Реквизиты приказа по личному составу:
- наименование организации; наименование вида документа; дата; регистрационный номер; место составления или издания документа; заголовок к тексту; текст; основания к пунктам; подпись руководителя; визы согласования документа; подписи сотрудников, ознакомленных с приказом.
4. Укажите группы, на которые делятся все дела, подготовленные на архивное хранение.
постоянного хранения;
- временного хранения (свыше 10 лет);
- временного хранения (до 10 лет);
- подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.
Билет № 12
1. Перечислите элементы реквизита «адрес».
В состав реквизита могут включаться:
– наименование организации;
– наименование структурного подразделения;
– должность, фамилия и инициалы лица, которому адресуется документ;
– почтовый адрес.
2. «Письмо-претензия» как разновидность служебного письма.
Письмо-претензия (или иначе письмо-рекламация) – вид деловой корреспонденции, который применяется в тех случаях, когда одна сторона договорных отношений в письменном виде высказывает другой стороне недовольство качеством исполнения обязательств или же информирует о полном их отсутствии.
Примеры писем-претензий: о возврате денежных средств, о невыполнении условий договора,о погашении задолженности, о некачественном товаре,о срывах сроков поставки.
Как правило, письменной претензии предшествуют устные переговоры (личные или по телефону), не возымевшие ожидаемого эффекта.
Структура письма: Адресат-Тема письма-Заголовок/Обращение-Вступление-Основная часть-Заключение-Приложение-Подпись-Исполнитель
3. Перечислите основные разделы текста резюме.
Вне зависимости от выбранного формата, любое резюме включает следующие блоки:
Заголовок резюме.
Указываются имя, фамилия и отчество соискателя (крупными буквами 18-20-й кегль шрифта) по центру или с левой стороны вверху, приложите свое наиболее удачное деловое фото.
Координаты, контактная и личная информация.
Указывается адрес; средства связи (мобильный и домашний телефоны, e-mail.
Цель.
В формулировке цели содержится краткая информация о вакансии, на которую вы претендуете, обозначаются границы профессиональных интересов.
Образование.
Информацию о полученном образовании обычно излагают в хронологическом порядке либо по принципу значимости.
Опыт работы.
Информацию об опыте работы (стажировке) излагают в обратном хронологическом порядке (начиная с последнего места работы
Дополнительная информация.
В данном разделе следует указать: уровень знания иностранных языков; уровень владения компьютером, с указанием применяемых программ; наличие водительских прав; дополнительные знания и умения, которые окажутся важными для будущей работы.
Личные качества.
Укажите свои положительные личностные качества.
Интересы и увлечения.
Включите все то, что дает представление о вас, как о гармоничной личности, живущей не одной лишь учебой и работой.
Рекомендации.
При наличии рекомендаций (они могут быть от прежних работодателей, научного руководителя, декана или преподавателя) в конце резюме укажите, что «Рекомендации могут быть представлены по требованию».
4. Укажите, какой документ составляется при нарушении трудовой дисциплины.
К работникам, совершившим дисциплинарный проступок, независимо от применения мер дисциплинарного взыскания могут применяться: лишение премий, изменение времени предоставления трудового отпуска и другие меры. Виды и порядок применения этих мер определяются правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, соглашением, иными локальными нормативными правовыми актами.
Согласно статье 198 ТК за совершение дисциплинарного проступка наниматель может применить к работнику следующие меры дисциплинарного взыскания:
замечание; выговор; увольнение (пункты 4, 5, 7, 8 и 9 статьи 42, пункт 1 статьи 47)
Билет № 13
1. Назовите размеры полей для документов системы организационно-распорядительной документации (ОРД).
Оформляя документы, на бланках или на листах бумаги устанавливают следующие размеры полей (не менее):
- левое - 35 мм
- верхнее - 20 мм
- правое - 10 мм
- нижнее - 15 мм.
2. Назовите элементы реквизита «исполнитель».
В п. 5.25 ГОСТ Р 7.0.97-2016 указано, что отметка об исполнителе состоит из двух обязательных и трех дополнительных элементов. Рассмотрим их.
Отметка об исполнителе включает:
1) фамилию, имя, отчество исполнителя. Возможно, к исполнителю документа обратятся, поэтому желательно указывать имя и отчество полностью (Пример 1) – в ГОСТ указан именно такой вариант. На практике чаще указывают фамилию и инициалы;
2) номер телефона исполнителя. Какой именно телефон указывать: городской, мобильный или внутренний? Ответ: тот, по которому с исполнителем можно связаться.
Если отметка об исполнителе ставится на документе, который выйдет за пределы вашей организации (например, письмо), укажите мобильный и городской. Если отметка об исполнителе ставится на внутреннем документе (например, служебная записка), достаточно указать внутренний телефон сотрудника. Если не можете определиться, то пишите все телефоны.
Отметка об исполнителе может включать:
1) должность исполнителя. Это поможет понять, специалист какой именно компетенции разработал документ;
2) структурное подразделение, где работает исполнитель. Это сориентирует, в какое именно подразделение компании обращаться, например, для ответа;
3) электронный адрес исполнителя. Если исполнителю неудобно обсудить особенности документа по телефону, он может указать электронную почту.
3. «Автобиография» как вид документа.
Автобиография — документ, в котором описаны этапы жизни и трудовой деятельности работника.
Автобиографию сотрудник пишет собственноручно, в произвольной форме без исправлений, в одном экземпляре, излагая основный события своей жизни в хронологической последовательности.
В тексте автобиографии освещают следующие вопросы: фамилия, имя, отчество, год рождения, образование (где, когда учился в каком учебном заведении), с какого времени началась трудовая деятельность, причины перехода с одной работы на другую, воинское звание (если есть), награды, поощрения, семейное положение сведения о родителях, домашний адрес, телефон, адрес электронной почты, подпись, дата.
4. Ахарактеризуйте виды регистрации документов.
Регистрация документов - это фиксация факта создания документа или его получения, путем присвоения документу регистрационного номера (индекса) и записи сведений о нем в регистрационный журнал.
Существуют три основных вида регистрации документов:
1) карточная система регистрации документа;
2) журнальная система регистрации документа;
3) компьютерная система регистрации документа.
Карточная система регистрации документов
Для регистрации документов применяется единая регистрационная карточка. Для того, чтобы ориентироваться в массе карточек, применяют цветовые различия по категориям документов.
При карточной системе регистрации ведут две картотеки:
1) сроковая контрольная картотека;
2) справочная картотека.
Карточку на документ заполняют по мере выполнения следующих операций:
1) передача документа руководителю;
2) получение резолюции срока исполнения и исполнителя.
Журнальная система регистрации документа
Журнальная система регистрации используется в том случае, если документооборот предприятия менее 500–600 документов в год.
Журналы оформляются следующим образом:
1) в правом верхнем углу указывают название журнала, организации, регистрационный номер по номенклатуре;
2) в нижнем правом углу – начало и окончание ведение журнала.
Все листы журнала нумеруются в правом верхнем углу, начиная со второго, и прошиваются прочной ниткой. Середины концов нитки склеивают, а затем проставляют печать предприятия и делают надпись, заверяющую правильность оформления.
Регистрация документов на компьютере позволяет:
1) одновременно регистрировать документы на нескольких рабочих местах;
2) организовывать децентрализованную регистрацию документов в структурных подразделениях с объединением сведений о всех документах (поступивших и внутренних) в одной базе данных;
3) организовать информационно-справочную работу на основе базы данных организации;
4) организовать автоматизированный контроль за исполнением документов.
При регистрации на компьютере данные о документе, заложенные при его регистрации, автоматически будут использованы в программах по автоматизированному контролю и справочной работе.
Билет № 14
1. «Должностная инструкция» как вид документа.
Должностная инструкция - это внутренний организационно-распорядительный документ, содержащий конкретный перечень должностных обязанностей работника с учетом особенностей организации производства, труда и управления, его прав и мер ответственности, а также квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности.
Предназначение должностной инструкции
Должностная инструкция выполняет следующие задачи:
установление квалификационных требований, предъявляемых к определенной должности, выполняемой работе (образование, опыт работы, наличие специальной подготовки и т. п.);
определение должностных обязанностей работника (круг обязанностей, объем работы, участки, за которые отвечает работник, и т. п.);
установление пределов ответственности работника.
Таким образом, главное предназначение должностной инструкции - определение работнику круга его обязанностей, прав, ответственности.
2. Дайте определение термина «реквизит».
Реквизи́т (от лат. requisitum требуемое, необходимое) — совокупность предметов, необходимых для представлений в театре, во время кино- или фотосъёмки, рисования, лепки с натуры.
3. «Трудовой контракт» как вид документа.
Одним из видов трудового договора является контракт.
Контракт — это трудовой договор, заключаемый в письменной форме на определенный в нем срок, содержащий особенности по сравнению с общими нормами законодательства о труде, предусматривающими конкретную минимальную компенсацию за ухудшение правового положения Работника.
Контракт позволяет индивидуализировать условия труда с учетом особенностей квалификации работника, его деловых качеств, специфики выполнения работы. Он может содержать широкий перечень условий, оговоренных непосредственно сторонами, в том числе по вопросам организации труда, его стимулирования, социально-бытового обеспечения, ответственности и др. Контракт также содержит все основные условия трудового договора и служит основанием возникновения трудовых отношений между работником и нанимателем. Вместе с тем в контракте по сравнению с обычным трудовым договором имеется ряд особенностей, таких как:
· - контакт представляет собой соглашение, по которому обе стороны имеют как права, так и обязанности, невыполнение которых влечет применение определенных санкций;
· -носит срочный характер: минимальный срок контракта — 1 год, максимальный — 5 лет;
· -заключается не со всеми, а только с определенной категорией работников, которые выполняют общие управленческие и административно-хозяйственные функции;
· -предусматривает дополнительные основания его расторжения в случае невыполнения работником его условий;
· - стороной
