Перечислить основные этапы в истории развития делопроизводства в Беларуси

Приказное делопроизводство возникло в конце XV в., когда появились первые приказы— централь­ные органы государственной власти, ведавшие отдель­ными отраслями княжеского управления, и приказные избы. — органы государственного управления на мес­тах.

Коллежское делопроизводство пришло на смену приказному в 1717—1718 гг. Было создано 12 коллегий, каждая из которых ведала определенной сферой управления и подчинялась Сенату.   

Исполнительное делопроизводство сменило коллежское в 1802 г., когда был издан указ о замене петровских коллегий министерствами. Введение министерств завершило процесс четкого разграничения функций органов исполнительной власти. Отличительной чертой исполнительного делопроизводства явилась, его полная регламентация законодательными актами. В первой половине XIX в. были установлены и закреплены в законах формы написания многих доку­ментов и порядок работы с ними. В делопроизводстве стали широко применять бланки документов, что ускорило процесс их изготовления.                                  

Билет № 26

1. Дайте определение термина «документационное обеспечение управления».

Документационное обеспечение управления (делопроизводство) –Отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами является важным аспектом работы любого предприятия:

2. Организационный документ «положение».

Положение – это организационно-правовой документ, регламентирующий порядок образования, права, обязанности, ответственность и организацию работы структурного подразделения (должностного лица, совещательного или коллегиального органа), а также его взаимодействие с другими подразделениями и должностными лицами.

 Практическая польза положений состоит в том, что в них максимально конкретно прописано, кто и что должен делать, какие задачи выполнять и за что нести ответственность. В свою очередь, это значительно облегчает контроль за выполнением поручений руководителя. Когда два отдела организации «перебрасывают» друг на друга выполнение какой-либо задачи, затягивая ее решение, и не могут договориться между собой, кто и что будет делать, помогут разобраться положения о подразделениях. Поэтому дальновидные руководители обычно лично заинтересованы в том, чтобы было подготовлено положение об их отделе и чтобы оно было настолько подробным, насколько это возможно. При подготовке положения оформляются  следующие реквизиты документа:

· наименование организации;

· наименование вида документа;

· заголовок к тексту;

· дата документа;

· регистрационный номер документа;

· место составления или издания документа;

· гриф утверждения документа;

· текст документа;

· визы согласования документа

Автором положения может быть как филиал, так и структурное подразделение. Авторами положения могут быть две и более организации. В этом случае наименования организаций располагаются на одном уровне (если речь идет о компаниях, не подчиненных друг другу), и на разных уровнях (если одно учреждение подчинено другому).

 

3. Назовите функции служебного письма.

Служебное письмо - это краткий (как правило не более 1-2 страниц) документ, касающийся одного вопроса (или нескольких взаимосвязанных между собой вопросов) и предназначенный для осуществления оперативного информационного обмена между предприятиями (организациями, учреждениями), их структурными подразделениями (должностными лицами).

Основные функции:

· - информационная - в письме фиксируются факты, сведения, мнения и другие явления, с целью донести их до адресата;

· - организационная - обеспечивает воздействие на людей для организации и координации их деятельности;

· - коммуникативная - обеспечивает внешние связи организации;

· - юридическая - используется в качестве свидетельства, доказательства при возникновении спорных вопросов между сторонами;

· - воспитательная - требует высокого уровня образовательной подготовки, дисциплинирует исполнителя

 

4. Назовите элементы заверительной надписи.
В заверительной надписи указывают:

• номер дела, к которому составлена надпись;

• количество (цифрами и прописью) пронумерованных листов;

• количество листов внутренней описи (при ее наличии); отдельно, через знак "+";

• номера литерных листов и пропущенные номера;

• номера листов с наклеенными наглухо чертежами, фото, диаграммами, вырезками и т.п.;

• номера листов с наклеенными за край чертежами, фото, диаграммами, вырезками и т.п.;

• номера листов - чертежей, фото и т.п.;

• номера конвертов с вложениями и количество вложений;

• номера поврежденных листов и листов с какими-либо другими особенностями;

• должность составителя с расшифровкой подписи;

• дата составления.

Все последующие изменения в физическом состоянии (повреждения, плесень и т.п.) и в составе дела (дополнительные вложения новых документов, замена копий и т.п.) отражают в заверительной надписи.

При необходимости составляют новую надпись со ссылкой на соответствующий акт. Старую надпись при этом зачеркивают, но сохраняют в деле.

 

Билет № 27

1. «Устав предприятия» как вид документа.

Устав — это учредительный документ, являющийся обязательным для юридических лиц. В документе указывается информация о различных юридических фактах, связанных с компанией: состав учредителей, местоположение фирмы, размер уставного капитала, порядок распределения прибыли и т.д. Документ составляется ещё до регистрации фирмы. Именно на основании этого документа вносятся данные об учредителях ООО, а также о самой компании в единый государственный реестр.

Типовой Устав предприятия должен содержать информацию, установленную в законодательном порядке. Структура текста и его содержание определяются разработчиками Устава. В число обязательных разделов текста включаются:

· общие положения (определяются цели и задачи создаваемой организации);

· организационная структура (состав структурных подразделений, их функции и взаимосвязи);

· регламент организации (формы и методы управления, права и обязанности должностных лиц);

· финансово-материальная база (определение размеров основных и оборотных средств, источники, порядок распоряжения средствами и ценностями);

· отчетная и ревизионная деятельность;

· порядок ликвидации организации.

 

2. Назовите документ, в котором регистрируются отправляемые документы.

Процесс регистрации представляет собой занесение реквизитов документа в определенную регистрационную форму (журнал, картотеку).

 

3. Укажите сроки хранения приказов по личному составу

Данные приказы имеют следующие сроки хранения:

— 75 лет для приказов:о приеме (назначении на должность);переводе, переводе на контрактную форму найма;перемещении;увольнении (освобождении от должности);награждении, поощрении, премировании, установлении надбавок, доплат, повышении тарифных окладов;продлении трудовых договоров (контрактов), заключении новых трудовых договоров (контрактов);временном заместительстве;присвоении квалификационных категорий, разрядов, классов;длительных (более месяца) служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу;предоставлении социальных отпусков;изменении фамилии, собственного имени, отчества работников.

— 3 года после проведения налоговыми органами проверки или 10 лет, если она не проводилась.

о предоставлении трудовых отпусков, отзыве из трудового отпуска;наложении дисциплинарных взысканий;назначении дежурных;служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу;оказании материальной помощи;направлении на повышение квалификации (переподготовку, стажировку).

 

4. «Опись» как вид учетного документа.

Опись дел - это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел, предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и их учета. Описи составляются отдельно на дела постоянного срока хранения и дела по личному составу. При наличии большого количества документов по личному составу возможно составление описей дел на каждый вид документов, например, опись приказов по личному составу, опись карточек формы № Т-2, опись личных дел.

Билет № 28

1. «Приказ по основной деятельности» как вид документа.

Приказы по основной деятельности отражают управленческие решения по следующим организационным вопросам:

-создание, реорганизация и ликвидация организации, ее структурных подразделений:

-определение функций и задач организации, ее структурных подразделений;

-утверждение структуры и штатов;

-подведение итогов деятельности;

-определение прав и обязанностей должностных лиц;

-в случаях отмены, изменения и приоставления действий ранее изданных документов;

-производственно-хоз. деятельности, планирования, отчетности, финансирования, труда и заработной платы, реализации продукции, внешнеэкономческой деятельности и т.д.

Издание таких приказов обусловлено также необходимостью доведения до сведения подчиненных требований директивных документов, конкретных мероприятий по их выполнению, определения ответственных лиц, сроков выполнения этих мероприятий.

2. Назовите основные виды служебных писем.

Сопроводительное письмо, Письма-приглашения Информационное письмо Рекламное письмо Письмо-извещение Письмо-подтверждение Письмо-напоминание Гарантийное письмо Письмо-запрос

 

3. «Личный листок по учету кадров» как разновидность документов по личному составу.

Личный листок по учету кадров хранится в личном деле и размещается в нем чуть ли не одним из первых документов. Перед ним размещают внутреннюю опись и дополнение к личному листку по учету кадров. Личный листок по учету кадров оформляется по установленной форме согласно приложению 2 к Инструкции № 2 (часть первая п.11 Инструкции № 2)

Личный листок по учету кадров содержит биографические сведения о работнике, сведения о его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейном положении и др.

Заполняется личный листок по учету кадров на основании паспорта, военного билета, трудовой книжки, документов об образовании и иных личных документов (часть вторая п.11 Инструкции

При заполнении личного листка по учету кадров соблюдаются следующие требования, которые стоит объяснить работнику перед заполнением:1) на все вопросы личного листка по учету кадров работник должен дать исчерпывающие ответы (они не должны носить односложный характер «да», «нет»);2) не допускается в строках ставить прочерк. После заполнения личный листок по учету кадров работник должен подписать с указанием даты заполнения и передать специалисту по кадрам для проверки полноты и правильности его заполнения, который сверит соответствие записей, сделанных в личном листке, записям в документах.