Работа с исходящими документами

Основные этапы обработки исходящих (отправляемых) документов состоит из следующих операций:

- регистрация исходящих документов;

- экспедиционная обработка документов;

- отправка документа адресату;

- подшивка второго экземпляра исходящего документа в дело.

После регистрации, секретарь или специальный отдел проводят экс­педиционную обработку отправляемых документов. Она включает в себя:

- сортировку по адресатам,

- упаковку в конверты,

- написание на конверте почтового адреса и наименование адресата,

- проставление штампа органи­зации,

- проставление знака почтовой оплаты,

- передачу корреспонденции в почтовое отделение.

При необходимости составитель документа указывает вид отправле­ния - заказное письмо, ценное письмо, по факсу, электронной почтой, нарочным и т.д.

Распорядительные документы, протоколы рассылают в виде заверен­ных копий или выписок. Докладные записки, справки и другие подобные документы передают адресатам внутри учреждения в подлиннике.

Документы должны быть обработаны и отосланы в тот же день или не позднее следующего рабочего дня, телеграммы - немедленно.

Исходящие документы печатают, как правило, в двух экземплярах. Первый, подписанный экземпляр, направляют адресату, второй (отпуск) - помещают в дело.

Если документ, направленный в другую организацию, должен быть возвращен, на нем следует поставить штамп или сделать пометку "Подле­жит возврату" и такую же пометку сделать в регистрационной карточке (журнале).