Предварительное рассмотрение документов

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

 

Организация работы с документами – это организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности.

Организация работы с документами предполагает создание оптимальных ус­ловий для всех видов работ с документами, начиная с создания или полу­чения документа, и кончая его уничтожением или передачей на архивное хранение.

Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или от­правления.

Движение документов в организации не может быть случайным, хао­тичным. Оно должно быть управляемым, регламентированным технологи­ческой схемой движения документов по установленным пунктам обработ­ки. Быстрота перемещения между пунктами, оперативность выполнения операций с документами свидетельствуют о степени совершенства техно­логической схемы.

Документооборот должен отвечать ряду требований, обязательных для всех организаций.

Требования, предъявляемые к документообороту:   

- прямоточность движения документов (документ кратчайшим пу­тем попадает к исполнителю, возвратные перемещения докумен­тов исключены);

- распределение документов между руководителями и специали­стами согласно их функциональным обязанностям;    

- необходимое перемещение документов (дублирование, лишние инстанции и действия исключены);

- единообразие маршрута движения документов и технических опе­раций с ними, однократность каждой операции.

Движение документов во всех случаях отражает организационную структуру аппарата управления и характер распределения обязанностей между его составными частями. Совершенствование документооборота тесно связано с совершенствованием структуры управления.

Документооборот состоит из следующих документопотоков:  

входящих документов (документы вышестоя­щих органов управления, подведомственных организаций, не­подчиненных учреждений, представлены постановлениями, ре­шениями, приказами, указаниями, инструктивными письмами, запросами, отчетами, справками, письмами, актами и заявле­ниями граждан);

исходящих документов (передают информацию вышестоящим или нижестоящим организациям, неподчиненным учреждениям, общественным организациям и отдельным гражда­нам в форме писем, распорядительных документов, отчетов, за­ключений, справок и т.д.);

внутренних документов (обеспечивают решение задач в преде­лах данной организации в виде протоколов, актов, докладных записок и т.д.).

Объем документооборота состоит из суммы входящих, исходящих и внутренних документов за определенный период времени (месяц, квартал, год).

Годовой объем документооборота является исходной величиной для рас­чета численности сотрудников службы ДОУ, определения степени загру­женности структурных подразделений и отдельных работников, средство определения потребностей в организационной и вычислительной технике, выбора наиболее эффективной системы регистрации документов и спра­вочного аппарата.

 

Прием и обработка входящих документов

Делопроизводство координирует следующие этапы работы с доку­ментами:

прием и обработку документов;

рассмотрение документов руководителем (резолюция);

регистрацию документов;

исполнение документов;

контроль исполнения документов;

отправку исходящих документов;

хранение и использование документов;

передачу на архивное хранение.

Обработкой корреспонденции занимается секретарь или служба ДОУ.

Первоначальная обработка поступившей корреспонденции заключа­ется в проверке правильности доставки сообщений. Ошибочно доставлен­ную корреспонденцию возвращают в почтовое отделение.

Не вскрывают конверты с пометкой "Лично" и адресованные общест­венными организациями.

Проверяют целостность вложений, адрес, количество листов доку­мента и приложений. Если обнаруживают некомплектность или повреж­дение документа, то на нижнем поле последнего листа и в журнале (кар­точке) регистрации в графе "Примечание" делают соответствующую отметку и ставят в известность корреспондента.

Конверты от поступившей корреспонденции уничтожают, кроме тех случаев, когда по конверту можно определить адрес отправителя, дату отправки и получения документа. Сохраняют также конверты пи­сем граждан.

Предварительное рассмотрение документов

На стадии предварительного рассмотрения документы сортируют на регистрируемые и нерегистрируемые согласно «Перечня нерегистрируемых документов» (у каждой организации свой перечень).

Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации службой ДОУ:

Не подлежат регистрации службой ДОУ:

1. письма, присланные в копии для сведения;

2. рекламные извещения, плакаты, программы совещаний и т.п.;

3. первичные документы бухгалтерского учета;

4. учебные планы, программы, копии;

5. месячные, квартальные и другие отчеты;

6. формы статистической отчетности;

7. сообщения о совещаниях, заседаниях;,,

8. поздравительные письма и пригласительные балеты, телеграммы;

9. печатные издания (книги, журналы, бюллетени);

10. телеграммы и письма о разрешении командировок;

11. научные отчеты по темам;

12. прейскуранты;

13. нормы расхода материалов.

 

Документы, указанные в п. З, 4, 6, 9, 13 Примерного перечня учитывают в библиотеке, бухгалте­рии и других службах организации.

Кроме того, документы распределяют на группы:

документы, адресованные руководству или без указания структурного подразделения

предложения, жалобы, заявления граждан;

документы, адресованные структурным подразделениям.

Для того, чтобы выполнить работу по сортировке документов, надо хорошо знать функции структурных подразделений, круг должностных обязанностей, компетенцию руководителей и специалистов.

Руководителю и его заместителям направляют наиболее важные документы по принципиальным вопросам работы организации. Пред­ложения, заявления и жалобы передают должностному лицу, в компе­тенцию которого входит окончательное решение вопроса, затронутого в письме (чаще всего руководителю).

Для удобства обработки документов секретарь может иметь папки с разным назначением: "К исполнению", "Срочно" и т.д. Удобно для этого использовать папки разных цветов.

Документы, не требующие принятия решения руководством, распре­деляют по структурным подразделениям, в зависимости от характера во­просов.

В структурных подразделениях предварительное рассмотрение и сор­тировку документов ведет аналогично секретарь или лицо, ответственное за их обработку.

На регистрируемых документах проставляют "отметку о поступле­нии документа в организацию", которая включает дату поступления и номер, проставляется в правом нижнем углу первой страницы документа.

На документы, не подлежащие регистрации, на первой странице в правом нижнем углу ставят штамп с указанием даты поступления.