Регистрация документов

Регистрация документов – это запись необходимых сведений о документе с целью их учета и дальнейшего поиска.

Обрабатывая входящую и внутреннюю корреспонденцию, секретарь или служба ДОУ проводят ее регистрацию. Регистрация документа включает:

- проставление даты;

- проставление регистрационного индекса;

- запись необходимых сведений о документе в регистрационной форме.

- Главное назначение регистрации документов:

- придание им юридической силы;

- подтверждение факта их создания;

- подтверждение факта их поступления.

Цель регистрации документов:

- обеспечить их учет;

- контроль;

- быстрый поиск.

Каждый документ должен регистрироваться только один раз. Исклю­чается повторный ввод в систему исходных сведений о документе и при­своение ему нового индекса при передаче документа из канцелярии в структурное подразделение, из одного подразделения в другое или из од­ной базы данных в другую.

Технологию и пункты регистрации регламентирует инструкция по документационному обеспечению деятельности учреждения или табель документов.

К инструкции прилагают перечень документов, не подлежа­щих регистрации, и классификаторы. Классификаторы информации, используемые при регистрации:

- номенклатура дел;

- классификатор корреспондентов;

- классификатор структурных подразделений учреждения;

- классификатор руководителей и специалистов;

- классификатор видов документов;

- классификатор вопросов деятельности организации.

В конкретных организациях состав классификаторов может быть до­полнен.

Документы регистрируют в день поступления. При регистрации на документе проставляют индекс и вносят исходные данные о документе в регистрационную учетную форму (журнал, карточку).

Индексирование заключается в присвоении документу индивидуаль­ного условного индекса (номера), обозначающего принадлежность к конкретной классификационной группе и порядковый номер в ней.

В каждой организации должна быть единая и стабильная система ин­дексирования документов и постоянное расположение составных частей индекса.

В основе индексирования документов лежит номенклатура дел орга­низации. Обозначения производят только арабскими цифрами. Простой индекс состоит из порядкового номера документа и индекса дела по но­менклатуре. Составные части индекса отделяются друг от друга косой чертой.

Например, индекс 32/04-10 означает:

32 - порядковый номер документа по регистрации;

04-10 - индекс дела по номенклатуре;

04 - индекс структурного подразделения, в которое направлен до­кумент;

10 - номер дела,

При индексировании предложений, заявлений и жалоб граждан в ин­декс документа может быть включена первая буква фамилии заявителя (6/12-7/А).

Наличие в индексе порядкового номера обеспечивает поиск и со­хранность документов.

Поступившим ответным документам новый индекс не рекомендуется присваивать. Факт их поступления фиксируют в зоне "Отметка об исполнении" регист­рационной формы инициативного документа. Для учета таким документам присваивают очередной порядковый номер, который подписывают к ин­дексу инициативного документа.

Индекс ставят в регистрационном штампе на документе и в регистра­ционной форме учета.

Индексом документов, формируемых в дела только по названиям и авторам (бухгалтерские балансы, протоколы, наряды и т.д.) служат поряд­ковые номера в пределах регистрируемого массива.

Индексом документов, формируемых в дела по вопросам, корреспон­дентам, территории (докладные записки, любая переписка, отказы и т.д.), служит порядковый регистрационный номер, дополненный индексом по номенклатуре дел, который и определяет место хранения документа.

Сотрудник, регистрирующий документы, должен знать состав доку­ментов организации, распределение функций между структурными под­разделениями, разделение обязанностей между руководителем и его за­местителями.

Регистрация документов позволяет:

- подтвердить факт получения или отправки документа;

- создать регистрационно-справочный аппарат, который можно ис­пользовать в информационных целях;

 - вести контроль за исполнением документа;

- давать качественные и количественные характеристики доку­ментам.

В практической деятельности используют различные способы (формы) регистрации: журнальный, карточный, автоматизированный.

Журнальную форму регистрации используют организации и струк­турные подразделения, где документооборот менее 500-600 документов в год.

Все листы журналов нумеруют в правом верхнем углу, начиная со второго. Все листы прошивают прочными нитками. Концы ниток выводят на последний пронумерованный лист (оборотная сторона). Используя бу­мажный квадрат по диаметру больше круглой печати, склеивают середины концов нитки. Сверху ставят печать организации с захватом части квадра­та или непосредственно в середину квадрата. На этой же странице делают надпись, заверяющую правильность оформления.

Например:

"В данном журнале пронумеровано, прошнуровано и скреплено круг­лой печатью 90 (девяносто) листов".

Надпись заверяет личной подписью делопроизводитель (секретарь), указывая должность, и проводя расшифровку личной подписи (фамилия, инициалы).

После окончания записей в журнале, делают надпись, например тако­го содержания, "В данном журнале зарегистрировано 372 документа с № 1 по № 372. Случайно пропущен номер 4)." Запись заверяют подписью.

Все журналы имеют номера по номенклатуре дел.

На обложке журнала должно быть написано: название журнала, на­звание организации, регистрационный номер по номенклатуре дел, в пра­вом нижнем углу - начато 00.00.0000 и окончено 00.00.0000. Числа начала и окончания журнала ставят по регистрации первого и последнего докумен­та в журнале (в пределах календарного года).

Журнальная форма регистрации имеет свои технологические недос­татки:

- формальный характер закрепления документа за валовым поряд­ковым номером;

- сложности ведения по журналу поисковой, справочной и кон­трольной работы;

- сложности обязательной многократной регистрации документов;

- отсутствие возможности отразить движение документа в процессе рассмотрения и исполнения.

Для регистрации документов карточным способом применяют единую регистрационно-контрольную карточку.

Изготовляют карточки типографским способом на бумаге формата А5 (148x210 мм). Для более быстрой ориентации можно применять цветовые различия по категориям документов. В этом случае карточки изготовляют с цветными полосами по верхнему полю. Например, возможно использование цветного бланка кар­точек: для входящих документов – зеленого цвета, исходящих – синего цвета, внут­ренних - желтого цвета.

Регистрационные графы на карточке, в журнале и компьютере суще­ственных различий не имеют.

Организация самостоятельно регламентирует в инструкции по делопроизводству:

- расположение реквизитов на карточке;

- зоны для записи;

- порядок использования оборотной стороны карточки;

- состав дополнительных реквизитов (определяет организация);

- количество заполненных экземпляров карточек (определяется числом справочных, контрольных и контрольно-справочных картотек, которые имеют канцелярии и структурные подразде­ления).

При использовании автоматизированного способа регистрации документов компьютер автоматически проставляет дату и порядковый номер документа, позволяет из списка выбрать корреспондента (если переписка ведется регулярно), исполнителя или структурное подразделение, а также автоматически вести контроль над исполнением документов.