Рассмотрение документов руководством

После сортировки и проставления отметки о поступлении, докумен­ты, требующие рассмотрения руководителем, передают ему или доклады­вают о них.

Если к документам надо подобрать дополнительные материалы (кон­тракты, письма, акты и т.д.), секретарь подбирает их и передает руководи­телю вместе с поступившими документами.

Руководитель рассматривает документы, как правило, в день поступ­ления их в организацию. Решение руководителя по документам отражает­ся в резолюции. Резолюция – это надпись руководителя на документе с указанием: кому, что сде­лать, к какому сроку, подпись руководителя и дату.

Резолюций на документе может быть несколько. Каждая последующая должна конкретизировать задание по исполнению документа.

В резолюции может быть названо несколько исполнителей. Ответственным считается тот, кто назван первым.

Получив документы от руководителя, секретарь вносит сведения из резолюции в журнал (карточку) регистрации входящей корреспонденции. После этого документ передают исполнителю, указанному в резолюции. До­кументы, которые исполняются несколькими подразделениями, пере­дают им поочередно или одновременно в копиях (используют ксероко­пирование).