Контроль исполнения документов

Контроль исполнения документов и решений - одна из функций управления.

Цель контроля исполнения документов – своевременное и качественное их исполнение, получение информации для оценки деятельности структурных подразделений и сотрудников.

Виды контроля исполнения: предварительный ( проверка и регулирование хода исполнения ), текущий (отслеживание своевременности исполнения), итоговый (обобщение и составление справок по итогам месяца и т.п.).

Контроль исполнения документов состоит из следующих этапов:

- постановка документа на контроль (руководитель делает отметку на документе о контроле, определяет исполнителей, срок исполне­ния; служба ДОУ заполняет регистрационно-контрольную карточку - РКК);

- своевременное доведение документов до исполнителей (посту­пившие – в день поступления и регистрации, внутренние - после подписания);

- предварительная проверка и регулирование хода исполнения (уст­ное или письменное напоминание специалисту о приближении срока окончания работы над документом - за 10, 5 и 2 дня, - за­пись о состоянии исполнения в "Контрольной отметке" РКК, вне­сение в карточку отметок об изменении сроков исполнения и т.д.);

- учет и обобщение результатов контроля (сведения о документах, выполненных и невыполненных к сроку, о причинах невыполне­ния и перенесения сроков исполнения);

- регулярное информирование руководителей о состоянии и резуль­татах исполнения;

- информирование о ходе исполнения документов на оперативных совещаниях.

Контролируют на разных уровнях: своевременность исполнения документов; соответствие форм и бланков действующим нормативам и образцам; соответствие формы созданных документов их содержанию; уровень и формы удостоверения документов; соответствие подписей их расшифровкам; идентичность всех экземпляров.

Контроль исполнения документов осуществляют:

- служба ДОУ (контроль за сроками исполнения документа, соответ­ствием экземпляров, подписей);

- руководители всех рангов (контроль по существу вопроса - за содержанием документа);

- исполнители документов (работают над структурой текста, фор­мой бланков).

Руководитель может возложить контроль исполнения документов на сотрудников. Эта практика распространяется на исполнение распоряди­тельных документов.

Оптимальный вариант, когда под контролем находится исполнение всех документов. Но это очень трудоемкий процесс, к тому же ценность документов не одинакова. Поэтому на практике документы классифици­руют на подлежащие контролю за исполнением и контроль которых не­обязателен.

К документам, подлежащим обязательному контролю, относятся:

- документы вышестоящих органов;

- распорядительные документы данной организации;

- важные специфические документы, свойственные этой системе управления, с конкретными сроками исполнения.

Снятие документов с контроля состоит из этапов:

- принятие руководителем решения о снятии документа с контроля и передача распоряжения об этом службе ДОУ;

- постановка отметки об исполнении ("отметка об исполнении") в РКК и на документе;

- перестановка РКК из контрольной картотеки (раздела) в справоч­ную картотеку (раздел);

- подшивка документа, имеющего отметку об исполнении, в дело.

Документы считают выполненными и снимают с контроля после ис­полнения предписанных заданий, поручений. Снять документ с контроля может должностное лицо, которое поставило его на контроль.

Справочный аппарат представляет собой картотеку, которая исполь­зуется для контроля за исполнением документов.

Контрольная картотека делится на 33 ячейки (секции). Из них 31 ячейка соответствует количеству дней в месяце, 32-я ячейка предназначе­на для документа, сроки исполнения которого наступают в следующем месяце, а в 33-й располагают карточки на неисполненные в срок докумен­ты. По ячейкам картотеки располагают РКК в соответствии с установлен­ными датами окончания исполнения документов. Внутри ячеек РКК могут размещаться по структурным подразделениям или по фамилиям специали­стов, ответственных за исполнение.

При автоматизированной форме регистрации документов достаточно поставить отметку о контроле в регистрационной форме. Компьютер автоматически будет подсказывать службе ДОУ, а при наличии локальной сети и исполнителю об истечении срока исполнения контролируемого документа.

Сроки исполнения документов бывают типовыми и индивидуальными.

Типовые сроки устанавливают с помощью законов Российской Феде­рации и других стран, Указами Президента, правительственными норма­тивными актами. Это касается рассмотрения жалоб, заявлений и предло­жений граждан, депутатских запросов. Сюда относятся подписанные документы, дожидающиеся окончательного введения в силу через заранее оговоренный срок, а также документы, подготовленные к переходу в ар­хив и т.п. Типовые сроки устанавливают ведомства в подзаконных актах (определение сроков сдачи статистических и финансовых отчетов, предъ­явление претензий по качеству продукции и прочее).

В конкретной организации могут быть установлены типовые сроки для документов, не отраженных в законах и подзаконных нормативных актах. После утверждения и включения в инструкцию по делопроизводст­ву, эти сроки становятся типовыми для всех сотрудников организации.

Индивидуальные сроки исполнения указываются в тексте документа или в резолюции.

Срок исполнения может быть продлен только организацией или должностным лицом, которые его установили. Для этого нужно сразу по­сле получения документа или не менее чем за 2-3 дня до истечения срока исполнения оформить новый срок. Продление срока должно быть мотиви­ровано серьезными обстоятельствами.