Задание 3. Оформление отчетной и технической документации

Оформление отчётной документации

Отчетные документы содержат сведения о результатах деятельности организации, учреждения, предприятия за определенный отрезок времени (год, полугодие, квартал, месяц, декада) и выполняют функцию обратной связи. Эти результаты сравниваются с показателями, которые были намечены в программе и плане организации. Анализ этих документов дает хорошую возможность корректировать деятельность организации и совершенствовать характер и содержание выполняемых работ, организационную структуру, кадровый состав организации, обеспечение ее ресурсами (финансовыми, материальными и др.) и т. д.

Отчетную документацию можно разделить на следующие комплексы документов:

государственная статистическая отчетность;

ведомственная отчетность;

внутриучрежденческая отчетность.

Госкомстат России разрабатывает для всех организаций, учреждений и предприятий формы документов государственной статистической отчетности. Правила составления этих документов установлены в Положении о порядке предоставления государственной статистической отчетности в Российской Федерации (утвержденным постановлением Госкомстата от 14 августа 1992 года под № 130). Министерствами и ведомствами разрабатываются формы документов ведомственной отчетности. Федеральные органы исполнительной власти разрабатывают формы ведомственной отчетности, которые являются обязательными для всех учреждений, организаций и предприятий (отрасли и межотраслевые). Например, Центральный банк Российской Федерации, Государственная налоговая служба Российской Федерации, Министерство финансов Российской Федерации разрабатывают формы бухгалтерского учета и отчетности, налоговой отчетности и т. д.

Кроме того, в каждой организации составляется внутренняя отчетность о выполнении планов, заданий, разовых поручений или поручений вышестоящей организации. Такие документы составляются специалистами соответствующих структурных подразделений и передаются на рассмотрение руководству данной (или вышестоящей) организации. Внутриучрежденческие отчетные документы могут составляться в виде отчета или справки отчетного характера.

Отчетные документы составляются на все направления деятельности организации: результаты функциональной деятельности организации (подразделений); результаты научно-исследовательской и рекламной деятельности и т. д.

Отчет – документ, который содержит сведения о результатах деятельности за определенный период времени, выполнении мероприятий, поручений, заданий, представляемый руководителю структурного подразделения, организации или вышестоящему органу.

Для создания государственной статистической и ведомственной отчетности используют утвержденные унифицированные формы. Порядок составления и оформления внутриучрежденческой отчетности аналогичен составлению других управленческих документов.

Внутренние отчеты составляются на общем бланке и содержат следующие реквизиты: наименование организации (наименование подразделения); название вида документа; дату; номер документа; место составления; заголовок к тексту; подпись; гриф утверждения на отчетах или резолюцию руководителя на справке отчетного характера.

Название вида документа приводится заглавными буквами посередине, отступив 3 – 5 строк от верхней границы листа (ниже логотипа), без разрядки. Например: ОТЧЕТ

В заголовке отчета указывается наименование органа или должностного лица, о результатах деятельности которых сообщается в документе, или краткие указания о тематике содержания и отчетном периоде в творительном падеже. Указывается заголовок ниже наименования вида документа также посередине листа. Например: " Отчет о работе приемной комиссии…"; " Отчет о работе вечернего факультета.". Далее следует указать отчетный период. Например: "… за 2001 г., за период с января по июнь 2002 г., за 1-й квартал 2002 г. "

Основной текст отчета структурируется по разделам (главам, пунктам, подпунктам). Разделы отделяются друг от друга пустыми строками.

В отчете описывается выполненная работа, анализируются итоги, делаются выводы и предложения. В том случае, если в отчете содержатся результаты работы, которая планировалась, то последовательность изложения материала должна соответствовать последовательности изложения заданий в плановом документе организации (плане).

Заключительные выводы и предложения формулируются в виде отдельного раздела.

Таблицы, схемы, графики и т. п. оформляются в тексте в соответствии с ведомственными указаниями на подготовку отчетности. Если размер таблиц превышает размеры стандартного листа А4, целесообразнее оформить его в виде приложения к документу на отдельных листах.

Подписываются отчеты о работе организации в целом руководителем подразделения, ответственным за подготовку отчета. Отчет о работе структурного подразделения подписывается руководителем подразделения. Отчет о работе сотрудника организации подписывается самим составителем.

Утверждается отчет о работе организации руководителем организации или вышестоящим органом.

Датой отчета является дата его утверждения или вынесения резолюции.

К отчету могут прилагаться справочные материалы или пояснительная записка.

Оформление технической документации

Технические документы — комплекс документации технического характера, в которых содержится различная информация о деталях, принципах, а также методах производственного процесса, характеристики изготовляемой продукции, принципы и правила использования данной продукции, и другая важная информация о конкретном предприятии (организации).

Под понятием «оформление технических документов» подразумевают оформление следующих документов:

 

— технические условия;

 

— аттестация рабочих мест;

 

— поверка и калибровка;

 

— разработка СТО;

 

— разработка рецептур;

 

— технологический регламент;

 

— каталожный лист;

 

— руководство по эксплуатации;

 

— удостоверение повышения квалификации;

 

— технологическая инструкция.

 

Оформление технических документов в РФ проводится согласно определенным правилам. Первое и главное правило оформления состоит в том, что получить технические документы — не вопрос выбора руководителя конкретного предприятия, но исполнение требования государства. Согласно Федеральному Закону РФ и другим нормативным документам, оформление технических документов проводится на обязательном условии. Поэтому, нежелание получить технические документы приводит к соответствующей ответственности

Технические документы оформляются в территориальных центрах сертификации. Перед тем, как обратиться в определенный центр сертификации необходимо уточнить, имеет ли данный центр соответственное разрешение на оформление технических документов.

Некоторые технические документы руководитель организации может оформить самостоятельно, но в такой ситуации очень важно понимать, что человек, не знающий актуальных правил сертификации, просто не в состоянии оформить технический документ безошибочно. Поэтому, советуем вам не тратить драгоценные дни на изучение нормативной документации, а сразу же обращаться услугам квалифицированных сотрудников центров сертификации.

Получить технические документы можно лишь по прохождению всего процесса оформления. «Купить технические документы» — невозможно, ведь помимо анализа документации о компании, необходимо пройти другие этапы проверок (анализ условий рабочего места на предприятии, анализ качества изготавливаемого продукта прочее). Каждая компания, которая решает получить технические документы, и которая позиционирует себя как ответственная и честная, проходит все этапы разработки технической документации.

Оформление технических документов проводится согласно следующему алгоритму:

— обращение в выбранный центр сертификации;

— предоставление нужной документации о компании, которая желает получить технические документы;

— предоставления полной документации о продукции (технологии, устройстве прочее), на которую оформляются технические документы;

— этап проверки предприятия или продукции на качество, безопасность, соблюдение норм и государственных требований;

— этап регистрации или утверждения руководителем предприятия уже оформленного технического документа;

— вручение оформленного технического документа уполномоченному лицу компании, инициирующей процесс оформление технических документов.

Вышеприведенный алгоритм получения технической документации, конечно, может разниться в зависимости от вида оформляемого документа и от продукции, на которую он оформляется. Но все же, большинство технических документов оформляются согласно такой схеме.

Полный список нужных документов (для того чтоб получить технические документы) составляются в процессе консультации с сотрудником центра сертификации. Как правило, документы, которые представляются сотруднику центра сертификации, содержат следующую информацию:

— полная документация об организации (предприятии, компании), на имя которой оформляются технические документы;

— полная документация о соблюдении требований (российских и международных) о процессе и технологиях изготовления продукции, о помещении (в котором проводится изготовление продукции, а также ее хранение) прочее;

— оформленные сертификаты и другие документы, которые подтверждают, что безопасность и качество продукции являются высокого уровня и соответствуют предъявляемым требованиям;

— полная документация о продукции или изготовляемом товаре (как описательная, так и техническая документация).

Все технические документы должны соответствовать определенным требованиям:

— технические документы, которые были оформлены на конкретный продукт и сопровождают этот продукт при его реализации, обязательно должны соответствовать этому продукту. Например, руководство по эксплуатации, оформленное на домашний холодильник, должно содержать полную информацию по использованию холодильника именно этой конкретной модели;

— оформление технических документов должно проводиться согласно определенным требованиям и вся информация, которая представленная в конкретном техническом документе обязательно должна соответствовать требованиям и нормам (прописанным в нормативных документах РФ);

— в ситуации, когда оформление технических документов предусматривает их утверждение руководством организации, важно помнить, что без проведения данной процедуры документация не может считаться действительной.

Ответственность за правдивость и соблюдение прописанной информации в технических документах возлагается на руководство организации, на имя которой было проведено оформление технических документов. Кроме того, руководство предприятия, после получения технического документа, обязано информировать сотрудников данного предприятия обо всех изменениях в процедуре или технологии производства, вступивших в силу после оформления технической документации.

Руководители предприятий также обязаны внедрить все принципы, прописанные в технических документах и привести процедуру изготовления продукции в соответствие установленным требованиям.

Каждый оформленный технический документ имеет определенный срок действия, окончанию которого необходимо либо продлить срок действия данного документа, либо пройти процедуру его оформления повторно.

Важно понимать, что действие каждого технического документа может быть остановлено, если на предприятии найдено нарушение принципов технического документа или же после вступления в действие Федерального Закона, который изменил основные нормы, согласно которым было проведено оформление технических документов.