Организация разработки ИСМ

Особая роль на данном этапе работ должна принадлежать высшему руководству организации, принимающему решение о создании ИСМ

Приступая к разработке системы, высшему руководству необходимо

 

 

 

Рис.2.1. Порядок создания ИСМ.

четко представлять себе не только явные выгоды от выпол­нения этой работы, но и потенциаль­ные риски, а также масштаб, сложность и продолжительность работы. Важно оценить уровень компетентности своих менеджеров и специалистов для успешного выполнения этой работы, оп­ределить целесообразность привлече­ния внешних консультантов. При этом исключительно важно предпринять ме­ры, направленные на обеспечение пси­хологической устойчивости персонала организации.

  Как свидетельствует современная практика, длительность реорганизации менеджмента (особенно в тех случаях, когда она носит радикальный характер) и отдаленное проявление ее результа­тов вызывают усталость, раздражение, а иногда и полное разочарование в среде менеджеров и специалистов ор­ганизации. Это в свою очередь может стать причиной снижения их творче­ской активности и работоспособности. В числе наиболее значимых мер, ко­торые должны помочь преодолеть воз­можные негативные психологические явления в ходе работы по созданию ИСМ, участниками которых становятся все без исключения сотрудники орга­низации, могут быть:

*проведение, прежде всего руково­дством организации, широкой разъ­яснительной работы в части причин, целей, характера, сроков и последст­вий создания ИСМ (при этом следует избегать появления у сотрудников завышенных ожиданий); выработка четкой стратегии созда­ния ИСМ, определение и выделение для ее реализации необходимых ре­сурсов;

*обеспечение благоприятных старто­вых условий для выполнения работ, в частности путем формирования ру­ководящих и рабочих органов, спо­собных придать процессу создания ИСМ необходимый импульс и непре­рывность. На схеме (рис.2.2) приведен один из возможных вариантов организа­ции работ по созданию ИСМ;

* специальные занятия и тренинги для членов руководящих и рабочих орга­нов;

* постоянная поддержка работ со сто­роны руководства, демонстрация за­интересованности в успешном за­вершении работ, проявление особо­го внимания группам и отдельным сотрудникам, от которых можно ожи­дать наибольшего противодействия;

* мониторинг и регулярный анализ хода работ, информирование о его резуль­татах всего персонала посредством прямых контактов с сотрудниками. Выполнение указанных мер предпо­лагает реализацию таких базовых принципов менеджмента, как лидерство руководителя 

и вовлеченность ра­ботников.

   Проектирование ИСМ. На данном этапе:

* выбираются международные стан­дарты на менеджмент, используе­мые при проектировании ИСМ;

*идентифицируются процессы организации, на которые распространя­ется действие ИСМ;

  * устанавливаются последовательность и взаимодействие идентифи­цированных процессов;

  * назначаются владельцы и руководители процессов, ответственные за их результативное и эффективное управление;

 

 

 

                             А                           А                Б

   

           Рис. 2.2. Варианты создания ИСМ: А – аддитивная модель;

                          Б – модель одновременного интегрирования

 

  * определяются конкретные требова­ния международных стандартов на менеджмент, используемых в ИСМ, которые должны выполняться в каж­дом процессе;     

  * устанавливаются параметры монито­ринга процессов, связанные с вы­бранными международными стан­дартами;

   * определяются методы и средства для мониторинга, измерений и ана­лиза процессов;

    * формируются критерии оценки ре­зультативности и эффективности процессов и ИСМ в целом. По сути дела, речь идет о реализации процессного подхода в соответст­вии с требованиями стандарта ИСО 9001:2008.

  Документирование ИСМ. Целью документирования является создание нормативно-организационной основы для построения, функционирования и постоянного улучшения ИСМ. Качест­венное документирование ИСМ долж­но обеспечить решение таких задач, как установление требований к осуще­ствлению процессов, правильное по­нимание этих требований, воспроизво­димость, прослеживаемость

 

 

 

 

Документы внешнего происхождения

                                       

                                          

 

                                     

Процедуры, инструкции, методики

специальные

общие

 

 

 

 

 

Рис. 2.3. Структура документации ИСМ

 

    

 

процес­сов и оценивание достигнутых резуль­татов. Документирование ИСМ, подоб­но документированию любой из систем по требованиям МSS, предусматривает определение состава и структуры документов ИСМ, установление правил их разработки и идентификации. Детальное представление о по­строении документации ИСМ может быть получено при ее систематизиро­ванном структурировании. На схеме (рис. 2.3.) показана структура документации ИСМ, предложенная специалистами Конфлакса.

    Не останавливаясь на рассмотрении самих документов ИСМ, отметим, что объем документации и степень ее детализации могут варьи­роваться в зависимости от масштаба организации, вида ее деятельности, сложности и характера процессов и компетентности персонала. Известно, что наибольший массив документов систем менеджмента составляют про­цедуры, инструкции и методики. При разработке именно этих документов целесообразно документировать лишь то, что минимизирует риск неправиль­ных действий. Иными словами, следу­ет руководствоваться правилом ра­зумной достаточности, философски выраженном в знаменитом принципе Оккама: «Не умножай сущности сверх необходимого», т.е. не стремись к сложному, когда можно обойтись про­стым. Ведь чем больше объем доку­ментации, тем сложнее ею управлять и тем больше опасность бюрократиза­ции системы.

Задание: спроектировать интегрированную систему менеджмента организации (предоставить структуру документации ИСМ)

 

Практическая работа №3.