Фаза метода ФСА - функциональная модель деятельности организации

Организация является a priori сложной системой. Интуитивное представление о сложности этой системы связано с разнородностью элементов (здания и сооружения, оборудование, люди, технологии, энергия); размерами элементов (количество станков, их масса и объем); разветвленностью связей между различными элементами и степенью их взаимодействия; стоимостью предприятия и отдельных ее элементов; сложностью задач по оценке эффективности и результативности деятельности предприятия.

Применение метода ФСА для оценки деятельности предприятия начинается с построения функциональной модели. Для описания деятельности предприятия мы рекомендуем использовать функциональные модели по методологии (стандарту описания структуры процессов) IDEF0 [5, 6], которая предназначена для этих целей.

Деятельность предприятия состоит из множества структурированных процессов, взаимосвязанных в рамках сети процессов предприятия [4]. Таким образом, описание сети процессов предприятия включает перечень процессов и перечень взаимосвязей между процессами.

В рамках функциональной модели для представления процесса используется понятие «функциональный блок».

На рисунке 1 приведен пример представления процесса «Производить сборку станков» в виде функционального блока.

Рис. 1. Представление процесса в виде функционального блока

Стрелка «Станки», выходящая из блока, обозначает полезный результат, произведенный в рамках процесса. Стрелка «Сырье, Материалы, Комплектующие», входящая в блок слева, обозначает материалы, из которых в рамках процесса осуществляется сборка станков. Стрелка «Ресурсы предприятия», входящая в блок снизу, обозначает ресурсы, которые потребляются в ходе сборки станков: трудовые ресурсы, оборудование, энергия и т.п. Стрелки «План производства» и «К-Т документация» (конструкторско-технологическая документация), входящие в блок сверху, обозначают управление процессом: на основании чего выполняется процесс.

Функциональный блок содержит наименование процесса, а также описание всех элементов предприятия, связанных с исполнением этого процесса:

- выходы процесса (продукт и/или услуга);

- входы процесса (сырье, материалы, данные), т.е. те ресурсы, которые в рамках процесса перерабатываются и превращаются в выходы;

- механизмы процесса, т.е. те ресурсы, которые не перерабатываются в рамках процесса, но непосредственно используются для его выполнения; к ним относятся основные фонды, оборудование, сотрудники и т.д.;

- управления процесса, которые определяют условия, при которых процесс исполняется.

Процессы обмениваются друг с другом ресурсами: ресурс с выхода одного процесса поступает на один из входов другого процесса. Эта связь имеет причинно-следственную природу. В рамках функциональной модели она представляется в виде стрелки, которая соединяет два функциональных блока.

На рис. 2 приведен пример взаимодействия трех процессов в рамках деятельности по сборке станков. Каждый процесс представлен отдельным функциональным блоком. Взаимосвязи процессов представлены соответствующими стрелками, соединяющими выходы одного процесса с входами других процессов..

Рис. 2. Взаимосвязи между процессами

В любой организации есть основные процессы, т.е. те процессы, которые определяют деятельность предприятия и его взаимоотношения с потребителями и поставщиками.

Основной процесс – это процесс, выходом которого является продукт и/или услуга, предназначенная внешнему потребителю. Входами основного процесса являются сырье, материалы и данные от внешних поставщиков, из которых изготавливается продукт и/или услуга.

В организации может быть один или несколько основных процессов. Количество основных процессов определяется количеством видов продукции, которые производит предприятие. Основной процесс (как и любой другой процесс) потребляет ресурсы предприятия в качестве механизмов и управлений.

Ресурс – это любой материальный или информационный объект, который используется на предприятии для осуществления какой-то деятельности. Ресурс характеризуется стоимостью. Ресурс также характеризуется тем, что он расходуется. Его стоимость переносится определенным образом на продукцию и/или услуги.

Ресурсы на предприятии могут быть либо в готовом для использования виде, либо их нужно предварительно произвести или обработать. Во втором случае ресурс называется производным.

Например, для проектирования станка используется система автоматизированного проектирования - САПР. САПР является готовым ресурсом, имеющимся в распоряжении предприятия.

С другой стороны, при сборке станков используется инструмент, который часто ломается и изнашивается. Для того, чтобы этот ресурс использовать в рамках процесса, его нужно предварительно подготовить, заточить, сделать специальный инструмент из других ресурсов.

САПР является готовым ресурсом, а инструмент для сборки тракторов – производным.

Ресурсом, который используется в качестве управления при проектировании станка, является стандарт на конструкторско-технологическую документацию (ЕСКД и ЕСТД). Этот ресурс используется на предприятии в готовом виде. Он не требует какой-либо специальной обработки.

С другой стороны, ресурс «Требования маркетинга», который представляет собой оценку потребностей рынка в тех или иных особенностях тракторов, является производным ресурсом – результатом отдельного процесса – «Проведение маркетинговых исследований».

Ресурсы, которые используются в качестве механизмов и управлений в процессах, имеют еще одну важную особенность – они расходуются, изнашиваются, морально устаревают, к ним с течением времени изменяются требования. Для их восстановления или изменения на предприятии осуществляется соответствующие процессы. Например, процессы повышения квалификации персонала; процессы, связанные с ремонтом основных фондов или оборудования.

Таким образом, в качестве механизмов процесс может использовать как готовые ресурсы, так и производные ресурсы, которые подвергаются обработке в рамках предприятия. Производный ресурс является выходом соответствующего процесса. Такой процесс называется обеспечивающим процессом.

По аналогии с механизмами, процесс может использовать в качестве управления как готовые, так и производные ресурсы. Производный ресурс является результатом соответствующего процесса. Процесс, на выходе которого производится ресурс для управления другим процессом, называется управляющим процессом.

Для того, чтобы в рамках функциональной модели IDEF0 сети процессов определить, к какому типу относится процесс, следует проанализировать характер связи между функциональными блоками.

Если выход функционального блока, описывающего в модели некоторый процесс, связан с механизмом другого функционального блока, то рассматриваемый процесс является обеспечивающим.

Если выход функционального блока, описывающего в модели некоторый процесс, связан с управлением другого функционального блока, то рассматриваемый процесс является управляющим.

В том случае, когда выход функционального блока связан с входом другого функционального блока, то эти функциональные блоки относятся к одному и тому же процессу.

Согласно СТБ ИСО9000-2000, процесс – это совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих видов деятельности, преобразующих входы в выходы.

Процесс может быть простым или сложным. Основными факторами, определяющими сложность процесса, являются ресурсы, потребляемые в рамках процесса. Чем больше различных видов ресурсов связано с процессом, тем более сложную структуру этот процесс имеет.

Сложный характер причинно-следственных связей между ресурсами и функциями предприятия предопределяет и сложный механизм переноса стоимости этих ресурсов и формирования добавленной стоимости результата на выходе процесса.

В функциональной модели IDEF0 для представления состава и структуры процесса используется принцип декомпозиции. Смысл этого принципа приведен на рис. 3.

Функциональный блок, описывающий процесс, детализируется и представляется в виде дочерней диаграммы (карты) процесса. На диаграмме состав и структура процесса представляются набором взаимосвязанных функциональных блоков, описывающих частные виды деятельности - подпроцессы по созданию продукции.

Рис. 3. Принцип декомпозиции сложного процесса

В результате декомпозиции происходит упрощение системы: каждый функциональный блок на дочерней диаграмме имеет более простую структуру, чем функциональный блок, который представляет процесс в целом.

Отдельный вид деятельности в рамках процесса, в свою очередь может состоять из еще более простых видов деятельности. Детализация процесса может осуществляться до тех пор, пока внутренняя структура видов деятельности не станет простой. После упрощения причинно-следственные связи между ресурсами становятся понятными и доступными для анализа.