Основные правила переписки сводятся к следующему

· Необходимо четко определить характер и назначение письма, проанализировать особенности адресата и суть переписки и на этой основе выбрать форму, содержание и стиль.

 

· При этом надо учитывать, пишите ли Вы впервые, рассчитываете ли на ответ, должны ли дать какие-либо письменные гарантии.

 

· Тон письма обязан быть корректным. В тексте письма не должно быть неточностей, сокращений, намеков, двусмысленности. Текст необходимо располагать аккуратно, с полями, только на одной стороне листа; бумага должна быть только белого цвета и стандартного размера.

 

· Исправлять ошибки машинистки можно только очень аккуратно и малозаметно с помощью специальных паст.

 

· Все подписи должны быть подлинными и от руки. Копии (в том числе и факс) не имеют юридической силы и, если это необходимо, должны быть заверены подписью от руки и печатью.

 

· Желательно адресату направлять письмо на его родном языке или дать резюме на этом языке. Недопустимо ради амбиций направлять письмо на языке малораспространенном и, возможно, неизвестном адресату.

 

· Если Вы должны отвечать на письмо, то неделя - это максимальный срок.

 

· Адрес обязательно пишется на языке и по правилам страны получателя. Так, большинство стран используют следующую последовательность строк в адресе:

- фамилия

- учреждение (организация)

- улица, номер дома

- город, индекс

- страна

 

· Цветные, украшенные различным образом бланки и открытки используются как приглашения или для поздравления.

 

· Вся официальная переписка ведется на бланках организации, имеющих угловое (слева) или продольное (сверху) расположение реквизитов, называемых "штамп". Штамп включает в себя полное и сокращенное название организации, полный почтовый и телеграфный адреса, телефон, телетайп, факс. Ниже даются две строчки для указания даты и регистрационного (исходящего) номера письма и номера и даты документа, ответом на который является данное письмо. Если бланк относится к государственному учреждению, то на бланке выше названия указывается полное наименование министерства (ведомства).

 

· Адрес на письме указывается справа.  Сначала с указанием должности и званий в дательном падеже пишется адресат, а под ним черта, под которой полный адрес.

 

· Слева внизу под текстом письма, ниже подписи руководителя указывается фамилия и телефон конкретного исполнителя по тексту письма.

 

· Современный уровень делопроизводства требует исключительно машинописного текста, от руки возможен короткий текст или приписка на поздравительном бланке.

 

Собственно письмо состоит из пяти частей:

- обращение (в определенных случаях не обязательно);

- вступительной части из одной-двух фраз, в которой адресату напоминают, о чем идет речь, или ссылаются на прежнюю переписку;

- основной, содержательной части, в которой сообщается отношение к предмету обсуждения;

- заключительной, в которой кратко сообщается решение или конкретное предложение;

- подписи.

 

· Письмо может не содержать прямого обращения, в этом случае оно подписывается без формулы вежливости - только должность и фамилия подписавшего. В других случаях используют различную степень обращения: "Господин директор", "Уважаемый господин президент", "Глубокоуважаемый Николай Иванович"; в этих случаях подпись сопровождается заключительной формулой вежливости: "С уважением...", "С пожеланиями успехов...", "Заверяем в своих усилиях по достижению общих целей" и т.д.

 

· Текст письма необходимо уместить на одной странице. Исключение возможно лишь в крайнем случае. Все разъяснения, дополнения и справочный материал, списки и т.п. даются в качестве приложения. В этих случаях в тексте письма ниже подписи, как правило, справа дается строка: "Приложение на... страницах".

 

· Письмо на бланке может подписать только руководитель или его заместители. Печать не является обязательным атрибутом письма и ставится в случае, если письмо должно или может быть использовано в качестве официального документа или в нем даются конкретные гарантии. Письмо подготавливается минимум в трех экземплярах:

     - первый - адресату,

     - второй - в дело,

     - третий - исполнителю.

 

· Особой формой является гарантийное письмо. Оно направляется как обязательство оплаты за покупку, услуги и т.д. и состоит из заголовка, содержательной части, в которой указывается конкретно и точно вид операции, которую предстоит оплатить, и заканчивается фразой: "Оплату гарантируем. Наш расчетный счет: (указываются полные бухгалтерские реквизиты)".  Это письмо обязательно имеет две подписи: руководителя и главного бухгалтера.

 

Письмо должно показать адресату Вашу квалификацию и грамотность, высокий уровень фирмы, в том числе и в делопроизводстве, и четко определить Вашу позицию.

 

В переписке могут быть использованы особые формы писем.

 

· Благодарственное письмо посылается в случае невозможности выразить благодарность лично в краткой форме за конкретное действие.

· Поздравительное письмо может быть кратким и официальным, а может быть свободным по форме и пространным по содержанию. Такое письмо, конечно, должно быть отправлено своевременно.

· Соболезнование должно быть кратким, в сердечных выражениях, но без банальностей и содержать фразу утешения. Отвечать на соболезнования обязательно для фирмы, организации, частное лицо освобождено от такого ответа.

· Извинения лучше принести лично, но в ряде случаев целесообразнее их сделать письменно, чем не делать вообще. Такое письмо не должно быть ни формальным, ни самоуничижительным.

 

Заявление

Заявлениепишется на обычном белом листе. В правом верхнем углу указывается адресат и заявитель (если в свою организацию, то с указанием должности и подразделения, а если в государственную структуру, то с указанием домашнего адреса или места работы).

В заявлении указывается конкретная просьба и обоснование этой просьбы. Заявление подписывается заявителем с указанием даты, как правило слева под текстом, справа - подпись.

Свое отношение к содержанию письма или заявления руководитель выражает резолюцией, т.е. письменно. Если это указание для дальнейшей проработки или вопрос к исполнителю, то его целесообразно писать на специальном листке малого (не более 10х10 см) формата, а решение или указание, которое необходимо сохранить (например, решение на заявлении о приеме на работу), надо писать непосредственно на заявлении, служебной записке и т.д.

 

Протокол

Протокол   -  это стенографический или иной отчет о проведенном мероприятии.

Протоколом называют также документ, в котором фиксируют факт, содержание и итоги переговоров. Он содержит полное название и состав делегаций, изложение существа переговоров, позиций сторон и принятые решения. Протокол подписывают руководители делегаций.

Протокол о намерениях (иногда называют договор о намерениях) составляется в случае, когда делегации не имеют полных полномочий или предпочитают отложить заключение договора для дальнейшей проработки вопроса, но хотят подтвердить намерения сотрудничать с указанием конкретной сферы взаимодействия.

  Договор

Основным документом, определяющим взаимодействия сторон, является договор. Договор заключают организации, подписывают его руководители от имени этих организаций. Договор содержит все аспекты данной сферы сотрудничества и состоит из следующих разделов.

Первоначально указываются полное и сокращенное наименование организаций, заключающих договор, название должности, фамилия, имя, отчество руководителя и документ, на основании которого действует руководитель.

Например: "Московское акционерное общество "Темп"- МАО "Темп" - в лице председателя правления Круглова Петра Ивановича, действующего на основании Устава МАО "Темп", с одной стороны, и..."

 

В разделе 1 определяются общие положения и предмет договора.

 

Раздел 2 устанавливает взаимные обязательства сторон, конкретно для каждой из них.

 

Раздел 3 оговаривает финансовые вопросы договора, если они не оговорены в разделе 2.

 

Разделом 4 определяется ответственность сторон и порядок рассмотрения споров.

 

Отдельный раздел отводится для особых и дополнительных условий выполнения договора и взаимодействия участников договора.

 

В следующих разделах указываются сроки действия договора, порядок расторжения и продления срока действия; юридические адреса и бухгалтерские реквизиты организаций, заключивших договор. Подписи руководителей скрепляются печатями организаций. Договор заключается не менее чем в двух абсолютно одинаковых экземплярах. Если договор носит международный характер и составлен на двух и более языках, необходимо примечание, что тексты абсолютно идентичны.

Договоренность сторон может быть оформлена соглашением, которое отличается от договора меньшей конкретизацией и заключается по менее значимым и долгосрочным обязательствам.

 

Акт

Результаты работы комиссии и подтверждение установленных фактов оформляется актом. В начале акта перечисляется состав комиссии и указывается приказ (другой документ), на основании которого эта комиссия образована, и предмет работы комиссии. Далее перечисляются установленные факты, затем выводы и отдельно предложения комиссии. Акт подписывают все члены комиссии; если кто-либо из них имеет особое мнение (т.е. отличное от указанного в акте), оно излагается после подписей в полном объеме и за подписью автора. Акт может быть оформлен на бланке с продольным штампом. В большинстве случаев акт утверждается руководителем на первом листе справа вверху.