Правила подготовки и проведения совещания

 

Этот этап включает в себя следующие действия:

 

• подготовка повестки дня;

 

• определение круга участников;

 

• определение времени проведения совещания.

 

Подготовка повестки дня. Повестка дня — это письменный документ, который обязательно должен быть разослан участникам совещания заранее. Повестка дня включает:

 

1. Конкретную формулировку темы или основной проблемы совеща-ния, требующей решения. Очень важно определить тему предельно конкрет-но, в виде вопроса (не «О выплате заработной платы», а «Что сделать, чтобы выплатить заработную плату?»).

 

2. Предполагаемую цель, т. е. описание требуемого результата, жела-тельно итога работы.

 

3. Перечень конкретных вопросов, по которым следует принять реше-

 

ния.

 

4. Обязательное указание времени начала и времени окончания сове-щания (в идеале – время начала и окончания обсуждения каждого вопроса).

 

5. Точное место проведения совещания.

 

6. Довольно часто (хотя это и необязательно) фамилии людей, персо-нально ответственных за подготовку отдельных вопросов, поставленных на обсуждение.

 

7. Точные указания на то, где можно получить дополнительную ин-формацию, необходимую для обсуждения вопросов, вынесенных в повестку дня. Наличие таких указаний не позволит нерадивым сотрудникам оправдать свою неподготовленность к обсуждению вопроса отсутствием информации.

 

Как видите, составление повестки дня совещания помогает решить не только организационные, но и психологические проблемы.

 

95

Определение круга участников. Многие сотрудники приглашаются на совещание как бы «на всякий случай» и обрекаются тем самым на роль ста-тистов. Это, конечно, совершенно недопустимо. Состав участников совеща-ния не должен быть ни минимальным, ни максимальным. Он должен быть оптимальным. Как этого добиться? Главное правило здесь – максимальная активность участников в обсуждении всех вопросов. А поскольку опыт пока-зывает, что в обсуждении вопросов активно участвуют не более 7 человек, то именно это количество и будет оптимальным.

 

Но как быть, если в повестке несколько вопросов? Для того чтобы из-бежать присутствия статистов, т. е. тех участников, которые присутствуют на совещании, ожидая пока дойдет очередь до обсуждения вопроса, который ка-сается непосредственно их, рекомендуется метод смены участников.

 

Организуйте совещание так, чтобы, обсудив свой вопрос, часть сотруд-ников могла его покинуть, уступив свое место тем, чей вопрос начинает об-суждаться. (Неоценимую услугу в этом вам окажет тщательно подготовлен-ная повестка дня.) Таким образом, каждый участник будет присутствовать только на части совещания, что, конечно, снижает совокупное время, а зна-чит, косвенно повышает эффективность самого мероприятия. Получится, что одни сотрудники присутствуют на совещании от начала до конца, а другие приглашаются специально ко времени обсуждения определенного вопроса. Использование метода смены участников (или, как его иногда называют, ме-тода разделенного обсуждения) требует соблюдения двух обязательных ус-ловий:

 

1. Точного соблюдения регламента, ведь затягивание обсуждения во-просов дезорганизует тех сотрудников, которые приходят к точно назначен-ному времени.

2. Обязательного информирования участников о всех принятых в ходе обсуждения решениях. Это делается путем рассылки протокола совещания, причем сразу же после его окончания.

Второй способ увеличения числа участников совещания называется дистантным участием.

 

Иногда мы приглашаем на совещание специалиста, информация кото-рого может понадобиться или не понадобиться. В этом случае проще попро-сить его в течение какого-то времени не отлучаться со своего рабочего места

 

и позвонить ему, если возникнет необходимость.

 

При проведении совещания профессиональный управленец использует оба метода, комбинируя их и добиваясь максимального эффекта при мини-мальных затратах.

 

 

96

И, наконец, вопрос последний – определение времени проведения со-вещания. Рекомендуется назначать его во второй половине дня, примерно за 1,5-2 часа до окончания работы. Почему? Потому что первая половина дня, как правило, более производительна, и лучше, если в это время сотрудники будут заняты своим делом, а во-вторых, вы получите возможность провести совещание оперативно, не затягивая обсуждение, и у вас будет предлог оста-новить его в случае неблагоприятного развития.

 

Так что правы те специалисты, которые говорят, что тщательно подго-товленное совещание очень легко проводить. Однако ситуации, когда вся подготовка пойдет насмарку, все же могут возникнуть. Соблюдение некото-рых правил проведения совещания позволяет свести к минимуму вероятность появления таких ситуаций и даже устранить их в случае возникновения. К анализу этих правил мы сейчас и приступим.