Правила проведения совещания

 

В значительной степени успех совещания зависит от действий предсе-дательствующего. Каковы его задачи и функции?

 

Главная цель председательствующего – по всем вопросам повестки дня найти оптимальное решение за минимальное время. Исходя из этой цели, он должен обеспечить:

 

а) отдачу от каждого участника;

 

б) конструктивный характер обсуждения.

 

Вот несколько рекомендаций, позволяющих решить эту задачу:

 

1) порядок выступлений должен быть таким, при котором их очеред-ность будет обратной служебному положению выступающего. В этом случае над участниками с более низким статусом не будут довлеть мнения выше-стоящих коллег;

 

2) каждый участник должен быть поставлен перед необходимостью высказаться;

 

3) председательствующий обязан регулировать направленность и дело-витость выступлений, не допуская отклонений в сторону, затягиваний, бес-смысленных пререканий. Если в ходе обсуждения выясняется, что вопрос не подготовлен, то необходимо решительно снимать его с обсуждения. Само со-бой разумеется, что все проявления некорректности, грубости, безапелляци-онности не должны оставаться без внимания;

 

4) установлено, что при прочих равных условиях чаще конфликтуют люди, сидящие друг напротив друга, и реже – те, что сидят рядом. Председа-тельствующий, зная характеры участников совещания, может (конечно, не привлекая к этому внимания) рассадить участников так, чтобы друг напротив

 

97

друга не оказались те, кто может «взорваться»;

 

5) соблюдение процедурных моментов (регламента) является обязанно-стью председательствующего. Для ограничения времени выступлений можно использовать песочные или шахматные часы;

6) через 40-50 минут работы следует делать перерывы. Они нужны, во-первых, для отдыха, а во-вторых, во время перерывов, в иной, непринужден-ной обстановке, в частных «кулуарных» беседах работа над темой совещания продолжается;

 

7) решение по каждому вопросу следует доводить до согласованной письменной формулировки, включающей в себя:

 

а) содержание решения; б) сроки его выполнения;

 

в) ответственного за выполнение решения.

 

 

Способы нейтрализации «блокирующих» ситуаций в ходе совещания

 

Как бы хорошо совещание ни было подготовлено и организовано, оста-ется опасность возникновения блокирующих ситуаций. Причин, приводящих

 

к неуспеху (или даже к провалу), слишком много, и предусмотреть появление неприятностей практически невозможно. Но, тем не менее, устранять барье-ры и преграды нужно уметь, и этому можно научиться.

 

Совещания бывают удачные и неудачные. Источниками неудач (и удач!) могут служить:

 

1. Личностные особенности участников.

 

2. Отношения участников между собой.

 

3. Организация самого процесса совещания.

 

Как видите, все причины – чисто психологические, и вместе они могут блокировать обсуждение поставленных вопросов. Блокирующие ситуации весьма разнообразны, непредсказуемы и неожиданны. Однако некоторые из них «типичные», выявлены и исследованы с точки зрения возможностей их нейтрализации.