Наилучшее время организации пресс-конференции

При планировании и проведении пресс-конференции:

1. Планируйте, помня о сроках сдачи материалов для прессы. Выберите день и время, когда журналисты не заняты другими событиями, например, какими-то регулярными или иными намеченными раньше вашего мероприятиями (День города, визит важного лица, другая пресс-конференция).

2. Известите прессу не позднее чем за 48 часов, а лучше за неделю до вашего мероприятия. Позвоните не менее трех раз: первый — до отсылки приглашения, второй — сразу после, чтобы убедиться, что приглашение дошло, третий — непосредственно перед вашей пресс-конференцией.

3. Выберите подходящее помещение. Зал заседаний гостиницы — скучное место для пресс-конференции. Постарайтесь найти такое помещение, которое соответствовало бы теме предстоящего сообщения. Это особенно важно, если вы приглашаете телевидение. В то же время до выбранного места журналистам должно быть удобно добираться. Заранее получите разрешение на использование данного помещения и позаботьтесь о том, чтобы вовремя закончить мероприятие.

4. Проверьте место заранее, чтобы убедиться, что обстановка подходящая. Позаботьтесь об электрических розетках, если вы ожидаете телевидение.

5. Организуйте сцену, стулья и освещение. Выясните местонахождение телефонов, которые сможет использовать пресса.

6. Удостоверьтесь в готовности выступающих. Тщательно подготовьте их (вплоть до написания им выступлений). За столом (или в президиуме) должны быть только те люди, которые выступают.

7. Будьте гостеприимны по отношению к прессе. Если вы планируете утреннюю пресс-конференцию, запаситесь кофе, печеньем и так далее. Старайтесь быстро разрешать все возникающие вопросы.

8. Организуйте регистрацию журналистов. Посадите дружелюбного, симпатичного сотрудника на хорошо видном месте. Обозначьте это место указателям «Регистрация прессы». К регистрации должны быть готовы списки, чтобы не заставлять журналистов подолгу томиться в ожидании своей очереди (особенно, когда пресс-конференция уже началась, а люди продолжают идти).

9. Начните вовремя, уважайте ваших гостей. Закончите пресс-конференцию до того, как интерес начнет спадать, иначе какой-нибудь журналист использует это обстоятельство для провокационного вопроса. Предусмотрите достаточно времени для вопросов. Не отказывайтесь задержаться для интервью один на один и предусмотрите время и место для этого.

10. Планируя пресс-конференцию, соблюдайте регламент, о котором расскажите перед конференцией. В зависимости от «важности» и количества спикеров выделяйте 5-10 минут на выступление. В общем, все выступления не должны занять более 25 минут, оптимальное время — 10 минут. И, как минимум, 20 минут потребуется на вопросы и ответы.

Предварительные встречи с представителями прессы.

Для того чтобы чувствовать себя увереннее, не только проин­формируйте прессу о готовящейся конференции, но и сами вступите в контакт с журналистами. Как это можно сделать?

а. Когда репортер звонит вам, чтобы узнать, что нового в компании, постарайтесь познакомиться с ним поближе. Дайте ему нужную информацию не через секретаря, а сами. Станьте ценным для репор­тера "источником" сведений.

б. Как бы вы ни были заняты, для представителей прессы всегда держите дверь открытой. Будьте доступны. Дайте им знать, что вы готовы для контакта по их просьбе. Старайтесь знакомиться с ними в неформальной обстановке, если такая возможность представляется.

в. Поощряйте их задавать вам вопросы, выражать любые жалобы, которые у них есть или о которых они слышали, а также выска­зывать их мнения по важным для вас вопросам.

г. Многие вопросы журналистов могут показаться вам примитив­ными, ибо только некоторые из них разбираются в вопросах бизне­са. Постарайтесь это не демонстрировать, не отмахивайтесь от таких вопросов, чтобы не оказаться в неприятной ситуации.

д. Используйте благоприятный случай познакомить журналиста с вашей компанией, производимыми ею товарами и услугами. Когда придет время, они напишут или расскажут о вашем бизнесе с большим пониманием дела.

Но не забывайте - никакой конфиденциальности.

 

 

Заключение

Пресс-конференции — прекрасный способ организовать освещение какого-либо события в прессе. Они необходимы для передачи в СМИ важной информации и дают возможность журналистам задавать вопросы. Получив огромное распространение пресс-конференции, как метод общения со средствами массовой информации, дают весьма положительные результаты.

Список литературы

1. Психология и этика делового общения: Учебник для вузов/ В.Ю. Дорошенко, Л.И. Зотова, В.Н. Лавриненко и др.; Под ред. проф. В.Н. Лавриненко. - М.: Культура и спорт, ЮНИТИ, 2007. - 279 с..

2. Скаженик Е.Н. Практикум по деловому общению: Учебное пособие / Е.Н. Скаженик. - Таганрог: Изд-во ТРТУ, 2005. - 96 с.

3. Мирошниченко А.А.Бизнес-коммуникации. Мастерство делового общения: Практическое руководство / А.А. Мирошниченко. – М.: Книжный мир, 2008. - 384 с.

4. СтепановаЛ.М. Психология делового общения / Л.М. Степанова// Элитариум. - 2003.- №12

5. Круглянская Л.Я. Настольная книга секретаря. Справочник / Л.Я. Круглянская. - М.: Издательский дом Герда, 2003 - 320 с

 

Вопросы

1. Что такое пресс-конференция?

Пресс-конференция – это встреча журналистов с представителями государственных учреждений, общественно-политических организаций, коммерческих структур.

Назначение пресс-конференций?

Назначение пресс-конференций - способствовать адресному распространению информации (новостей, документов, фотографий) среди редакций СМИ. Они ускоряют поступление информации в редакции, отличаясь авторитетностью источников новостей, достоверностью сведений; при этом всегда возможна многократная проверка и уточнение версий, получение дополнительного пакета новостей (в развитии, в связи с другими событиями).