Номенклатура дел кадровой службы

Количество кадровых документов в крупных организациях бывает достаточно велико. Для того чтобы можно было быстро найти любые документы после окончания работы с ними, они должны быть систематизированы и помещены на хранение в соответствии с определенной схемой. Систематизацию документов обеспечивает номенклатура дел кадровой службы.

Номенклатура дел кадровой службы — это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в процессе ее деятельности, с указанием сроков их хранения. Она разрабатывается самой службой и является одновременно и самостоятельным документом, и составной частью (разделом) номенклатуры дел организации.

Номенклатура дел решает следующие задачи:

– служит основой распределения кадровых документов в дела;

– закрепляет индексацию дел кадровой службы;

– намечает предварительные сроки хранения кадровых документов;

– обеспечивает учет документального фонда кадровой службы;

– используется при составлении описей на дела постоянного хранения и дела со сроком хранения свыше 10 лет;

– является одним из элементов информационно-поисковой системы кадровой службы

Номенклатура дел должна охватывать все документы, создаваемые в процессе деятельности кадровой службы. Разрабатывается она в последнем квартале текущего года и вводится в действие с января следующего года. В нее включаются все дела, которые будут заведены в следующем году в службе кадров, а также переходящие личные дела работников.

При подготовке номенклатуры следует соблюдать требования, зафиксированные в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти и Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях.

Заголовок должен начинаться с указания рода заводимого дела (переписка, документы, дело) или с наименования вида документа (приказы, протоколы, справки, акты, докладные записки и т. д.). Затем содержание заголовков конкретизируется с помощью данных об авторе документов, адресате, вопросе, в них отраженном, периоде, за который откладываются документы, и т. д.

Заголовки дел располагаются в номенклатуре в определенной последовательности.

Директивные материалы (организационные и распорядительные документы) вышестоящих органов идут первыми в общем перечне дел, далее идет организационная документация кадровой службы, включая саму номенклатуру дел, после перечисляются дела с распорядительными, плановыми и отчетными документами, далее — переписка и иные информационно-справочные документы.

По окончании календарного года составляется итоговая запись.