Экспертиза ценности документов

Для организации и проведения работы отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов в архив создается экспертная комиссия.

В состав экспертной комиссии должны войти сотрудники, сведущие в вопросах делопроизводства. Причем если речь идет о документах по личному составу, то большую часть комиссии должны составлять лица, хорошо разбирающиеся именно в кадровом делопроизводстве.

Среди членов комиссии избирается председатель, его заместитель и секретарь.  Председателем экспертной комиссии назначается один из руководящих работников организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива. Состав членов комиссии утверждается приказом руководителя организации.

Основными функциями экспертной комиссии являются:

- организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;

- сотрудничество с архивными учреждениями (рассмотрение и вынесение на утверждение и согласование с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения проектов номенклатур дел организации, описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению; подготовка и вынесение на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии архивного учреждения предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями);

- участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации.

Порядок работы экспертной комиссии можно зафиксировать в локальном нормативном акте. Поскольку работу в экспертной комиссии сотрудники будут совмещать со своей основной деятельностью, то для регламентации их занятости вырабатывается план работы на квартал, полгода, год. Вместе с тем заседания не должны проходить редко: рекомендуется их проводить в периодичностью хотя бы два раза в год. Все мероприятия, проводимые экспертной комиссией, должны протоколироваться.

При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел.

По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

АВТОМАТИЗАЦИЯ РАБОТЫ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ

Применение информационных технологий значительно облегчает работу по оформлению унифицированных форм; их остается только заполнить. Но унифицированные формы охватывают не все ситуации, документируемые отделом кадров, например, изменение фамилии. Во всех этих случаях службе кадров следует создать типовой документ с уже заложенным повторяющимся, трафаретным текстом, так называемый шаблон документа.

Документ, созданный в компьютере, может визироваться путем рассылки по электронной почте или с использованием системы электронного документооборота (СЭД) организации. Возможно использовании электронной подписи.

Ведение кадровых баз данных

Традиционное бумажное делопроизводство требует ввода повторяющихся сведений о работнике в различные виды документов: анкету или личный листок по учету кадров, личную карточку (формы № Т-2, Т-4) и т.п. Автоматизированная система обеспечивает однократный ввод сведений, соответствующих личному листку по учету кадров, которые многократно используются впоследствии в разных документах.

Отпуск, командировка, переход на другую должность, поощрение, изменение семейного положения или места жительства — все эти сведения должны незамедлительно вноситься в компьютер. Компьютерная программа упростит составление графика отпусков и подскажет, кто уже несколько лет не использует отпуск до конца, напомнит, у кого из сотрудников приближается юбилей и т.д.

Многие программы комплексной автоматизации работы с документами позволяют осуществлять совместное использование баз данных по личному составу, созданных кадровой службой, различными подразделениями и подпрограммами, например, модуль «Кадры» используется службой кадров, «Зарплата» — бухгалтерией. Такое совместное использование данных позволяет избежать лишних трудозатрат, обеспечив однократный ввод необходимых данных о сотрудниках, и предотвратить возможные разночтения и накладки, которые возникают при автономной работе подразделений. Например, программа «1С: Зарплата и управление персоналом»

Выбор конкретной программы зависит от специфики организации, необходимости интеграции с другими, уже используемыми программами и т.п.

При работе с базами данных по личному составу необходимо не только учитывать, что юридические и физические лица несут ответственность за нарушение режима защиты, обработки и порядка использования этой информации. Соответственно любая база данных по личному составу, а особенно расположенная в сети, должна быть надежно защищена от несанкционированного доступа.

Программы, работающие на платформе Lotus Notes, MS SQL Server, других профессиональных базах данных, как правило, имеют заложенный в систему мощный механизм регулирования доступа к документам базы данных, ограничения на создание, чтение и редактирование документов лицами, не имеющими на это соответствующих полномочий.