Журнальная и автоматизированная системы регистрации кадровых документов

РАБОТА С КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ

 

В общем делопроизводстве маршруты движения документов разнообразны, с преобладанием входящих и исходящих документов. В кадровом делопроизводстве есть своя специфика. Она заключается в том, что входящих и исходящих документов минимальное количество (например, переписка с  государственными органами по вопросам занятости, пенсионного обеспечения, с работниками по вопросам пересылки документов и т. д.), а внутренние документы совершают незначительные передвижения. Они создаются, согласовываются, подписываются руководителем, регистрируются и помещаются в дела для текущего и последующего хранения.

 

Регистрация документов по личному составу

Регистрация позволяет зафиксировать факт создания или получения документа в определенный день, что очень важно в кадровом делопроизводстве, так как многие кадровые процедуры предполагают определенные сроки издания документов. Например, уведомление о предстоящих изменениях условий трудового договора направляется работнику за 2 месяца до их наступления, приказ о приеме на работу издается в трехдневный срок с момента фактического допущения работника к работе и т. д.

Регистрация также необходима для того, чтобы придать документу юридическую силу. Кадровые приказы, уведомления работникам, официальные письма в государственные органы подписываются руководителем организации, регистрируются и только после этого приобретают юридическую силу. Кроме того, при регистрации создается база данных кадровых документов, с помощью которой можно быстро и эффективно вести справочную работу по всем документам кадровой службы. Зарегистрированные документы подшиваются в дела в том порядке, в каком они были зарегистрированы. Это позволяет обеспечить сохранность кадровых документов, так как всегда можно проверить наличие нужного документа в деле, сверив его данные с регистрационной формой.

Правила регистрации кадровых документов схожи с общими правилами регистрации:

– каждый кадровый документ регистрируется один раз;

– внутренние документы кадровой службы регистрируются в день подписания или утверждения, входящие — в день поступления, исходящие — в день подписания;

– регистрируются только те документы, которые требуют учета (документы информационно-справочного характера, присылаемые для сведения, не регистрируются);

– регистрация осуществляется в течение календарного года в пределах видовых групп, учитывая разновидности документов, содержание, сроки хранения, количество документов;

– документы кадровой службы регистрируются отдельно в самой кадровой службе.

При регистрации документам присваивается регистрационный индекс — цифровое или буквенно-цифровое обозначение. В качестве условных обозначений к цифрам могут быть добавлены буквы, которые позволяют по индексу документа определить его принадлежность к кадровой службе. Как правило, кадровым документам присваиваются номера с литерами «лс» — личный состав (для документов с длительными сроками хранения), «к» — кадры (для документов кратковременного хранения) и другие.

Журнальная и автоматизированная системы регистрации кадровых документов

В основном в работе кадровых служб используются две формы регистрации документов: журнальная и автоматизированная.

При автоматизированной системе регистрации в электронную карточку документа вносятся все сведения о нем. Часть полей в этой карточке заполняется вручную, часть полей заполняется автоматически, часть полей может быть заполнена с помощью выбора необходимого показателя из раскрывающегося списка. Любая введенная в карточку информация может быть поисковым признаком при проведении информационно-справочной работы.

Наряду с автоматизированной системой в деятельности кадровых служб активно практикуется регистрация кадровых документов с помощью журналов. Однако поиск информации при журнальной форме регистрации затруднен. Однако отказаться от бумажных журналов на данный момент невозможно, так как в ряде случаев в журналах предполагается личная подпись работника.

Регистрации подлежат все кадровые документы, требующие учета, контроля или исполнения (приказы, трудовые договоры, доп.соглашения, уведомления, акты, письма, протоколы, справки). В отношении объяснительных, докладных записок, заявлений и представления существует практика не регистрировать их. Однако, исходя из того, что эти документы могут иметь правовые последствия), рекомендуется их также регистрировать.

Для того чтобы не возникало путаницы, какие документы следует регистрировать, а какие можно оставить без регистрации, кадровой службе необходимо подготовить и утвердить перечень нерегистрируемых документов.

В перечень можно включить копии распорядительных документов вышестоящих органов, поздравительные письма, приглашения, повестки дня, рекламные письма и др. Перечень может быть также приложением к Инструкции по кадровому делопроизводству.

Регистрационные журналы ведутся отдельно по видам документов.

При небольших объемах документации для каждого вида кадрового документа заводится отдельный журнал. При этом следует иметь в виду, что даже в случае небольшого количества кадровых приказов следует отдельно регистрировать приказы со сроком хранения 50 лет и приказы со сроком хранения 5 лет. Для этого необходимо завести два журнала: журнал регистрации приказов о приеме, переводе, увольнении работников (срок хранения — 50 лет) и журнал регистрации приказов о взысканиях, отпусках, командировках работников (срок хранения — 5 лет). Сроки хранения кадровых документов отражены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. При больших объемах кадровой документации, когда в течение года приходится оформлять несколько томов дела одного вида документа, следует выделить более мелкие массивы документации в рамках названного вида документа и вести регистрацию каждой разновидности отдельно.

Форма журналов регистрации кадровых приказов законодательно не определена, организация может самостоятельно разработать эти формы в зависимости от собственных потребностей. Формы журналов могут являться приложением к Инструкции по кадровому делопроизводству.