Правовые базы данных и Интернет

В деятельности практически любой организации очень важно знать постоянно изменяющееся законодательство. Быть в курсе новейших законодательных и нормативных правовых актов кадровику позволяют правовые базы данных, такие как «КонсультантПлюс», «Гарант», или аналогичные, а также соответствующие сайты в сети Интернет. Чаще всего правовые базы данных приобретаются организацией и устанавливаются на сервере. Несмотря на то, что сетевые версии стоят дороже однопользовательских, возможность коллективного использования делает сетевую версию более экономичным вариантом.

Основные затраты на правовое обеспечение приходятся не столько на разовое приобретение правовой системы («Гарант», «КонсультантПлюс», «Кодекс» и т.п.), сколько на подписку, дающую право постоянно получать информацию о новейших изменениях в законодательстве.

Службе кадров часто приходится пользоваться и другими ресурсами сети Интернет. В первую очередь сайтами, посвященными подбору персонала. Эти сайты представляют интерес с нескольких точек зрения:

1. Размещение информации о вакансиях.

2. Размещение информации о вакансиях на сайте фирмы (организации), ведение этого раздела кадровой службой.

3. Просмотр резюме.

4. Анализ рынка.

5. Сбор базы данных по возможным кандидатам.

Большинство популярных поисковых систем имеет раздел «Работа», представленный отдельной ссылкой сразу на заглавной странице сайта. Например, Yandex  «Работа», «Работа@mail.ru». Существуют и специализированные сайты, например SuperJob, HeadHunter

 Программное обеспечение для кадровой службы

Все программное обеспечение, используемое в службе кадров, можно разделить на две категории:

1. Базовое программное обеспечение (операционная система, офисный пакет, средства работы в Интернете и с электронной почтой и т.п.).

2. Специализированные программы, обеспечивающие работу службы кадров.

Базовое программное обеспечение используется для выполнения стандартных офисных задач:  набора и редактирования текстов (текстовый редактор); работы с электронными таблицами (табличный редактор); работы с электронными картотеками (система управления базами данных — СУБД);  поиска и просмотра информации в Интернете (браузер); работы с электронной почтой; антивирусной защиты компьютера.

На рынке представлено множество специализированных программ для автоматизации работы кадровой службы как в виде отдельной программы, так и в виде специализированного модуля в программе управления предприятием. Например: 1С: Зарплата и Кадры; Корс-Кадры; Кадры Плюс; БухСофт: Зарплата и Кадры; Сотрудники предприятия; Отдел кадров; Персонал Бизнес.

Программа должна предоставлять следующие возможности:

1. Ведение структуры организации. Штатное расписание, отслеживание и оперативное внесение всех изменений в структуре организации, создание приказов о внесении изменений в штатное расписание.

2. Полный учет информации о сотрудниках.

3. Ведение кадровой документации. Полуавтоматическое формирование документов по личному составу, включая приказы по личному составу.

4. Вывод данных о сотруднике на печать по форме № Т-2, Т-2 ГС (МС), Т-4, распечатка других форм документов.

5. Ведение отчетности в соответствии с требованиями Трудового кодекса и органов статистики. Аналитические отчеты для руководства — текучесть кадров, возрастной состав, повышение квалификации и любая другая настраиваемая аналитика по сведениям, имеющимся в БД по сотрудникам.

6. Ведение базы данных о соискателях — кадровом резерве на выдвижение внутри организации и о соискателях на основе представленных резюме, результатов собеседования и тестирования.

7. Регистрация движения персонала, временного отвлечения его от исполнения обязанностей.

8. Учет аттестаций, управление мотивацией труда и пр.

9. Ведение архива кадровой службы.

10. Учет фактически отработанного работниками времени (табельный учет).

11. Точные расчеты с персоналом по оплате труда.

12. Защита персональных данных в соответствии с требованиями законодательства.