Информационно-справочная работа с кадровой документацией

Особенностью кадрового делопроизводства является частая необходимость повторного обращения к документам, которые уже были исполнены и помещены на хранение в дела. Например, работники могут в письменном виде попросить копии документов, связанных с их трудовой деятельностью, работники часто обращаются с просьбой о выдаче каких-либо справок.

Помимо нужд работника, кадровая служба также обращается к хранящимся в ней документам3 с целью сбора статистических данных, анализа различных показателей (например, связанных с текучестью кадров, дисциплиной труда). На основе этих данных готовятся обзоры, аналитические справки для руководства организации, разрабатываются кадровая политика организации.  В связи с этим информационно-справочная работа в деятельности кадровой службы должна быть хорошо организована, а поиск необходимой информации и документов должен осуществляться максимально быстро.

Этим целям служит целый комплекс средств, составляющих информационно-поисковую систему кадровой службы. К этим средствам относятся:

– основные учетные документы кадровой службы (трудовые книжки и личные карточки работников);

– регистрационные формы кадровых документов, включая автоматизированную регистрацию;

– личные дела работников (если они ведутся в организации);

– номенклатура дел кадровой службы;

– правильно сформированные и хранящиеся дела, содержащие кадровую документацию.

Автоматизированная регистрация кадровых документов позволяет более оперативно вести информационно-справочную работу по кадровой документации, так как поисковые запросы обрабатываются значительно быстрее, кроме того, поиск может осуществляться сразу по группе показателей.