Должностная инструкция

Тема 3. Организационно-распорядительные документы (ОРД) службы ДОУ

Особенности оформления и составления

Организационно-правовых  документов

НОРМАТИВНО-ПРАВОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ

НОРМАТИВНЫЙ АКТ - акт правотворчества, исходящий из компетентного органа, содержащий нормы права, действующий непрерывно в течение длительного времени, предназначенный для регулирования неопределенного числа однообразных и повторяющихся случаев.

ИНДИВИДУАЛЬНЫЙ АКТ - применяется норма права в конкретной ситуации к конкретному лицу.

АКТ ТОЛКОВАНИЯ - разъясняет существующие нормы права.

ЗАКОН - нормативный акт, принимаемый представительным органом государственной власти.

ФЕДЕРАЛЬНЫЙ КОНСТИТУЦИОННЫЙ ЗАКОН - нормативный акт, принимаемый Федеральным Собранием с соблюдением установленной конституцией процедуры, вносящий изменения и дополнения в конституцию, а также закон, принятие которого специально предусмотрено в конституции.

ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН - нормативный акт, принимаемый Федеральным Собранием по всем социальным вопросам, которые должны регулироваться законами.

ЗАКОН СУБЬКТОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ - нормативный акт, принимаемый высшими органами субъекта федерации.

УКАЗЫ ПРЕЗИДЕНТА РФ принимаются на основании и во исполнение Федеральных законов. Являются подзаконными актами и не могут противоречить Федеральным законам.

АКТЫ ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНОВ ИСПОЛНИТЕЛЬГНОЙ ВЛАСТИ

Нормативные акты, принимаемые министерствами и ведомствами и обязательные к применению предприятиями и гражданами.

Наиболее значительной функцией принятия нормативных актов наделены лишь некоторые министерства и ведомства:

- Министерство Финансов

- Федеральная налоговая Служба России

- Государственный Таможенный Комитет

- Центробанк

Министерства и Ведомства, иные органы и учреждения вправе издавать нормативные акты в пределах и случаях, предусмотренных Федеральными Законами, Указами Президента и Постановления Правительства Российской Федерации.

Нормативные акты различаются по тому, распространяется их действие на территории всей страны или на ее определенную часть.

Действие нормативного акта в пространстве зависит от того, каким органом он принят.

Акты Федеральных органов действуют  на всей территории страны, акты субъектов федерации - на территории субъектов.

В ряде случаев в нормативном акте может быть установлено его действие лишь на определенной территории. Нормативные акты обязательны для всех субъектов, находящихся на территории его действия.

Иногда Нормативный акт предназначен лишь для определенного узкого круга лиц, действие распространяется на ту или иную группу.

 

ОРД ПОДРАЗДЕЛЯЕТСЯ НА ПЯТЬ ОСНОВНЫХ ГРУПП:

1. Организационно-правовые документы (Уставы, положения, инструкции, штатное расписание, правила).

2. Организационно-распорядительные документы (постановления, приказы, решения, постановления, распоряжения, указания).

3. Справочно-информационные документы (письма, телеграммы, справки, докладные, объяснительные, служебные записки, протоколы, акты, отчеты, сводки)

4. Документы по личному составу (приказы по личному составу, личное дело, характеристики).

5. Обращения граждан (предложение, заявление, жалобы).

 

ОРГАНИЗАЦИОННО-ПРАВОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Организационно-правовое обеспечение деятельности включает комплекс взаимосвязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права и обязанности, ответственность руководства и работников.

Организационные документы (иногда их называют организационно-правовыми документами) необходимы для того, чтобы создать организацию, установить её структуру, определить штатную численность и состав работников по должностям, определить функции структурных подразделений, совещательных, коллегиальных органов, установить режим работы, осуществить организацию труда и распределение обязанностей между работниками, определить порядок реорганизации и ликвидации организации.

Любой организационный документ содержит положения, которые обязательны для исполнения. Фактически организационные документы реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности организации.

 

У С Т А В

УСТАВ – правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию, структуру, функции, задачи, права, предприятия, организации учреждения. Устав регулирует деятельность предприятий, организаций, учреждений, независимо от формы собственности и сферы деятельности.

Однако структура текста устава не может быть единой для всех учреждений и предприятий. Структура текста устава государственного предприятия будет отличаться от структуры текста устава среднего специального учебного заведения. Типовые структуры текста устава установлены в нормативно-методических документах.

Уставы - сложные документы, т.е. имеет сложную структуру текста, состоящую из разделов, имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Содержание текста должно соответствовать действующему законодательству, поэтому часто применяются типовые и примерные организационные документы, которые служат основой для разработки конкретных документов. Так, типовая структура устава госпредприятия установлена Унифицированной системой организационной распорядительной документации, а примерная структура текста устава учебного заведения – Типовым положением об образовательном учреждении.

 Их структура, содержание определяется самими разработчиками. Устав негосударственного предприятия будет содержать дополнительные разделы текста, в котором найдет отражение специфика его организации и деятельности. Таким образом, в зависимости от вида организации (учреждения) в устав могут быть включены и другие сведения.

Для разработки устава привлекаются квалифицированные специалисты и руководители структурных подразделений.

Уставы действуют до их отмены или замены новыми. Особенностью устава, как организационного документа, является то, что в него можно вносить изменения и дополнения в том случае, если нет необходимости перерабатывать весть документ. Частота внесений изменений и дополнений обусловлена как изменением условий деятельности организации, так и изменением действующего законодательства.

 

УСТАВ состоит из реквизитов:

™ Наименование организации (министерства или ведомства) – автора документа;

™ Наименование вида документа – Устава;

™ Дата, номер;

™ Место издания (город);

™ Гриф утверждения, (если предприятие частное, указывают, кем зарегистрировано);

™ Текст;

™ Подпись;

™ Согласование.

Текст устава может разбиваться на разделы:

™ Общие положения (наименование, местонахождение, предмет и цель деятельности).

™ Порядок образования имущества (или уставного капитала, выпуска и распределения акций).

™ Организационное единство (структурные подразделения, их взаимосвязи).

™ Регламент деятельности (формы управления, права и обязанности должностных лиц).

™ Финансово-материальная база (определение размеров основных и оборотных средств, источники, порядок распоряжения средствами и ценностями).

™ Отчетная и ревизионная деятельность.

™ Порядок ликвидации и ответственность по делам организации.

    

Утверждение уставов

Уставы обязательно утверждаются. Копии заверяются нотариально или территориальной администрацией.

™ Общие уставы утверждаются высшими органами государственной власти.

™ Уставы общественных организаций принимают и утверждают съезды (собрания) этих организаций.

™ Уставы государственных предприятий, учреждений утверждаются вышестоящими органами (министерствами и ведомствами).

™ Уставы муниципальных предприятий районными или городскими администрациями.

™ Уставы ЧП утверждаются владельцами, коллективом. Они регистрируются в областных, краевых, городских или районных администрациях.

Правила оформления Устава:

™ Оформляется на общем бланке предприятия с указанием названия вида документа;

™ Заголовок согласовывается с наименованием вида документа (Устав чей?);

™ Подписывает руководитель организации;

™ Датой подписания Устава является дата, проставляемая на бланке после подписи;

™ Уставы пронумеровываются, прошнуровываются и скрепляются печатью учреждения.

Особенностью оформления устава является отметки о регистрации устава.

Отметка о регистрации устава проставляется на титульном листе (Приложение), включает:

™ наименование органа, осуществляющего государственную регистрацию создаваемых юридических лиц;

™ дату регистрации;

™ государственный регистрационный номер;

Отметка о регистрации заверяется печатью регистрирующего органа.

 

Устав может также регулировать определенную сферу государственной деятельности, работу железнодорожного транспорта, внутреннего водного транспорта, воинскую службу и др.

Правительство Москвы МОСКОВСКАЯ РЕГИСТРАЦИОННАЯ ПАЛАТА ЗАРЕГИСТРИРОВАНО   "20" января 2005 года в реестре за № 5146-2 представитель палаты _____________________С.М. Иванов

Гербовая печать

П О Л О Ж Е Н И Е

ПОЛОЖЕНИЕ - правовой акт, определяющий порядок образования: задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом и его структурных подразделений.

Положения бывают типовые и индивидуальные. Типовые положения разрабатываются для однородных по характеру деятельности предприятий.

Текст положения состоит из разделов. Каждый раздел положения имеет заголовок.

1. Общие положения.

2. Основные задачи и функции.

3. Организационная структура.

4. Права.

5. Ответственность.

6. Взаимоотношения и информационные связи с другими структурными подразделениями.

Положения разрабатываются по указанию руководителя предприятия или по инициативе руководителей структурных подразделений.

Исполнитель составляет проект положения в 3-х экземплярах. Все три проекта подписываются руководителем структурного подразделения, вышестоящим руководителем, которому непосредственно подчинено данное подразделение. Положение согласовывается с юридическим отделом. Если проект документа вызывает возражения, они излагаются на втором экземпляре или на отдельном листе, приложенном ко второму экземпляру.

Утверждается руководителем предприятия. Если положение об организации, то утверждается распорядительным документом вышестоящей организации. Датой положения является дата утверждения.

Положение является сложным документом, его структура и содержание, определяется учреждением-разработчиком.

Положение оформляется на бланках предприятия с заполнением следующих реквизитов:

1. Наименование ведомства. Название организации.

2. Гриф утверждения.

3. Название вида документа.

4. Место составления.

5. Заголовок.

6. Текст.

7. Подписи.

8.Согласование.

9. Утверждение.

И Н С Т Р У К Ц И Я

ИНСТРУКЦИЯ - это правовой акт, в котором определяются правила регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые и другие специальные стороны деятельности предприятий, их подразделений.

 Инструкция вводится в действие после утверждения (если в тексте не указана другая дата) или после издания распорядительного документа, в котором сказано: с какого числа вводится та или иная инструкция, какие организационные мероприятия необходимо провести (собрания трудовых коллективов), кто ответственный за качественное введение инструкции в действие.

Текст инструкции носит характер указаний, рекомендуются четкие формулировки с распорядительными словами: "должен", "имеет право", "не допускается", "запрещается".

Если инструкцией предусматривается введение в практику документа новой формы (карта учета, акты, планы задания), то проект бланка этого документа должен содержаться в приложении к инструкции. В тексте должен быть описан порядок использования документа (какие реквизиты, кто заполняет, сколько экземпляров оформляется, кому передаются экземпляры, когда).

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Должностная инструкция – правовой акт, издаваемый организацией в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанности, прав, ответственности.

Должностная инструкция бывает типовая (примерная) и конкретная. Типовая должностная инструкция разрабатывается на должности, имеющие одинаковый набор обязанностей, прав, ответственности вне зависимости от того, в какой отрасли функционирует данная организация. Например, может быть создана типовая должностная инструкция кассира. Однако наличие типовой должностной инструкции не означает, что нет необходимости разрабатывать конкретную должностную инструкцию. Такие должностные инструкции должны быть разработаны на все должности, предусмотренные штатным расписанием организации, а типовые инструкции могут служить основной для их разработки.

Должностная инструкция является фактическим описанием должности, и она необходима для создания эффективных условий работы, выполнения штатным персоналом поставленных перед структурным подразделением целей и задач. Должностная инструкция как организационный документ закрепляет организационно-правовое положение работника, является правовой основной для проведения аттестации работника, определения его ответственности, а также для решения трудовых споров, если они возникают между работником и администрацией.

Должностная инструкция, как правило, не составляется на категорию служащих «руководители» (организации, структурных подразделений). Функции, задач, обязанности, права и ответственность данных служащих фиксируются в положениях (уставе) об организации или в положении о структурном подразделении в разделе «Руководства».

Для работников хозяйственных и вспомогательных служб (а также для работающих по договору подряда или трудовому соглашению) могут также не составляться должностные инструкции по установленной форме. В таких случаях могут быть разработаны функциональные обязанности, оформление которых не регламентировано действующими нормативными документами.

Для главных специалистов могут быть разработаны должностные положения. Несмотря на различия в наименовании документа, его назначение всегда одно и то же – регламентировать функции работника, его обязанности, права и ответственность на конкретном рабочем месте.

Должностные инструкции, как и остальные организационные документы, являются документом длительного пользования и действуют до тех пор, пока не будут заменены новыми. Необходимость в пересмотре должностной инструкции может возникнуть в связи с изменением структуры и функции подразделения и организации, сокращением штатов, изменением технологии выполняемых работ. Обычно должностные инструкции пересматриваются один раз в 3-5 лет. При составлении должностной инструкции за основу берут типовую или примерную, если таковые имеются, а при их отсутствии – тарифно-квалификационную характеристику должности из Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих. Но такая характеристика имеет отличительную от должностной инструкции структуру текста и не содержит всю информацию, необходимую для составления должностной инструкции конкретного работника. Недостающую информацию берут из других организационных документов, таких как структура и штатная численность, положение о структурном подразделении и др.

Должностная инструкция как любой официальный документ должна быть оформлена на общем бланке организации с указанием вида документа.

Должностная инструкция работника входит в УСОРД и имеет унифицированную форму.

Должностную инструкцию, как правило, утверждает заместитель руководителя, курирующий  данное подразделение, или сам руководитель. Подписывает должностную инструкцию руководитель структурного подразделения. Визы согласования оформляют в установленном порядке однако, учитывая характер данного документа, на нем должны быть обязательно визы начальников кадровой и юридической служб и других лиц, связанных с работником при выполнении его функциональных обязанностей.

  При необходимости может оформляться и внешнее согласование грифом согласования, но это бывает крайне редко.

  Заголовок должностной инструкций, как уже отмечалось, должен отвечать на вопрос «кого?»: например, должностная инструкция бухгалтера, юрисконсульта и т.п.

Должностные инструкции должны быть заменены и заново утверждены в следующих случаях:

1. При изменении наименования организации или структурного подразделения.

2. При изменении наименования должности.

3. При изменении фамилии работника, замещающего данную должность, т.е. при увольнении прежнего работника и замене его другим, если инструкция была именной и в заголовке к тексту содержалась фамилия и инициалы работников/

Текст должностной инструкции состоит из следующих типовых разделов:

1. Общие положения.

2. Функция.

3. Должностные обязанности.

4. Права.

5. Ответственность.

6. Взаимоотношения (связи по должности).

К указанным разделам иногда добавляют и другие, такие как «Условия оплаты», «Организация работы», «Порядок утверждения и внесения изменений». Как правило, перечисленных выше типовых разделов должностной инструкции достаточно для определения организационно-правового положения работника, а добавление новых обычно повторяет информацию, содержащуюся в других документах. Вводят дополнительные разделы.

В разделе 1 «Общие положения» по пунктам должна быть зафиксирована следующая информация

Полное наименование должности, приведенное в соответствие со штатным расписанием, обозначением структурного подразделения;

Кому подчиняется работник;

Порядок назначения на должность и освобождение от нее (приема и увольнения – для рядовых работников);

Порядок замещения в случае временного отсутствия работника(в том числе и порядок приема – передачи дел);

Особенности организации работы, если они имеются (ненормированный рабочий день, гибкий график и др.). Если данная информация оговаривается в трудовом договоре, то данный пункт может отсутствовать;

Перечень нормативных, методических и других документов, которыми руководствуется работник на данной должности;

Квалификационные требования (уровень образования, стаж работы).

Раздел 2 «Функции» содержит перечень основных направлений деятельности работника в соответствии с направлениями деятельности работника в соответствии с направлениями деятельности структурного подразделения.

В разделе 3 «Должностные обязанности» подробно должны быть перечислены виды работ, которые обеспечивают выполнение указанных выше функций. В этом разделе описывается также характер выполняемых действий («организует», «обеспечивает», «подготавливает», «рассматривает», «руководит» и т.д.).

Иногда разделы 1 и 2 объединяют, особенно в тех случаях, когда составляется должностная инструкция на должности категории «технические исполнители». Должностные обязанности должны быть описаны подробно, так как в случае возникновения трудовых споров именно этот раздел служит основной для их разрешения.

В разделе 4 «Права» перечисляют полномочия работника, обеспечивающие выполнение возложенных на него функций и обязанностей:

Право на получение информации, в том числе имеющей грифы ограничения доступа к ней, необходимой для выполнения им должностных обязанностей;

Право на самостоятельное принятие решений по определенным вопросам;

Право самостоятельной подписи или право визировать и согласовывать документы в рамках предоставленной ему компетенции;

Право контролировать работу других работников и требовать от них выполнения определенных действий;

Право представительствовать от имени подразделения или учреждения в других организациях с указанием пределов представительства;

Право вносить предложения руководству об улучшении организации работы;

Право участвовать в совещаниях, на которых решаются вопросы, относящиеся к его компетенции.

В разделе 5 «Ответственность» обычно приводятся обобщенные формулировки типа «работник несет ответственность за ненадлежащее выполнением или невыполнение своих обязанностей и не использование прав, предусмотренных настоящей инструкцией в соответствии с дальнейшими законодательством». Ответственность может быть дисциплинарной, материальной, административной, уголовной – перечислить должностной инструкции все случаи возникновения того или иного вида ответственности практически не возможно. В дополнении должностной инструкции может быть подписан другой документ, который будет более детально освещать данный аспект, например договор об индивидуальной материальной ответственности.

Раздел 6 «Взаимоотношение» описывает, с кем взаимодействует данный работник по всем направлениям своей деятельности: от кого получает информацию, в какой форме и в какие сроки; какую информацию, в каком виде, в какие сроки и кому он предоставляет; другие вопросы информационных взаимосвязей работника со структурными подразделениями, лицами, организациями. Часто данный раздел оформляется в табличной форме как наиболее наглядной.

ПАМЯТКА

Памятка - это документ, регламентирующий порядок работы по выделенному направлению деятельности организации.

Памятка не входит в состав УСОРД, не имеет унифицированной формы, составляется по произвольной форме, подписывается заместителем руководителем организации, курирующим данное направление, утверждается руководителем организации. Информацию, включенную в памятку, можно предоставить и в разделе инструкции, освещающей правила работы по выделенному направлению. Например, памятка работнику о сохранении коммерческой тайны предприятии может быть включена в инструкцию по документационному обеспечению управления отдельным разрядом, освещающим порядок работы с документами с грифом «Коммерческая тайна».