Подготовка к приемке товара

Тема урока: Оформление документации по приемке товара

Составление типового договора о правилах приемки товара ускорит решение вопросов, возникающих при этом процессе.

Основными условиями, которые должны оговариваться в этом документе являются:

• разделение обязанностей между сотрудниками обеих сторон;
• маркировка грузовых мест;
• сроки приемки товаров;
• время доставки;
• перечень товаросопроводительных документов;
• граничные уровни отклонения цены и объема заявленной и привезенной продукции;
• способы урегулирования претензий при несоответствии товара или документов оговоренным требованиям.

Договор поставит и принимающую сторону, и поставщика в определенные рамки, которые они будут вынуждены соблюдать в работе. Он повысит дисциплину всех участников процесса и значительно ускорит урегулирование возникающих спорных ситуаций.

Обустройство зоны приемки товара

Зона приемки товара в магазине обычно является самым неорганизованным участком его территории. Постоянная занятость грузчиков и кладовщиков приводит суете, отсутствию порядка в складировании продукции и нарушению правил её совместного хранения.

Если возникают такие трудности, то рекомендуется выполнить следующие действия:

1. Определить и разметить маркерами технологические складские зоны, чтобы сотрудники четко понимали, где принимаемая продукция, а где уже принятая.
2. Распечатать и вывесить в доступном месте последовательность действий при приемке товара, ведь этот процесс иногда могут выполнять неподготовленные сотрудники.
3. Интегрировать с онлайн-кассой программу для складского учета, которая позволит оперативно оприходовать товар непосредственно в момент его пересчета.
4. Автоматизировать зону приемки для быстрого составления и распечатки актов о выявленных несоответствиях.
5. Оснастить приемную зону дополнительными стеллажами и полками.

Подготовка к приемке товара

Сотрудникам магазина необходимо планировать приемку товара заранее. Желательно договориться, чтобы экспедиторы предупреждали о своем приезде за 20-30 минут. Этого времени достаточно для освобождения складской зоны от лишних вещей и подготовки соответствующего окна в рабочем графике.

Рекомендуется не планировать поставки на период инвентаризации, чтобы не возникало путаницы в процессе пересчета товара.

При наличии программ для автоматизации торговли и складского учета, работать с ними должны лишь обученные сотрудники. Построение такой IT-системы обходится недорого, а полезна она будет даже небольшим продуктовым и хозяйственным магазинам. Программа подскажет последовательность действий и позволит провести приемку товара без ошибок.