Приём и регистрация поступившей корреспонденции

2.1.1. Обращения граждан, поступающие по почтовой, факсимильной связи, онлайн приёмной и электронной почтой по информационным системам общего пользования, переданные гражданами в общественные приёмные, в том числе во время приёма граждан (раздел 4 настоящей Инструкции), подлежат обязательной регистрации, учёту и рассмотрению в порядке, установленном настоящей Инструкции.

2.1.2. Поступившие обращения граждан регистрируются в течение 3 дней с даты поступления.

Не подлежит регистрации корреспонденция, перечисленная в приложении №2 к настоящей инструкции.

2.1.3. Приложённые к обращению документы (пенсионное удостоверение, паспорт, военный билет, трудовая книжка, фотографии, денежные знаки и другие приложения) прикрепляются к электронной карточке вместе с конвертом.

2.1.4. Если в поступившей от гражданина денежные знаки, ценные бумаги, продукты, медицинские препараты и другие приложения, не характерные для обращения, или при вскрытии заказной почты с уведомлением обнаружено отсутствие письменного обращения либо упоминаемых гражданином документов, составляется акт (Приложение № 3). Акт остается в Департаменте ЦИК и приобщается к поступившему обращению либо к почтовому конверту при отсутствии обращения.

2.1.5. Порядок первичной регистрации обращения:

- каждому поступившему обращению присваивается регистрационный номер, который проставляется в электронной регистрационной карточке обращения (далее — регистрационная карточка) (Приложение № 4);

- в регистрационную карточку вносятся: (в именительном падеже) фамилия, имя, отчество гражданина, приславшего обращение, его почтовый адрес с почтовым (если указан), фамилия и инициалы работника, рассматривающего обращение;

- при заполнении в регистрационной карточке почтового адреса гражданина, направившего обращение, слова «область», «город», «край», «дом», «корпус», «квартира» писать не рекомендуется. Например: 243110. Московская, Воскресенск (но г. Жуковский), пр-т Химиков. 14-2-34. При обозначении адреса используется общепринятые сокращения: «п» - посёлок, «с» - село, «ст» - станица, «ст-я» - станция, «ул» - улица, «пер» - переулок, «пр-т» - проспект, «пр-д» -проезд, «б-р» - бульвар, «мкр» - микрорайон, «кварт» - квартал, «туп» - тупик. Если гражданин проживает в административном центре субъекта Российской федерации, то наименование субъекта Федерации писать не рекомендуется (например, г. Иваново, г. Томск, и т.д., если нет географического повтора на территории России). Если почтовый адрес гражданина отсутствует, и в обращении, и на конверте, при определении территории отправки корреспонденции следует руководствоваться данными почтового штемпеля на конверте. При отсутствии его – указать «Российской Федерации без адреса».

В случае несовпадения указанного в обращении почтового адреса, гражданина с почтовым адресом на конверте, в регистрационной карточке проставляется почтовый адрес, указанный в обращении, если гражданином не делается по этому поводу оговорка.

Приложение 9