Документальное оформление инкассации

Тема 3. Порядок инкассации, обработки, формирования и упаковки наличных денег

 

План изучения темы

1. Способы и порядок инкассации наличных денег.

2. Порядок обработки наличных денег.

3. Порядок формирования и упаковки наличных денег.

4. Документальное оформление инкассации

5. Бухгалтерский учёт сумок с наличными деньгами, подлежащих обработке, и результатов пересчёта наличных денег.

Краткое изложение теоретических вопросов:

В соответствии с положением ЦРБ ДНР все организации обязаны сдавать в учреждения банков поступающие в их кассы наличные денежные средства сверх установленного лимита остатка наличных денежных средств для последующего зачисления на их счета.

Организация, в состав которой входят обособленные подразделения, не имеющие расчетного счета, самостоятельно определяет лимит остатка наличных в этих подразделениях. По каждому из них организация ведет свой раздел кассовой книги.

 Сдача денежных средств на соответствующие счета в банках может производиться:

- непосредственно в кассы банков;

- с помощью услуг инкассаторской службы банков;

 - с помощью специализированной инкассаторской службы, имеющей лицензию Банка России;

- через организацию федеральной почтовой связи;

- в автоматические сейфы.

При инкассации с привлечением небанковской кредитной организации функции подразделяются следующим образом:

- организация обеспечивает подготовку сумки с наличными деньгами и ее сдачу инкассатору, оплачивает услуги инкассатора и банка;

- инкассатор в согласованные дни и часы проводит инкассацию (прием сумок с наличными деньгами) от уполномоченного лица организации, доставку в банк и сдачу в кассу банка. При необходимости осуществляет временное хранение в подразделении инкассации;

 - банк принимает сумки с наличными деньгами от инкассатора, осуществляет пересчет наличных денег и зачисление на счет организации.

При приеме сумки с наличностью банковский работник проверяет соответствие записей в сопроводительных документах:

- накладной и явочном листе, если сумка сдается инкассатором;

- накладной и квитанции, если сумка сдается работником страховщика.

Кроме того, проверяется:

- не имеет ли поступившая сумка с наличными деньгами каких-либо повреждений (заплат, наружных швов, разрыва ткани, поврежденных замков, пломб, разрыва обвязки или узлов на обвязке и др.);

- цела ли сумка с наличными деньгами и пломба на ней;

 - соответствует ли номер сумки с наличными деньгами номеру, указанному в накладной к сумке, если сумка с наличными принимается от инкассаторских работников, или в накладной к сумке и квитанции к сумке - если сумка с наличными деньгами принимается от организации.

  Порядок обработки наличных денег.

Обработка наличных денег осуществляется кассовыми работниками в присутствии контролирующего работника (контролирующих работников), за исключением пересчета наличных денег, осуществляемого кассовым работником в присутствии клиента. 

 Контролирующий работник принимает от кассового работника, осуществлявшего прием сумок с наличными деньгами от клиентов, сумки с наличными деньгами, наличные деньги из сумок вместе с ведомостями к сумкам, накладными к сумкам, актами пересчета, реестрами проведенных операций, в случае если сумки с наличными деньгами принимались от коммерческих организаций, не являющихся кредитными организациями, распечатки автоматического сейфа, журналы, справку,  порожние сумки с проверкой соответствия номеров принимаемых сумок с наличными деньгами номерам, указанным в журналах, целости сумок и пломб и подписывает справку.

 В течение рабочего дня контролирующий работник хранит принятые сумки с наличными деньгами в индивидуальном устройстве для хранения. Учет сумок с наличными деньгами, подлежащих обработке, и результатов пересчета наличных денег, изъятых из сумок, ведется контролирующим работником в контрольной ведомости.

Кассовые работники ведут учет сумм наличных денег, принятых на обработку и сданных после обработки, в контрольных листах.

После вскрытия сумок и обработки наличных денег, изъятых из сумок, контролирующий работник сверяет суммы, отраженные в контрольной ведомости 0402010, с записями в контрольных листах кассовых работников. Указанная сверка оформляется подписями кассового и контролирующего работников под общими суммами наличных денег в контрольной ведомости.

В конце рабочего дня контролирующий работник сопоставляет суммы наличных денег по контрольной ведомости  с учетом выявленных излишков, недостач и сомнительных денежных знаков Банка России и фактические суммы обработанных наличных денег, передает обработанные наличные деньги вместе с контрольной ведомостью 0402010, ведомостями к сумкам 0402300 и накладными к сумкам 0402300, журналами 0402301, распечатками автоматических сейфов, реестрами проведенных операций, в случае если сумки с наличными деньгами принимались от коммерческих организаций, не являющихся кредитными организациями, актами пересчета заведующему кассой, который проставляет подпись в справке 0402302.

 Порядок формирования и упаковки наличных денег.

Рассортированные по номиналам годные к обращению и ветхие банкноты Банка России, а также годная к обращению, и дефектная монета Банка России формируются и упаковываются кассовыми работниками отдельно.

 Пачка банкнот из корешков, обандероленных крестообразно или кольцевой поперечной бандеролью, упаковывается в полиэтиленовую упаковку. На сварочном шве полиэтиленовой упаковки проставляется оттиск (оттиски) клише со следующими реквизитами: сокращенное фирменное наименование кредитной организации или ее банковский идентификационный код, код кассового работника

Согласно Постановления от 30 декабря 2015 г. № 181 г. Донецк утверждена

«Инструкция о порядке инкассации валютных ценностей Центральным Республиканским Банком Донецкой Народной Республики»

Документальное оформление инкассации

Документом, свидетельствующим о сдаче выручки в банк через инкассаторов, является копия сопроводительной ведомости к сумке с наличной выручкой (наличностью), засвидетельствованная подписью и оттиском печати инкассатора-сборщика (п. 3.7 Положения №637). Форма этой сопроводительной ведомости утверждена приложением 6 к Инструкции №45.

Сопроводительная ведомость составляется в трех экземплярах, подписывается кассиром и руководителем предприятия (или подразделения, сдающего деньги в банк). В ней указывается общая сумма наличности, складываемой в сумку. При этом на обратной стороне первых двух экземпляров ведомости эта общая сумма расшифровывается «покупюрно», т. е. приводится количество и номинал банкнотов, положенных в сумку.

Кроме того, при инкассации средств используются явочная карточка (ее форма утверждена приложением 8 к Инструкции №45) и другие документы, определенные в Инструкции №45 (п. 2 гл. 5 Раздела III Инструкции №45).     Явочная карточка — документ, который составляется инкассаторами и проверяется и утверждается начальником подразделения инкассации. В ней указываются наименование клиента, которому оказываются услуги по инкассации, маршрут инкассации, номера перевозимых сумок, даты и время инкассации, суммы денег, находящихся в сумке. Ответственное лицо предприятия-клиента обязательно заверяет в явочной карточке своей подписью информацию по каждой проведенной инкассации.

Особенностью сдачи денег в банк посредством инкассации является использование специальной сумки, в которой они перевозятся. Деньги складываются в эту сумку в установленном банком порядке, к ним приобщается первый экземпляр сопроводительной ведомости, после чего сумка пломбируется посредством специального устройства — пломбира. Этот пломбир также предоставляется банком, осуществляющим инкассацию средств, и хранится в сейфе у кассира предприятия. Каждый пломбир имеет свой номер, который видно на отпечатке пломбы.

Как именно должна осуществляться инкассация средств у клиентов, в Инструкции №45 почти не сказано. Однако определено, что она должна осуществляться «с соблюдением требований данной Инструкции, Положения и на основании договоров, заключенных в соответствии с требованиями законодательства». Следовательно, действия инкассатора и ответственного лица предприятия должны быть максимально приближены к правилам, по которым происходит инкассация валютных ценностей, например, в банковских учреждениях (гл. 2 Раздела III Инструкции №45).

Кассир отдает инкассатору запломбированную сумку. Принимая, инкассатор должен ее проверить.

После этого инкассатор ставит оттиск печати и подпись на копии сопроводительной ведомости, которая остается у кассира, и оставляет ему вместо опломбированной сумки другую, пустую, для следующей инкассации. Второй экземпляр сопроводительной ведомости отдается инкассатору.

Если инкассатору передаются две или более сумок либо кассир получает от него две пустые сумки или более, делается отметка в явочной карточке (приложение 8 к Инструкции №45) в колонке «Номер сумки с грошовою выручкою» и «Номер прийнятої від інкасатора порожньої сумки», где количество сумок проставляется не цифрами, а прописью.

На основании копии сопроводительной ведомости кассир предприятия составляет расходный кассовый ордер, к которому эта копия прилагается. В нем как получатель средств указывается наименование банка, в который инкассаторы должны отвезти наличность. В строке «Підстава» пишется «Iнкасація виручки».