Гриф утверждения документа

Утверждение - способ удостоверения документа и придания ему юридической силы. Утверждаются, как правило, организационно-правовые документы (устав, положение, инструкция, штатное расписание и др.), плановые и отчетные документы, некоторые финансовые документы, некоторые акты и др.

Документ может утверждаться должностным лицом (руководителем), изданием соответствующего распорядительного документа, коллегиальным органом.

В случае утверждения документа должностным лицом гриф утверждения документа состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), полного наименования должности лица, утверждающего документ, его личной подписи, ее расшифровки (инициалов, фамилии) и даты утверждения, например:

 

УТВЕРЖДАЮ:

Директор предприятия

(подпись)__И.В.Петров

12.07.2006 г.

 

       Если документ составлен не на бланке, то в наименование должности включается наименование предприятия, например:

УТВЕРЖДАЮ:

Директор предприятия

"Контакт"

(подпись)__И.В.Петров

12.07.2006

 

       При утверждении документа приказом или протоколом гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДЕНО", видом документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕНО

Приказом директора

Предприятия

20.01.2006 № 5

ИЛИ

УТВЕРЖДЕНО

Протоколом заседания

Совета трудового

Коллектива

12.02.2006 № 4

 

       Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу документа. Гриф утверждения в таких документах, как структура и штатная численность, штатное расписание дополнительно удостоверяется оттиском печати.

       Допускается центрирование каждой строки реквизита «Гриф утверждения» по отношению к самой длинной строке:

 

УТВЕРЖДАЮ: Директор предприятия «Контакт» _(подпись)__И.В.Петров 12.07.2000

Резолюция

       Резолюция составляется руководителем при рассмотрении поступивших или внутренних документов для организации их исполнения. Она представляет решение должностного лица по затронутому в документе вопросу. Резолюция является основой организации исполнения документа, она конкретизирует исполнителя. К резолюции традиционно предъявляется требование четкости, ясности, конкретности в формулировке порядка и характера исполнения документа.

Резолюция состоит из следующих элементов: фамилии и инициалов исполнителя (кому поручается), указания о характере и порядке исполнения документа (что поручается, т.е. действие), указания о сроке исполнения, личной подписи руководителя и даты резолюции. Например:

Трушина А.В. Свяжитесь с поставщиком и подготовьте ответ к 03.10.2006 (подпись)        28.09.2006

 

       От конкретности и четкости резолюции, правильного выбора исполнителя во многом зависят своевременность и качество исполнения задания. Резолюция пишется от руки на первом листе поступившего документа под реквизитом "Адресат". На письмах она располагается между адресатом и текстом документа. Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

Если резолюция включает несколько фамилий, то первой обычно стоит фамилия ответственного исполнителя.

 

 

Заголовок к тексту

       Краткое содержание документа указывается в заголовке к тексту. Заголовок составляется к любому документу формата А4 независимо от назначения документа. Без заголовка разрешается составлять лишь короткие документы на формате А5.

       Заголовок формулируется составителем при подготовке документа. Он должен быть максимально кратким и точно отражать содержание документа. Формулировать заголовок рекомендуется в форме ответов на вопросы «о чем (о ком)»: «Об изменении...», «О выделении...», «Об отмене...» или «чего (кого)»: «Должностная инструкция секретаря-референта».

       Заголовок к тексту печатают под реквизитами бланка слева без кавычек и не подчеркивают. Точка в конце заголовка не ставится. В одной строке заголовка должно быть не более 28-30 знаков при количестве строк не более пяти. Строчки заголовка печатают через один межстрочный интервал.

       Такое размещение заголовка сохраняется и при продольном расположении реквизитов бланка документа.

 

Отметка о контроле

       Реквизит проставляется только на тех документах, исполнение которых взято на контроль. Отметка включает букву "К" или слово "Контроль", поставленные цветным карандашом или специальным штампом. Отметка о контроле проставляется в верхнем правом углу первого листа документа.

 

Текст документа

       Содержательная часть документа чаще всего бывает представлена связным текстом, а при необходимости имеет форму таблицы или анкеты. Для служебных документов возможно сочетание текстовых и табличных форм изложения содержания.

       Текст документа по структуре, принятым формулировкам, устойчивым синтаксическим конструкциям непосредственно связан с видом (письмо, приказ, протокол, акт и т.д.) и разновидностью документа (приказ по основной деятельности или приказ по личному составу, письмо-предложение или гарантийное письмо, акт ревизии кассы или акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения и т.д.)

       Вместе с тем можно выделить общие требования к текстам служебных документов:

       - краткость и точность изложения информации, исключение двоякого толкования;

       - объективность и достоверность информации;

       - составление, по возможности, простых, т.е. содержащих один вопрос, документов для облегчения и ускорения работы с ними;

       - структурирование текста документа, деление его на такие смысловые части как: введение, доказательство, заключение;

       - широкое использование трафаретных и типовых текстов при описании повторяющихся управленческих ситуаций.

       Тексты большого объема принято делить на разделы, пункты, подпункты, применяя нумерацию арабскими цифрами с точками после них.

       В кадровых службах широко применяются документы в виде вопросов и место для переменной ответной информации, где могут помещаться варианты ответов для выбора.

       Наиболее краткой и наглядной формой изложения сведений в документе является таблица. Над таблицей помещается заголовок, отражающий её содержание. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны согласовываться с заголовками.

       Связный текст, как травило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения; справки, докладные записки – оценку факторов, выводы).