double arrow

Справочные данные об организации


Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, счетов в банке, адреса электронной почты).

Этот реквизит используется только при переписке и не проставляется на внутренних документах. Адресные данные предприятия необходимы для почтовой, телеграфной, телефонной связи с предприятием, а также для выполнения расчетно-денежных операций в банке, счет которого указан на документе.

       Почтовый и телеграфный адреса оформляются в соответствии с требованиями почтовых правил Министерства связи, т.е. с указанием индекса предприятия связи, республики, края, области, района, города, улицы, номера дома, номера офиса.

       Для оперативной связи используются номера телефона, телефакса, телетайпа, телекса, электронной почты.

       Банковские реквизиты необходимы только на письмах по вопросам расчетно-денежных операций, например, на гарантийных письмах.

 

Наименование вида документа

Данный реквизит является одним из важнейших, поскольку позволяет судить о назначении документа, определяет состав реквизитов и структуру текста.  Наименование вида документа (Приказ, Акт, Справка, Должностная инструкция и т.д.) указывается на всех служебных документах, кроме писем. Наименование вида пишется после наименования организации прописными буквами.




 

Дата документа

       Дата - один из основных реквизитов, обеспечивающих юридическую силу документа.

Дат на документе всегда несколько. Они являются обязательным реквизитом любого документа, но имеют различное назначение и характеризуют стадии работы с ним.

       Основной датой считается дата подписания документа, утверждения или дата события, зафиксированного в нем. Так, основной датой приказа, письма, постановления, справки и т.д. является дата их подписания или принятия документа коллегиальным органом, а датой протокола и акта - дата события, зафиксированного этими документами. Датой инструкции и плана является дата их утверждения. Для ряда официальных документов существуют также дата их опубликования и дата вхождения документа в силу.

       Дата проставляется лицом, подписывающим или утверждающим документ.

       На документе ставится также дата написания резолюции, согласования документа и ознакомления с ним, контроля исполнения и т.д.

       Все даты, связанные с прохождением документа и его исполнением, также проставляются: дата получения (входящий регистрационный штамп), дата исполнения и направления документа в дело и т.д.

       Дата служит поисковым признаком и используется для ссылки на документ.

       Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 июня 2006 г. Следует оформлять 05.06.2006. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например, 05 июня 2006 года, а также оформление даты в последовательности6 год, месяц, день месяца, например: 2006.06.05.



 

Регистрационный номер документа

       Регистрационный номер - это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, под которым документ введен в информационно-поисковую систему.  Рядом с датой в бланке документа отведено место для индекса исходящего номера отправляемого документа или порядкового номера для внутренних документов, таких, как приказ, протокол. Нумерация приказов, протоколов ведется с января по декабрь. Лишь в учебных заведениях нумерация внутренних документов начинается с начала учебного года - сентября и ведется по учебным годам.

Регистрационный номер документа проставляется на уровне даты. Как правило, на бланках документов место для написания даты и регистрационного номера обозначается следующим образом:

___________ № ________ .

       Индекс исходящего документа состоит, как правило, из индекса структурного подразделения, составившего документ, порядкового номера исходящей корреспонденции и номера дела по номенклатуре.

Например: № 03/115-20. Здесь 03 - индекс структурного подразделения, 115 - порядковый номер исходящего документа с начала года, 20 - номер дела по номенклатуре, в котором хранится копия отправленного документа.



 

Ссылка на регистрационный номер и дату документа

       Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

       Реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» оформляется только в письмах-ответах. Наличие этого реквизита позволяет исключить из текстов писем выражений типа «На ваше письмо от… №… сообщаем…» и т.п.

       Сведения о номере и дате переносятся с поступившего документа.

 

Место составления или издания документа

       Этот реквизит содержит сведения о том географическом пункте, где зарегистрирована организация, место нахождения юридического лица, определенное его государственной регистрацией. Оформляется этот реквизит в соответствии с наименованиями объектов административно-территориального деления и населенных пунктов. Если место составления документа входит в название организации - автора документа, то его можно на бланке не указывать.

Сокращение "г." при названии города не ставится при обозначении "Москва", а также при названиях городов, оканчивающихся на "град" и "бург".

Место составления указывается на каждом документе, кроме письма, на котором имеется почтовый адрес.

       Реквизит располагается ниже даты и индекса документа. Место составления или издания документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения.

например:

Москва;

или

п.Строитель Мытищинского р-на,

Московская область

или

г.Ярославль

 

Адресат

       Реквизит "Адресат" располагают в правом верхнем углу документа и печатают через один межстрочный интервал, отделяя лишь отдельные части реквизита полутора или двумя межстрочными интервалами. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:

 

 

Минтруд России

Департамент занятости

Населения

 

       Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

 

 

Директору Почвенного института

им.В.П.Докучаева

И.В.Грачеву

 

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес, например:

Министерство цветной

металлургии РФ

Начальнику управления кадров

учебных заведений

В.С.Егорову

Калининский просп., 25

121170, Москва,

 

       При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

О.П.Образцову

Ул.Садовая, д.5, кв 12,

Г.Липки, Киреевский район,

Тульская обл., 301264

 

       Допускается адресование документов в несколько однородных организаций. Их указывают обобщенно, например:

Администрации районов

Московской области

 

       Если письмо адресуется лицу, имеющему ученое звание или ученую степень, то перед фамилией указывают звание или степень:

Директору Института горного дела им.А.А.Скочинского

члену-корреспонденту

Академии наук  

доктору технических наук

А.В.Докунину

 

       Каждую составную часть реквизита "адресат": наименование организации, структурного подразделения, должности с фамилией и инициалами лица, которому адресуется документ, почтовый адрес организации - печатают с новой строки от одного положения без переносов.

       Почтовый адрес, как правило, указывается только на конверте, но при необходимости может входит в состав реквизита "Адресат".

На почтовых отправлениях адресата пишется в следующей последовательности:

- наименование адресата (фамилия, имя, отчество для физических лиц);

- название улицы, номер дома, номер квартиры;

- название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

- название области, края, автономного округа (области), республики;

- страна (для международных почтовых отправлений);

- почтовый индекс.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым и последующими адресатами не проставляется. При печатании документа каждый адрес отделяется друг от друга 2-3 интервалами.

При большем количестве адресатов составляют список на рассылку документа, в котором перечисляются адреса, наименования организации и фамилии должностных лиц.

 







Сейчас читают про: