double arrow

Отметка о наличии приложения

       Отметка о наличии приложения предназначена для фиксации внимания получателя и отправителя на документах, которые составляют с пересылаемым документом один комплект.

Если документ имеет приложение, названное в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:

 

Приложение: на 3 л. в 2 экз.

 

       Если документ имеет приложения, не названные в тексте, их перечисляют с указанием наименования, количества листов в каждом приложении и количества экземпляров,

например:

 

Приложение: 1. Акт сдачи-приемки выполненных хоздоговорных работ на 3 л. в 2 экз.;

      2. Перечень объектов для внедрения системы на 5 л. в 3 экз.

 

       При наличии нескольких приложений, полностью названных в тексте, указывают только вид документа, количество листов и количество экземпляров, например:

 

Приложение: 1. Акт на 3 л. в 2 экз.;

      2. Перечень на 5 л. в 3 экз.

 

       Слово "Приложение", независимо от количества прилагаемых документов, всегда употребляется в единственном числе.

       Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, отметку о наличии приложения оформляют по форме:

 

Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес.

 

       Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывают, например:

Приложение: брошюра в 1 экз.

 

При большом количестве приложений их названия, как правило, не перечисляют в самом сопроводительном письме после слова "Приложение". В этом случае удобнее оформить опись приложений на отдельном листе в произвольной форме, например:

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

ОПИСЬ

Приложений к письму №_____ от _______________

 

Наименование документа Количество листов Количество экземпляров
     

 

Секретарь                        (личная подпись)                                    Расшифровка подписи

Дата

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

 

       Опись подписывается составителем и датируется. В сопроводительном письме делается следующая отметка:

 

Приложение: по описи.

 

       Если прилагаемый документ тоже имеет приложение, то отметка о наличии приложения делается по форме:

 

Приложение: письмо АО "Стройдеталь" от 18.04.2006 № 138/07-12 приложение к нему, всего на 3 л.

 

       Документы-приложения должны иметь соответствующую отметку, указывающую на их связь с основным документом. Эта отметка ставится в правом верхнем углу документа-приложения и включает: слово "Приложение", при необходимости его номер, наименование, дату и индекс основного документа, например:

Приложение 1

к письму АО "Маяк"

от 08.05.97 № 87/03-12

или

Приложение 3

к приказу директора

АО "Маяк"

от 12.05.97 № 17

Подпись

       Подпись - обязательный реквизит документа. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Вице-президент Ассоциации

Региональных предприятий         (личная подпись) А.А.Борисов

 

Или на бланке:

 

Вице-президент Ассоциации   (личная подпись)   А.А.Борисов

 

 

       При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

       Если документ подписывают несколько должностных лиц, то их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При этом наименование должностей отделяют между собой двумя интервалами, например:

 

Директор завода                            (подпись)        В.И.Иванов

 

Главный бухгалтер                       (подпись)                    Т.А.Смирнова

       Если документ подписывают несколько лиц одной должности, то их подписи располагают на одном уровне, например:

 

Начальник управления                      Начальник управления

кадров                                           кадров

Министерства цветной                      Министерства геологии РФ

металлургии РФ

___(подпись)___И.П.Киселев                    (подпись)_В.Н.Владимиров

 

       В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:   

Председатель комиссии        (подпись)                    Н.С.Жирнова

Члены комиссии:               (подпись)                    Н.Е.Смирнова

                                      (подпись)               Т.А.Чумакова

                                      (подпись)               А.В.Сидоров

 

Экземпляры документов, остающихся в делах предприятия, в том числе приложения, должны содержать подлинные подписи должностных лиц и визы согласования.

       Если должностное лицо, подпись которого была предусмотрена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ («Зам», «И.О.») и его фамилия. Не допускается ставить предлог «За» или косую черту перед наименованием должности.

       Допускается в реквизите «Подпись» центровка наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки; например:

 

Коммерческий директор ЗАО «Сирена»     Н.Ф.Романов

 

       В ряде случаев (для подписания приглашений, извещений, справок, внутренних документов) может быть использован штамп факсимильной подписи.

 Факсимиле – аналог собственноручной подписи, который является механическим воспроизведением собственноручной подписи руководителя. Правила пользования факсимиле закрепляются либо изданием распорядительного документа, либо инструкцией по делопроизводству. При этом необходимо помнить, что использование факсимильной подписи вместо настоящей не должно противоречить закону или иным правовым актам.

 

Гриф согласования

       Согласование - это предварительное рассмотрение вопросов, содержащихся в проекте документа. Предварительное обсуждение проекта текста документа необходимо для принятия правильных управленческих решений. Согласование осуществляется как с должностными лицами внутри предприятия (внутреннее согласование), так и с должностными лицами других организаций (внешнее согласование). Внешним считается также согласование документа с коллегиальными органами общественных объединений (с профсоюзными комитетами, с советами трудовых коллективов и т.п.)

       Внутреннее и внешнее согласование выражаются в разных формах: для внутреннего используется визирование документов, для внешнего - гриф согласования.

       Гриф согласования состоит из слова "СОГЛАСОВАНО", наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, её расшифровки и даты, например:

 

СОГЛАСОВАНО

Начальник планового отдела

Минфина РФ

__(подпись)____А.В.Уваров

13.07.2006

 

       При согласовании документа с коллегиальным органом в грифе согласования указывают название документа в именительном падеже, его дату и номер, например:

 

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания


Понравилась статья? Добавь ее в закладку (CTRL+D) и не забудь поделиться с друзьями:  



Сейчас читают про: