Совета трудового коллектива

10.01.2006 № 3

 

       Если согласование документа осуществляется посредством издания другого документа, то в грифе согласования указывается вид документа, его автор (наименование организации), дата и индекс, например:

 

СОГЛАСОВАНО

Письмо Госстандарта РФ

06.01.2006  № 7/05-09

 

       В соответствии с ГОСТ Р. 6.30 – 2003 зона для реквизита «Гриф согласования документа» размещается в нижней части листа (под реквизитами «Отметка о наличии приложения», «Подпись», «Оттиск печати») или на отдельном листе согласования, при этом делается отметка на документе: Лист согласования прилагается.

       Если документ имеет два грифа согласования, то они располагаются на одном уровне, при большом количестве – их размещают двумя вертикальными рядами.

       В государственных стандартах, регламентирующих порядок оформления документов других систем, этот реквизит размещается в верхнем левом углу титульного листа документа.

       Внешнее согласование в зависимости от содержания документа рекомендуется осуществлять в следующей очередности:

       - с организациями, интересы которых затрагивает документ;

       - с организациями, занимающимися научными исследованиями в области, к которой имеет отношение содержание документа;

       - с общественными организациями (при необходимости);

       - с органами государственного контроля (надзора) в определенной области (санитария, экология, пожарный надзор и т.п.);

       - с вышестоящими или межотраслевыми органами в случаях, когда законодательством предусмотрена возможность совершения управленческих действий только с разрешения этих органов.

 

Виза согласования

       Внутреннее согласование документа проводится для подтверждения согласия одного или нескольких должностных лиц, структурных подразделений в пределах одной организации с решением вопроса, изложенным в документе.

       Виза включает: личную подпись, её расшифровку и дату, а при необходимости - должность визирующего, например:

 

Юрисконсульт

(подпись) К.И.Смелов

03.08.97

 

       При согласовании возможны возражения со стороны визирующего, несогласие с представленным текстом или его частями. В этом случае виза дополняется надписями: “Не согласен", "Возражаю", "С п.7 не согласен", "Замечания прилагаются" и т.п., например:

 

Замечания прилагаются

Руководитель юридического

отдела

(подпись) А.С.Орлов

08.10.2006

 

       Отказ от визирования документа не допускается. В случае несогласия с документом в целом делается отметка:

 

С проектом не согласен, замечания

прилагаются

Начальник общего отдела

(подпись) С.В.Новиков

08.07.2006

 

       Внутреннее согласование документа целесообразно проводить в следующей последовательности:

       - составитель документа;

       - руководитель структурного подразделения, где составлен документ;

       - заинтересованные должностные лица других подразделений предприятия;

       - общественные организации (при необходимости);

       - руководитель финансовой или бухгалтерской службы;

       - заместитель руководителя предприятия, курирующий данное направление деятельности;

       - руководитель юридической службы или юрисконсульт предприятия.

       Реквизит "Виза" используется и при оформлении процедуры ознакомления с документом.

       Виза ознакомления служит письменным подтверждением факта доведения документа до сведения работника и начинается словами: "С приказом (актом, протоколом, должностной инструкцией и т.д.) ознакомлен". Виза ознакомления включает личную подпись работника, её расшифровку и дату, например:

 

С приказом ознакомлен:

(подпись) И.О.Фамилия

Дата

 

       Визы согласования и ознакомления располагаются ниже реквизита "Подпись". Исходящие документы визируются на экземпляре, остающемся на предприятии, остальные документы - на первом экземпляре.

Оттиск печати 

       Заверение документов печатью организации - особый способ удостоверения их подлинности, подтверждения их юридической силы. Оттиск печати проставляется на подлинных документах, удостоверяющих права должностных лиц, факты расхода денежных средств и материальных ценностей, на расчетно-платежных документах, удостоверениях, доверенностях, на многих организационных документах.

Форма печати – круглая, все остальные называются штампами. Печати делятся на гербовые и простые.

       На гербовой печати посередине изображен Государственный Герб (или Герб субъекта РФ, или Эмблема организации), а по окружности указывается полное наименование учреждения. Гербовую печать ставят на документах, которые требуют особого удостоверения (паспорт, аттестат, свидетельство, на денежных документах и при заверении копий).

       Простые печати ставят на справках, пропусках и т.д. На них герб не изображается, а указывается наименование структурной части учреждения.

       Кроме каучуковых, имеются металлические печати, которые используют для наложения сургучных оттисков на пакетах, при опечатывании сейфов, дверей и т.д.

Печать ставят таким образом, чтобы она затрагивала часть наименования должности лица, подписавшего документ, на унифицированных формах документов место для печати может быть обозначено отметкой "МП" или "Место для печати".